Chỉnh sửa bảng trong Access 2016

Sau khi làm việc với CSDL, bạn có thể thấy rằng cần phải thực hiện một số thay đỏi đối với các bảng lưu trữ dữ liệu. Access giúp dễ dàng sử đổi các bảng để phù hợp với nhu cầu CSDL của mình.

Trong bài học này, bạn sẽ biết cách tạo và sắp xếp lại các trường trong bảng, cách đảm bảo dữ liệu được định dạng đúng, nhất quán bằng cách thiết lập quy tắc xác nhận, giới hạn ký tự và kiểu dữ liệu trong các trường. Phần cuối bài học sẽ cung cấp thêm một số tùy chọn để thực hiện các chức năng toán học đơn giản trong bảng.

Sửa đổi bảng Access 2016

Thêm và sắp xếp các trường:

Access giúp dễ dàng sắp xếp lại các trường đã có trong bảng và thêm trường mới. Khi thêm một trường mới, bạn thậm chí có thể đặt kiểu dữ liệu, nó sẽ chỉ ra loại dữ liệu nào mới có thể được nhập vào trường đó. Có nhiều loại trường có thể thêm vào bảng: Để có thêm một trường mới vào bảng hiện có: Mở bảng mong muốn, sau đó nhấp vào tiêu đề có chữ Click to Add. Nếu bạn đã có sẵn vài trường, bạn cần cuộn sang phía bên phải để nhìn thấy chữ này.

Chỉnh sửa bảng trong Access 2016

Một menu xuất hiện, chọn kiểu dữ liệu bạn muốn:

Nhập tên cho trường và nhấn Enter:

Di chuyển một trường trong bảng:

Chọn trường muốn xóa, sau đó di chuột qua đường viền phía dưới của tiêu đề trường. Con trỏ sẽ trở thành một chữ thập có 4 mũi tên.

Nhấp và kéo trường đến vị trí mới:

Thả chuột, trường sẽ xuất hiện ở vị trí mới:

Tùy chọn nâng cao để làm việc với trường trên bảng

Máy tính không hề thông minh như con người nghĩ. Ví dụ, viết CSDL và cơ sở dữ liệu bạn có thể hiểu là cùng một thứ, nhưng máy tính không cho là như vậy. Bạn phải nhập dữ liệu ở định dạng chuẩn để giúp sắp xếp, tính toán và hiểu rõ hơn về dữ liệu của mình. Có 3 quy tắc chính có thể đặt cho một trường: kiểu dữ liệu, giới hạn ký tự và các quy tắc xác nhận.

Thay đổi kiểu dữ liệu đã thiết lập trước đó:

Chọn trường có kiểu dữ liệu bạn muốn thay đổi. Nhấp vào tab Fields > nhóm Formatting > nhấp vào mũi tên Data Type.

Chọn kiểu dữ liệu mong muốn:

Kiểu dữ liệu của trường sẽ thay đổi. Tùy thuộc vào kiểu dữ liệu đã chọn, bạn có thể nhìn thấy những thay đổi trong bảng. Ví dụ, vì thiết lập kiểu dữ liệu trong trường Email là Hyperlink, tất cả địa chỉ email trong trường sẽ được chuyển thành link có thể click.

Giới hạn ký tự trong trường:

Giới hạn này là một bộ quy tắc về số lượng ký từ có thể nhập vào trường (chữ cái, số, dấu cấm và thậm chí cả dấu cách). Điều này có thể giúp dữ liệu trong bản ghi của bạn súc tích, thậm chí buộc người dùng nhập dữ liệu theo cách nhất định. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể đặt giới hạn ký tự cho trường được định nghĩa là Text. Để giới hạn ký tự trong một trường, bạn làm như sau: Chọn trường muốn thiết lập, nhấp vào tab Fields > chọn nhóm Properties. Trong Field Size, nhập số ký tự tối đa bạn muốn cho phép trong trường này. Lưu bảng để giới hạn được áp dụng.

Quy tắc xác nhận:

Quy tắc xác nhận chỉ ra thông tin nào có thể nhập được vào trường. Khi một quy tắc xác nhận được đưa ra, người dùng không thể nhập dữ liệu vi phạm quy tắc. Ví dụ: Nếu yêu cầu người dùng nhập tên thành phố vào bảng với thông tin liên hệ, có thể tạo quy tắc hạn chế phản hồi chính xác với mã bưu điện của Hoa Kỳ. Điều này sẽ ngăn người dùng nhập dữ liệu không chuẩn hoặc không phải mã bưu điện vào. Trong ví dụ dưới đây, chúng ta sẽ áp dụng quy tắc này cho bảng Customers. Đây là một quy tắc khá đơn giản, chúng ta sẽ kể tên tất cả câu trả lời hợp lệ mà người dùng có thể nhập vào, điều này có nghĩa là ngoài những cái nêu trên, người dùng không thể nhập bất cứ điều gì khác vào bản ghi. Để tạo quy tắc xác nhận bạn làm như sau: Chọn trường muốn thêm quy tắc xác nhận vào. Ở đây, ta thiết lập quy tắc cho trường State. Chọn tab Fields, tìm nhóm Field Validation > nhấp vào lệnh Validation > chọn Field Validation Rule.

Hộp thoại Expression Builder sẽ xuất hiện. Nhấp vào hộp văn bản và nhập quy tắc xác nhận. Trong ví dụ, chúng ta muốn hạn chế dữ liệu trong trường State để mã bưu điện của bang nhập vào là mã đúng. Ta sẽ nhập những phản hồi đúng trong ngoặc kép và phân cách nhau bởi “Or,”, khi đó Access sẽ biết rằng trường này có thể chấp nhận câu trả lời “AL” hoặc “AK” hoặc “AZ” hay bất cứ gì chúng ta nhập vào.

Khi hài lòng với quy tắc đặt ra, bạn nhấp OK. Hộp thoại sẽ đóng lại. Nhấp vào Validation lần nữa, chọn Field Validation Message.

Hộp thoại xuất hiện, nhập từ bạn muốn xuất hiện trong thông báo lỗi khi người dùng nhập dữ liệu không đúng với quy tắc xác nhận. Thông báo này sẽ giúp người dùng biết dữ liệu nào mới có thể nhập vào.

Tùy chỉnh thông báo lỗi khi người dùng nhập dữ liệu sai quy tắc Khi hoàn tất việc tạo thông báo lỗi > OK. Quy tắc xác nhận bây giờ đã được áp dụng cho trường, người dùng không thể nhập dữ liệu vi phạm quy tắc này.

Thông báo lỗi khi nhập dữ liệu sai quy tắc

Các trường được tính toán và hàng tổng số

Thêm các trường được tính toán và hàng tổng số cho phép bạn thực hiện tính toán với dữ liệu trên bảng. Trường được tính toán sẽ tính dữ liệu trong một bản ghi, hàng tổng số sẽ tính toán trên toàn bộ trường dữ liệu. Bất cứ khi nào nhìn thấy một tổng con của bản ghi, đó là trường được tính toán, một hàng có tổng số toàn bộ tổng con ở cuối cùng chính là hàng tổng số.

Trong bài tiếp theo bạn sẽ biết cách để làm việc với form dữ liệu trên Access 2016 từ tạo, chỉnh sửa đến định dạng form.

Nguồn : http://quantrimang.com/chinh-sua-bang-trong-access-2016-143031

TIN LIÊN QUAN

Giới thiệu về cơ sở dữ liệu - Database

Microsoft Access là công cụ tạo và quản lý cơ sở dữ liệu. Để hiểu về Access trước hết bạn phải hiểu về cơ sở dữ liệu (database).

Các tùy chọn tạo truy vấn dữ liệu trong Access 2016

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sửa đổi và sắp xếp các truy vấn trong Query Design View, cũng như cách sử dụng các hàm Totals để tạo truy vấn có thể tính toán dữ liệu. Bạn cũng sẽ biết thêm về các tùy chọn truy vấn khác trong Access 2016.

Giới thiệu về bảng, truy vấn, form, báo cáo trong Access

CSDL của Access bao gồm 4 đối tượng: bảng, truy vấn, form và báo cáo. Kết hợp 4 đối tượng này với nhau thì có thể nhập, lưu trữ, phân tích và biên soạn dữ liệu theo cách bạn muốn.

Hướng dẫn cách làm việc với dữ liệu trong Access 2016

Trong bài trước bạn đã làm quen với giao diện Access 2016 cũng như những thao tác mở, đóng CSDL cơ bản.

Tạo báo cáo trong Access 2016 và sử dụng các tùy chọn báo cáo nâng cao

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu các tạo, chỉnh sửa, in báo cáo trong Access 2016 cũng như cách sử dụng các tùy chọn báo cáo nâng cao.

Làm quen với giao diện Acccess 2016 và các thao tác cơ bản

Nếu đã sử dụng Access 2013 hoặc 2010 bạn sẽ thấy quen thuộc với giao diện Access 2016: Dải Ribbon và Quick Access Toolbar (cung cấp lệnh để thực hiện nhiệm vụ chung trong Access) cũng như menu File.

Học cách để tạo truy vấn trong Access 2016

Truy vấn cho phép lấy thông tin từ một hoặc nhiều bảng dựa trên điều kiện tìm kiếm bạn đã định nghĩa.

Cách chạy bất kỳ một ứng dụng từ nút Ease of Access trên màn hình đăng nhập Windows 10

Nút Ease of Access trên màn hình đăng nhập Windows 10 được thiết kế để hỗ trợ, cho phép người dùng truy cập các tính năng có khả năng truy cập Narrator, Magnifier, chế độ High Contrast mode, Onscreen Keyboard, Sticky Keys.... khi xảy ra bất kỳ sự

THỦ THUẬT HAY

Kiểm tra xem ai đang câu trộm wifi nhà bạn bằng iPhone

Việc Wifi nhà mình bị kẻ khác sử dụng mà không xin phép là vô cùng khó chịu. Vậy làm cách nào để xem ai đang xài trộm wifi nhà bạn? Mình sẽ hướng...

ChromaHomeBarX - Tinh chỉnh mang lại hiệu ứng màu sắc cho Home Bar của iPhone X

Đúng như tên gọi, tinh chình ChromaHomeBarX sẽ làm cho thanh Home Bar trên iPhone X trở nên nổi bật và bắt mắt hơn với hiệu ứng màu sắc được lấy cảm hứng từ Razer Chroma (một phần trong ứng dụng được phát triển bởi

Giải pháp sửa chữa lỗi máy tính bật không lên khi ở chế độ ngủ đông Hibernate

Máy tính của bạn ở chế độ ngủ đông và giờ không thể khởi động lại. Rất có thể là do máy bạn hết pin bởi máy tính vẫn tiêu thụ pin ngay cả khi đã tắt. Ví dụ, nếu máy còn 20% pin và bạn đã tắt hẳn máy, pin vẫn có thể cạn

Cách cài và chơi game Minecraft trên máy tính

Hôm nay Download.com.vn sẽ hướng dẫn các bạn cách cài đặt và chơi game Minecraft - một trong những tựa game kinh điển được yêu thích nhất trên Thế giới.

Hô biến giao diện chiếc điện thoại Android trở thành Windows Phone nhanh chóng

Việc tùy biến giao diện trên Android khá dễ dàng để người dùng có thể thay đổi, mang lại cảm giác mới lạ hơn cho chiếc điện thoại của mình. Tuy nhiên, việc chuyển sang hẳn một giao diện của nền tảng khác là Windows

ĐÁNH GIÁ NHANH

Test OPPO F3 Lite(A57): Chip Snapdragon 435 và 3GB RAM

OPPO F3 Lite (A57) là mẫu smartphone nhấn mạnh vào khả năng selfie tuyệt vời với camera trước 16MP, khẩu độ f/2.0. Đây cũng là smartphone tầm trung có hiệu năng tốt nhất của nhà sản xuất OPPO với chip Snapdragon 435 8

Đánh giá Kia Sorento 2016: Sang trọng và trẻ trung

AutoExpress - Kia Sorento 2016 gây được ấn tượng trong mắt người tiêu dùng và hứa hẹn tạo ra một làn sóng mới.

Đánh giá Camera của HTC U Ultra: Màu chuẩn, file RAW rất tốt... Điểm đánh giá: 8

Giao diện chụp thủ công của dòng One từ M8 trước đây là chuyên nghiệp nhất kể từ sau một vài dòng của Lumia. Hồi đó M8 bắt đầu hơi phức tạp việc chia ra cấp Auto - cấp thủ công một nửa