Giới thiệu về bảng, truy vấn, form, báo cáo trong Access

CSDL của Access bao gồm 4 đối tượng: bảng, truy vấn, form và báo cáo. Kết hợp 4 đối tượng này với nhau thì có thể nhập, lưu trữ, phân tích và biên soạn dữ liệu theo cách bạn muốn. Trong bài học này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về chúng, cách chúng tương tác với nhau để tạo ra một CSDL quan hệ đầy đủ chức năng.

Bảng Access

Trong phạm vi hướng dẫn này, bạn đã biết rằng CSDL là tập hợp dữ liệu được tổ chức thành nhiều danh sách kết nối với nhau. Trong Access tất cả dữ liệu được lưu trữ trong bảng, bảng là trung tâm của CSDL. Bảng được tổ chức thành các cột dọc và hàng ngang.
Giới thiệu về bảng, truy vấn, form, báo cáo trong Access

Ví dụ về một bảng trong Excel Các hàng được gọi là record (bản ghì) và các cột là field (trường). Một trường không chỉ là một cột, đó là cách để tổ chức thông tin theo loại dữ liệu. Mỗi mẩu thông tin trong trường là cùng loại. Ví dụ: Mọi mục trong trường First Name sẽ là tên, và mọi mục được nhập trong trường Street Address là địa chỉ.

Trường trong Access 2016 Tương tự, một bản ghi không chỉ là một hàng, nó là một đơn vị thông tin, mỗi ô trong một hàng nhất định chính là một phần của bản ghi của hàng đó.

Bản ghi trong Access 2016 Hãy chú ý tới cách mà mỗi bản ghi giao nhau với các trường. Dù thông tin trong mỗi bản ghi được tổ chức thành các trường, nó vẫn thuộc về các thông tin khác trong bản ghi đó. Ví dụ: số ID xác định một bản ghi nhất định, số ID của bản ghi sẽ đề cập đến tất cả các thông tin có trong hàng đó.
Các bảng dùng để lưu trữ những thông tin có liên quan chặt chẽ đến nhau. Giả sử bạn có một cửa hàng bánh mì, một CSDL bao gồm bảng với tên, thông tin khách hàng (số điện thoại, địa chỉ, emal). Vì những thông tin này bao gồm tất cả chi tiết về khách hàng nên bạn lưu chúng trong cùng một bảng. Mỗi khách hàng được đại diện bởi một bản ghi duy nhất và mỗi loại thông tin về những khách hàng đó được lưu trữ trong trường riêng của chúng. Nếu muốn thêm bất kỳ thông tin nào nữa như ngày sinh nhật của khách hàng chẳng hạn, bạn chỉ cần tạo thêm một trường mới trong cùng bảng đó. Nếu bảng giúp lưu trữ tất cả dữ liệu thì 3 đối tượng khác là form, truy vấn và báo cáo cho phép bạn làm việc với bảng. Mỗi đối tượng này sẽ tương tác với các bản ghi được lưu trữ trong bảng CSDL của bạn.

Form trong Access

Form (biểu mẫu) được sử dụng để nhập, chỉnh sửa, xem bản ghi. Bạn có thể phải điền form nhiều lần khi đăng nhập website, đăng ký học,… Lý do form được sử dụng thường xuyên như vậy là vì nó là cách dễ nhất để hướng dẫn người dùng nhập đúng dữ liệu. Khi điền thông tin trong form Access, dữ liệu sẽ được nhập vào đúng theo định dạng mà người thiết kế CSDL mong muốn: Trong một hoặc nhiều bảng liên quan.

Form trong Access 2016 Form giúp nhập dữ liệu dễ dàng hơn. Làm việc với các bảng lớn có thể gây nhầm lẫn và đặc biệt khi các bảng kết nối với nhau, bạn có thể phải nhập bộ dữ liệu nhiều hơn một lần. Tuy nhiên, với form, có thể nhập dữ liệu vào nhiều bảng cùng lúc, tất cả ở cùng một chỗ. Các nhà thiết kế CSDL có thể đặt thêm hạn chế trên những form riêng biệt để đảm bảo tất cả dữ liệu cần thiết được nhập đúng định dạng. Nhìn chung, form giúp cho dữ liệu thống nhất, có tổ chức và đó là điều cần thiết cho một CSDL chính xác, mạnh mẽ.

Truy vấn trong Access

Truy vấn là cách để tìm kiếm, biên dịch dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Thực hiện truy vấn cũng giống như hỏi một câu hỏi chi tiết về CSDL vậy. Khi tạo truy vấn trong Access, bạn đang xác định các điều kiện tìm kiếm cụ thể để tìm chính xác dữ liệu mình muốn. Truy vấn mạnh hơn so với những tìm kiếm đơn giản mà bạn thực hiện trên bảng rất nhiều. Dù tìm kiếm có thể giúp tìm thấy tên của một khách hàng trong danh sách, nhưng nếu thực hiện truy vấn thì có thể tìm thấy tên và số điện thoại của nhiều khách hàng đã mua hàng trong tuần qua. Truy vấn được thiết kế tốt có thể cung cấp thông tin mà bạn không thể tìm thấy chỉ bằng cách nhìn vào các bảng trong CSDL.

Minh họa về một truy vấn trong Access 2016

Báo cáo trong Access

Báo cáo cung cấp cho bạn khả năng trình bày dữ liệu trong một bản in. Nếu đã từng nhận được bản in của máy tính về lịch học, hóa đơn mua hàng, thì đó chính là một báo cáo CSDL. Báo cáo rất hữu ích, vì chúng cho phép trình bày các thành phần của CSDL dưới dạng dễ đọc. Thậm chí có thể tùy chỉnh sự xuất hiện của báo cáo để làm nó hấp dẫn, trực quan hơn. Access cung cấp cho phép tạo báo cáo từ bất kỳ bảng hay truy vấn nào.

Báo cáo trong Access 2016

Sự kết hợp của bảng, form, truy vấn, báo cáo

Dù có thể hiểu rõ cách các đối tượng được sử dụng thì ban đầu bạn vẫn sẽ hơi mơ hồ về cách chúng kết hợp cùng nhau như thế nào. Tất cả các đối tượng này làm việc với cùng một dữ liệu. Mỗi mẩu dữ liệu mà truy vấn, form, báo cáo sử dụng được lưu trữ trong một bảng CSDL.

Sự kết hợp của bảng, form, truy vấn, báo cáo Form cho phép thêm dữ liệu vào bảng và xem dữ liệu đã có. Báo cáo trình bày dữ liệu từ các bảng và truy vấn, sau đó tìm kiếm, phân tích dữ liệu trong các bảng tương tự. Những mối quan hệ này nghe có vẻ phức tạp, nhưng chúng phối hợp với nhau rất tốt và tự nhiên mà chúng ta thường không chú ý khi sử dụng chung. Ví dụ về việc bạn tìm kiếm một cuốn sách trong thư viện chẳng hạn, sẽ như thế này:

Ví dụ về tìm kiếm sách ở thư viện Khi tìm kiếm, bạn sẽ nhập các cụm từ tìm kiếm vào form, tạo và chạy truy vấn theo yêu cầu. Khi truy vấn kết thúc việc tìm kiếm bản ghi trong bảng CSDL phù hợp với yêu cầu, bạn sẽ nhận được một báo cáo. Báo cáo này thu thập thông tin từ truy vấn bạn đã thực hiện và các bảng liên quan, trong trường hợp này là danh sách sách phù hợp với cụm từ tìm kiếm của bạn. Có thể biểu diễn sự kết nối giữa các đối tượng ấy như sau:

Mô tả sự kết hợp của form, truy vấn, bảng, báo cáo trong Access Nếu không có những công cụ này, bạn sẽ phải tự mình tìm trong kho sách khổng lồ, những bản ghi liên quan có thể nằm trên nhiều bảng, nếu tìm thủ công hoặc bằng mắt thì không biết đến bao giờ. Bài tiếp: Làm quen với giao diện Acccess 2016 và các thao tác cơ bản Bài trước: Giới thiệu về cơ sở dữ liệu - Database Nguồn bài viết: gcflearnfree.org
Nguồn : http://quantrimang.com/gioi-thieu-ve-bang-truy-van-form-bao-cao-trong-access-142983

TIN LIÊN QUAN

Giới thiệu về cơ sở dữ liệu - Database

Microsoft Access là công cụ tạo và quản lý cơ sở dữ liệu. Để hiểu về Access trước hết bạn phải hiểu về cơ sở dữ liệu (database).

Chỉnh sửa bảng trong Access 2016

Trong bài học này, bạn sẽ biết cách tạo và sắp xếp lại các trường trong bảng, cách đảm bảo dữ liệu được định dạng đúng, nhất quán bằng cách thiết lập quy tắc xác nhận, giới hạn ký tự và kiểu dữ liệu trong các trường.

Làm quen với giao diện Acccess 2016 và các thao tác cơ bản

Nếu đã sử dụng Access 2013 hoặc 2010 bạn sẽ thấy quen thuộc với giao diện Access 2016: Dải Ribbon và Quick Access Toolbar (cung cấp lệnh để thực hiện nhiệm vụ chung trong Access) cũng như menu File.

Hướng dẫn cách làm việc với dữ liệu trong Access 2016

Trong bài trước bạn đã làm quen với giao diện Access 2016 cũng như những thao tác mở, đóng CSDL cơ bản.

Các tùy chọn tạo truy vấn dữ liệu trong Access 2016

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sửa đổi và sắp xếp các truy vấn trong Query Design View, cũng như cách sử dụng các hàm Totals để tạo truy vấn có thể tính toán dữ liệu. Bạn cũng sẽ biết thêm về các tùy chọn truy vấn khác trong Access 2016.

Học cách để tạo truy vấn trong Access 2016

Truy vấn cho phép lấy thông tin từ một hoặc nhiều bảng dựa trên điều kiện tìm kiếm bạn đã định nghĩa.

Tạo báo cáo trong Access 2016 và sử dụng các tùy chọn báo cáo nâng cao

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu các tạo, chỉnh sửa, in báo cáo trong Access 2016 cũng như cách sử dụng các tùy chọn báo cáo nâng cao.

Xe ga Suzuki Access 125 phiên bản đặc biệt trình làng, giá chỉ 18,6 triệu Đồng

Điểm nhấn của Suzuki Access 125 phiên bản đặc biệt mới chỉ có một tùy chọn màu sơn duy nhất là trắng ngọc trai.

THỦ THUẬT HAY

7 Ứng dụng đang giảm giá 100% trên Microsoft Store cho Mobile và PC

Ứng dụng này là sự kết hợp của ứng dụng bảo vệ màn hình và hình nền động.

Xem trực tiếp sự kiện ra mắt iPhone 2018 ở đâu?

Sẽ có 3 mẫu iPhone riêng biệt, trong đó có 1 dòng “siêu rẻ” bao gồm: Phiên bản nâng cấp của iPhone X (iPhone Xs) với màn hình OLED 5,8 inch; Phiên bản “át chủ bài” iPhone Xs Max cũng sử dụng màn OLED 6,5 inch; iPhone

Tổng hợp các ví điện tử, cổng thanh toán quốc tế phổ biến

Bài viết tổng hợp các ví điện tử, cổng thanh toán quốc tế phổ biến để các bạn có thể lựa chọn được một dịch vụ thanh toán trực tuyến có khả năng thanh toán quốc tế để sử dụng.

Cách xem Youtube trên laptop Hyundai Hybook Celeron không bị quảng cáo làm phiền mà bạn nên thử qua

Cùng thử qua thủ thuật cực đơn giản để xem video Youtube không quảng cáo trên laptop Hyundai Hybook Celeron

Làm sao để lấy lại dữ liệu khi iPhone bị hư, hỏng hay đánh mất?

Những dữ liệu của người dùng như danh bạ, hình ảnh, ghi chú, lịch... trên iPhone đôi lúc còn quan trọng và đáng tiếc hơn cả giá trị của chiếc điện thoại khi bị hư, hỏng hay đánh mất. chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn cách

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đánh giá chi tiết xe Toyota Wigo 2018

Dòng xe Hatchback cỡ nhỏ đô thị Toyota Wigo 2018 được Toyota Việt Nam phân phối chính hãng với hai lựa chọn phiên bản số sàn và số tự động, trang bị động cơ xăng 1.2L hướng đến nhóm khách hàng trẻ đô thị. Giá bán xe

Đánh giá OPPO F1: Thiết kế nhỏ gọn, hợp thời trang, hiệu năng tốt, camera selfie ấn tượng

Nổi bật trong số đó phải kể đến OPPO F1, chiếc smartphone thời trang với thiết kế đẹp, camera selfie chất lượng cao, trong khi mức giá lại cực kỳ phải chăng. Hiện tại, OPPO F1 đang được phân phối tại các cửa hàng...

Subaru Impreza 2019 phiên bản mới vừa ra mắt có những gì nổi bật?

So với thế hệ trước đó thì Subaru Impreza 2019 sẽ có kích thước rộng hơn 35 mm, chiều dài cơ sở tăng 25 mm còn chiều cao thì giảm 10 mm. Khoang hành lý của xe cũng được mở rộng với dung tích lên đến 1.280 lít. Nhờ