Giới thiệu về bảng, truy vấn, form, báo cáo trong Access

CSDL của Access bao gồm 4 đối tượng: bảng, truy vấn, form và báo cáo. Kết hợp 4 đối tượng này với nhau thì có thể nhập, lưu trữ, phân tích và biên soạn dữ liệu theo cách bạn muốn. Trong bài học này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về chúng, cách chúng tương tác với nhau để tạo ra một CSDL quan hệ đầy đủ chức năng.

Bảng Access

Trong phạm vi hướng dẫn này, bạn đã biết rằng CSDL là tập hợp dữ liệu được tổ chức thành nhiều danh sách kết nối với nhau. Trong Access tất cả dữ liệu được lưu trữ trong bảng, bảng là trung tâm của CSDL. Bảng được tổ chức thành các cột dọc và hàng ngang.
Giới thiệu về bảng, truy vấn, form, báo cáo trong Access

Ví dụ về một bảng trong Excel Các hàng được gọi là record (bản ghì) và các cột là field (trường). Một trường không chỉ là một cột, đó là cách để tổ chức thông tin theo loại dữ liệu. Mỗi mẩu thông tin trong trường là cùng loại. Ví dụ: Mọi mục trong trường First Name sẽ là tên, và mọi mục được nhập trong trường Street Address là địa chỉ.

Trường trong Access 2016 Tương tự, một bản ghi không chỉ là một hàng, nó là một đơn vị thông tin, mỗi ô trong một hàng nhất định chính là một phần của bản ghi của hàng đó.

Bản ghi trong Access 2016 Hãy chú ý tới cách mà mỗi bản ghi giao nhau với các trường. Dù thông tin trong mỗi bản ghi được tổ chức thành các trường, nó vẫn thuộc về các thông tin khác trong bản ghi đó. Ví dụ: số ID xác định một bản ghi nhất định, số ID của bản ghi sẽ đề cập đến tất cả các thông tin có trong hàng đó.
Các bảng dùng để lưu trữ những thông tin có liên quan chặt chẽ đến nhau. Giả sử bạn có một cửa hàng bánh mì, một CSDL bao gồm bảng với tên, thông tin khách hàng (số điện thoại, địa chỉ, emal). Vì những thông tin này bao gồm tất cả chi tiết về khách hàng nên bạn lưu chúng trong cùng một bảng. Mỗi khách hàng được đại diện bởi một bản ghi duy nhất và mỗi loại thông tin về những khách hàng đó được lưu trữ trong trường riêng của chúng. Nếu muốn thêm bất kỳ thông tin nào nữa như ngày sinh nhật của khách hàng chẳng hạn, bạn chỉ cần tạo thêm một trường mới trong cùng bảng đó. Nếu bảng giúp lưu trữ tất cả dữ liệu thì 3 đối tượng khác là form, truy vấn và báo cáo cho phép bạn làm việc với bảng. Mỗi đối tượng này sẽ tương tác với các bản ghi được lưu trữ trong bảng CSDL của bạn.

Form trong Access

Form (biểu mẫu) được sử dụng để nhập, chỉnh sửa, xem bản ghi. Bạn có thể phải điền form nhiều lần khi đăng nhập website, đăng ký học,… Lý do form được sử dụng thường xuyên như vậy là vì nó là cách dễ nhất để hướng dẫn người dùng nhập đúng dữ liệu. Khi điền thông tin trong form Access, dữ liệu sẽ được nhập vào đúng theo định dạng mà người thiết kế CSDL mong muốn: Trong một hoặc nhiều bảng liên quan.

Form trong Access 2016 Form giúp nhập dữ liệu dễ dàng hơn. Làm việc với các bảng lớn có thể gây nhầm lẫn và đặc biệt khi các bảng kết nối với nhau, bạn có thể phải nhập bộ dữ liệu nhiều hơn một lần. Tuy nhiên, với form, có thể nhập dữ liệu vào nhiều bảng cùng lúc, tất cả ở cùng một chỗ. Các nhà thiết kế CSDL có thể đặt thêm hạn chế trên những form riêng biệt để đảm bảo tất cả dữ liệu cần thiết được nhập đúng định dạng. Nhìn chung, form giúp cho dữ liệu thống nhất, có tổ chức và đó là điều cần thiết cho một CSDL chính xác, mạnh mẽ.

Truy vấn trong Access

Truy vấn là cách để tìm kiếm, biên dịch dữ liệu từ một hoặc nhiều bảng. Thực hiện truy vấn cũng giống như hỏi một câu hỏi chi tiết về CSDL vậy. Khi tạo truy vấn trong Access, bạn đang xác định các điều kiện tìm kiếm cụ thể để tìm chính xác dữ liệu mình muốn. Truy vấn mạnh hơn so với những tìm kiếm đơn giản mà bạn thực hiện trên bảng rất nhiều. Dù tìm kiếm có thể giúp tìm thấy tên của một khách hàng trong danh sách, nhưng nếu thực hiện truy vấn thì có thể tìm thấy tên và số điện thoại của nhiều khách hàng đã mua hàng trong tuần qua. Truy vấn được thiết kế tốt có thể cung cấp thông tin mà bạn không thể tìm thấy chỉ bằng cách nhìn vào các bảng trong CSDL.

Minh họa về một truy vấn trong Access 2016

Báo cáo trong Access

Báo cáo cung cấp cho bạn khả năng trình bày dữ liệu trong một bản in. Nếu đã từng nhận được bản in của máy tính về lịch học, hóa đơn mua hàng, thì đó chính là một báo cáo CSDL. Báo cáo rất hữu ích, vì chúng cho phép trình bày các thành phần của CSDL dưới dạng dễ đọc. Thậm chí có thể tùy chỉnh sự xuất hiện của báo cáo để làm nó hấp dẫn, trực quan hơn. Access cung cấp cho phép tạo báo cáo từ bất kỳ bảng hay truy vấn nào.

Báo cáo trong Access 2016

Sự kết hợp của bảng, form, truy vấn, báo cáo

Dù có thể hiểu rõ cách các đối tượng được sử dụng thì ban đầu bạn vẫn sẽ hơi mơ hồ về cách chúng kết hợp cùng nhau như thế nào. Tất cả các đối tượng này làm việc với cùng một dữ liệu. Mỗi mẩu dữ liệu mà truy vấn, form, báo cáo sử dụng được lưu trữ trong một bảng CSDL.

Sự kết hợp của bảng, form, truy vấn, báo cáo Form cho phép thêm dữ liệu vào bảng và xem dữ liệu đã có. Báo cáo trình bày dữ liệu từ các bảng và truy vấn, sau đó tìm kiếm, phân tích dữ liệu trong các bảng tương tự. Những mối quan hệ này nghe có vẻ phức tạp, nhưng chúng phối hợp với nhau rất tốt và tự nhiên mà chúng ta thường không chú ý khi sử dụng chung. Ví dụ về việc bạn tìm kiếm một cuốn sách trong thư viện chẳng hạn, sẽ như thế này:

Ví dụ về tìm kiếm sách ở thư viện Khi tìm kiếm, bạn sẽ nhập các cụm từ tìm kiếm vào form, tạo và chạy truy vấn theo yêu cầu. Khi truy vấn kết thúc việc tìm kiếm bản ghi trong bảng CSDL phù hợp với yêu cầu, bạn sẽ nhận được một báo cáo. Báo cáo này thu thập thông tin từ truy vấn bạn đã thực hiện và các bảng liên quan, trong trường hợp này là danh sách sách phù hợp với cụm từ tìm kiếm của bạn. Có thể biểu diễn sự kết nối giữa các đối tượng ấy như sau:

Mô tả sự kết hợp của form, truy vấn, bảng, báo cáo trong Access Nếu không có những công cụ này, bạn sẽ phải tự mình tìm trong kho sách khổng lồ, những bản ghi liên quan có thể nằm trên nhiều bảng, nếu tìm thủ công hoặc bằng mắt thì không biết đến bao giờ. Bài tiếp: Làm quen với giao diện Acccess 2016 và các thao tác cơ bản Bài trước: Giới thiệu về cơ sở dữ liệu - Database Nguồn bài viết: gcflearnfree.org
Nguồn : http://quantrimang.com/gioi-thieu-ve-bang-truy-van-form-bao-cao-trong-access-142983

TIN LIÊN QUAN

Giới thiệu về cơ sở dữ liệu - Database

Microsoft Access là công cụ tạo và quản lý cơ sở dữ liệu. Để hiểu về Access trước hết bạn phải hiểu về cơ sở dữ liệu (database).

Chỉnh sửa bảng trong Access 2016

Trong bài học này, bạn sẽ biết cách tạo và sắp xếp lại các trường trong bảng, cách đảm bảo dữ liệu được định dạng đúng, nhất quán bằng cách thiết lập quy tắc xác nhận, giới hạn ký tự và kiểu dữ liệu trong các trường.

Làm quen với giao diện Acccess 2016 và các thao tác cơ bản

Nếu đã sử dụng Access 2013 hoặc 2010 bạn sẽ thấy quen thuộc với giao diện Access 2016: Dải Ribbon và Quick Access Toolbar (cung cấp lệnh để thực hiện nhiệm vụ chung trong Access) cũng như menu File.

Hướng dẫn cách làm việc với dữ liệu trong Access 2016

Trong bài trước bạn đã làm quen với giao diện Access 2016 cũng như những thao tác mở, đóng CSDL cơ bản.

Các tùy chọn tạo truy vấn dữ liệu trong Access 2016

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sửa đổi và sắp xếp các truy vấn trong Query Design View, cũng như cách sử dụng các hàm Totals để tạo truy vấn có thể tính toán dữ liệu. Bạn cũng sẽ biết thêm về các tùy chọn truy vấn khác trong Access 2016.

Học cách để tạo truy vấn trong Access 2016

Truy vấn cho phép lấy thông tin từ một hoặc nhiều bảng dựa trên điều kiện tìm kiếm bạn đã định nghĩa.

Tạo báo cáo trong Access 2016 và sử dụng các tùy chọn báo cáo nâng cao

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu các tạo, chỉnh sửa, in báo cáo trong Access 2016 cũng như cách sử dụng các tùy chọn báo cáo nâng cao.

Cách chạy bất kỳ một ứng dụng từ nút Ease of Access trên màn hình đăng nhập Windows 10

Nút Ease of Access trên màn hình đăng nhập Windows 10 được thiết kế để hỗ trợ, cho phép người dùng truy cập các tính năng có khả năng truy cập Narrator, Magnifier, chế độ High Contrast mode, Onscreen Keyboard, Sticky Keys.... khi xảy ra bất kỳ sự

THỦ THUẬT HAY

Tùy chỉnh cử chỉ nhấn đúp trên Apple Pencil 2, nâng cao trải nghiệm iPad Pro 2018

Trên Apple Pencil 2, bạn có thể tùy chỉnh thêm các chức năng gán vào cử chỉ nhấn đúp. Điều này sẽ nâng cao trải nghiệm người dùng trên iPad Pro 2018.

5 công dụng ít người biết của Google Search

Không chỉ tìm kiếm mọi thứ bằng cách nhập từ khóa truy vấn vào thanh tìm kiếm, bạn còn có thể làm được những việc khác hay ho, lợi ích hơn với Google

5 điều gây phiền toái khi sử dụng Gmail và cách khắc phục

Gmail là một trong những dịch vụ email được sử dụng nhiều nhất trên thế giới, tuy vậy không có gì là hoàn hảo. Hãy cùng khám phá 5 điều gây phiên toái nhất khi sử dụng Gmail và cách khắc phục sau đây nhé.

Thủ thuật tăng tốc cho smartphone Android

5 bước đơn giản giúp tăng tốc smartphone Android của bạn.

Chuyển đổi các ứng dụng trên Android cực nhanh bằng cách sau

Nếu bạn thích chức năng chuyển đổi nhanh ứng dụng trên máy tính thì giờ đây, bạn có thể đem tính năng tuyệt vời này ngay trên chiếc smartphone...

ĐÁNH GIÁ NHANH

Hyundai Grand i10 2021 - mới hơn, trẻ hơn, đỡ giống taxi hơn

Với hàng loạt những nâng cấp về thiết kế, cũng như bổ sung thêm trang bị, bản nâng cấp facelift 2021 mới thực sự đã khiến Hyundai Grand i10 trở nên mới mẻ hơn, tuy nhiên liệu đây đã phải là tất cả những gì người tiêu dùng cần cho một mẫu xe hạng A

So sánh Xiaomi 11T và Xiaomi 11T Pro: Đâu là lựa chọn tốt nhất?

Xiaomi 11T và Xiaomi 11T Pro đã chính thức ra mắt trên toàn cầu với mức giá khá mềm và sở hữu cấu hình vượt trội. Vậy giữa hai thiết bị này nên chọn mua thiết bị nào? Hãy cùng mình đi so sánh Xiaomi 11T và Xiaomi 11T Pro để tìm ra câu trả […]

So sánh Galaxy Note FE với các sản phẩm cùng phân khúc

Với cùng số tiền này, nhiều người sẽ phải cân nhắc sản phẩm với các model tên tuổi như HTC U Ultra (13,99 triệu đồng), iPhone 6s Plus 32GB (14,49 triệu đồng) Sony Xperia XZs (12,99 triệu đồng).

}