Giới thiệu về cơ sở dữ liệu - Database

Microsoft Access là công cụ tạo và quản lý cơ sở dữ liệu. Để hiểu về Access trước hết bạn phải hiểu về cơ sở dữ liệu (database). 

Trong bài này, bạn sẽ học về cơ sở dữ liệu và cách sử dụng chúng, từ đó nhận thấy và dần quen thuộc với sự khác biệt giữa quản lý dữ liệu trong Microsoft Access và Microsoft Excel. Từ đây, chúng tôi xin phép dùng từ viết tắt CSDL thay cho cơ sở dữ liệu trong toàn bộ loạt bài hướng dẫn Access 2016 này.

Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sở dữ liệu (tiếng anh là Database) là tập hợp dữ liệu được lưu trữ trong hệ thống máy tính. CSDL cho phép người sử dụng chúng nhập, truy cập và thống kê dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng. Nếu đã từng nhìn thấy nhân viên lễ tân của khách sạn nhập thông tin cá nhân của bạn vào máy tính hoặc xem nhân viên cửa hàng sử dụng máy tính để kiểm tra xem một mặt hàng còn hay hết trong kho thì đó chính là ví dụ về cách sử dụng CSDL trong thực tế. Nói một cách dễ hiểu nhất thì CSDL giống như một tập hợp các danh sách. Quay trở lại ví dụ bên trên, với việc kiểm tra hàng tồn trong kho thì những danh sách nào có thể có trong CSDL? Đầu tiên đó phải là danh sách tên sản phẩm, danh sách lịch sử nhập sản phẩm, danh sách lịch sử xuất sản phẩm, danh sách giá sản phẩm, có thể là danh sách hàng chờ đi giao, hàng đang về,… Điều này đúng với tất cả các cơ sở dữ liệu, từ đơn giản nhất đến phức tạp nhất. Ví dụ: Nếu thích làm bánh nướng, bạn sẽ lưu trữ một CSDL về những loại bánh mình biết công thức và đã từng làm, những người bạn đã cho bánh. Đây là một trong những CSDL đơn giản nhất mà bạn có thể hình dung ra. Nó chứa danh sách bạn bè, danh sách các loại bánh. Tuy nhiên, nếu là một chuyên gia làm bánh, bạn sẽ lưu trữ nhiều danh sách hơn để theo dõi như: Danh sách khách hàng, danh sách bánh đã được bán, danh sách giá, danh sách đặt hàng và v.v… Càng có nhiều danh sách thì CSDL càng phức tạp.

Giới thiệu về cơ sở dữ liệu - Database

Ví dụ về cơ sở dữ liệu Trong Access, các danh sách có chút phức tạp hơn so với danh sách bạn viết trên giấy. Access sử dụng các bảng để lưu trữ danh sách dữ liệu, nhờ đó bạn có thể thêm vào nhưng thông tin chi tiết hơn. Trong bảng bên dưới, danh sách People trong CSDL người làm bánh tự do được mở động để có thể lưu trữ thêm những thông tin liên quan khác.

Nếu bạn đã quen thuộc với các chương trình khác trong bộ Microsoft Office, điều này có thể khiến bạn nghĩ đến Excel, công cụ cho phép tổ chức dữ liệu theo cách tương tự, lưu dữ liệu trong các bảng.

Tại sao phải sử dụng cơ sở dữ liệu?

Nếu CSDL thực chất là một tập hợp các danh sách được lưu trữ trong các bảng và có thể tạo bảng trong Excel thì tại sao lại cần CSDL và phải dùng đến Access? Excel thiên về lưu trữ và xử lý dữ liệu dạng số, trong khi đó Access mạnh hơn ở việc xử lý dữ liệu không phải dạng số, như tên, mô tả. Dữ liệu không phải là số đóng vai trò quan trọng trong hầu hết các CSDL và việc sắp xếp, phân tích nó mới là điều cần thực hiện thường xuyên. Hơn nữa, sự khác biệt chính trong việc tổ chức dữ liệu trong CSDL với Access và theo các cách khác là sự kết nối. Những CSDL như vậy được gọi là CSDL quan hệ, nhìn vào đó, chúng ta có thể hiểu được các danh sách và đối tượng trong CSDL liên hệ với nhau như thế nào. Quay trở lại với CSDL chỉ có hai hàng là tên bạn bè và loại bánh đã làm. Giờ bạn muốn tạo thêm danh sách thứ ba là những loại bánh đã làm và tặng chúng cho ai. Vì bạn chỉ làm bánh đã biết công thức và chỉ mang cho bạn bè nên danh sách mới này sẽ bao gồm thông tin từ hai danh sách đã có trước đó. Nhìn cách danh sách thứ 3 được tạo ra bằng cách sử dụng các từ có trong hai danh sách trước đó bạn có thể hiểu được rằng Dad và Oatmeal trong Batches chính là Dad và Oatmeal trong 2 danh sách ban đầu. Mối quan hệ này có vẻ hiển nhiên, tuy nhiên, nếu là một bảng tính Excel thì sẽ khó hiểu hơn.

Excel sẽ coi tất cả những dữ liệu đã nhập vào là những mẩu thông tin riêng biệt, không liên quan đến nhau. Trong Excel, bạn phải nhập mọi thông tin về một người hoặc một loại bánh mỗi khi đề cập đến nó, vì CSDL trong Excel không phải là CSDL quan hệ như trong Access. Để đơn giản có thể hiểu CSDL quan hệ có thể nhận ra những gì mà con người có thể nhận: Nếu một từ cùng xuất hiện trong nhiều danh sách, chúng đang đề cập đến cùng một thứ. Với cách xử lý thông tin như vậy, CSDL quan hệ giúp nhập, tìm kiếm, phân tích dữ liệu trong nhiều bảng cùng lúc. Tất cả những điều này sẽ rất khó thực hiện trong Excel, nhưng trong Access thậm chí là các tác vụ phức tạp hơn cũng có thể được đơn giản hóa và thân thiện với người dùng.

Bạn sẽ được gì trong hướng dẫn Access 2016 này?

Hướng dẫn này sẽ không dạy bạn cách xây dựng CSDL từ đâu, nó được thiết kế cho những người có kết hoạch sử dụng CSDL có sẵn, thường là ở nơi làm việc. Hướng dẫn bắt đầu với phần giới thiệu cơ bản về Access, cấu trúc CSDL Access, các đối tượng trong Access, cách nhập thông tin, sắp xếp, truy xuất, phân tích thông tin với các truy vấn. Cuối cùng là những công cụ cho phép thay đổi cấu trúc và vẻ ngoài của CSDL. Khi kết thúc hướng dẫn này, bạn có thể sử dụng CSDL tự tin hơn hoặc thay đổi nó cho phù hợp với nhu cầu. Bài tiếp: Giới thiệu về bảng, truy vấn, form, báo cáo trong Access Học Access 2007: MS Access - Bài 1: Bắt đầu với Microsoft Access 2007

Nguồn : http://quantrimang.com/gioi-thieu-ve-co-so-du-lieu-database-142982

TIN LIÊN QUAN

Giới thiệu về bảng, truy vấn, form, báo cáo trong Access

CSDL của Access bao gồm 4 đối tượng: bảng, truy vấn, form và báo cáo. Kết hợp 4 đối tượng này với nhau thì có thể nhập, lưu trữ, phân tích và biên soạn dữ liệu theo cách bạn muốn.

Làm quen với giao diện Acccess 2016 và các thao tác cơ bản

Nếu đã sử dụng Access 2013 hoặc 2010 bạn sẽ thấy quen thuộc với giao diện Access 2016: Dải Ribbon và Quick Access Toolbar (cung cấp lệnh để thực hiện nhiệm vụ chung trong Access) cũng như menu File.

Các tùy chọn tạo truy vấn dữ liệu trong Access 2016

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách sửa đổi và sắp xếp các truy vấn trong Query Design View, cũng như cách sử dụng các hàm Totals để tạo truy vấn có thể tính toán dữ liệu. Bạn cũng sẽ biết thêm về các tùy chọn truy vấn khác trong Access 2016.

Chỉnh sửa bảng trong Access 2016

Trong bài học này, bạn sẽ biết cách tạo và sắp xếp lại các trường trong bảng, cách đảm bảo dữ liệu được định dạng đúng, nhất quán bằng cách thiết lập quy tắc xác nhận, giới hạn ký tự và kiểu dữ liệu trong các trường.

Học cách để tạo truy vấn trong Access 2016

Truy vấn cho phép lấy thông tin từ một hoặc nhiều bảng dựa trên điều kiện tìm kiếm bạn đã định nghĩa.

Hướng dẫn cách làm việc với dữ liệu trong Access 2016

Trong bài trước bạn đã làm quen với giao diện Access 2016 cũng như những thao tác mở, đóng CSDL cơ bản.

Hướng dẫn sao lưu và khôi phục SQL 2008 nhanh chóng

Trong quá trình thao tác với cơ sở dữ liệu, chúng ta cần định kỳ backup dữ liệu từ cơ sở dữ liệu để đảm báo tính toàn vẹn khi quản trị dữ liệu hệ thống. Việc backup CSDL trên SQL server rất đơn giản, do đó các bạn nên thực hiện công việc này định

Tạo báo cáo trong Access 2016 và sử dụng các tùy chọn báo cáo nâng cao

Trong bài này, chúng ta sẽ tìm hiểu các tạo, chỉnh sửa, in báo cáo trong Access 2016 cũng như cách sử dụng các tùy chọn báo cáo nâng cao.

THỦ THUẬT HAY

Hướng dẫn tạo file ISO nhanh nhất với AnyToISO

Phần mềm AnyToISO hay còn gọi là AnyToISO Converter, với công cụ này bạn có thể chuyển đổi bất kì định dạng file nào sang file ISO. Nó có thể chuyển định dạng các file từ CD/DVD/ROM, BIN, MDF, PDI, CDI, NRG, B5I, DEB,

Code Kiếm Vương Chi Mộng mới nhất

Kiếm Vương Chi Mộng là tựa game Mobile mới ra mắt đang gây được sự chú ý lớn từ cộng đồng game thủ hiện nay, để tham gia Kiếm Vương Chi Mộng bạn đọc đừng quên nhận Code Kiếm Vương Chi Mộng từ nhà phát hành cũng như của

5 thủ thuật hay nhất tuần qua bạn không nên bỏ phí

Một tuần nữa lại trôi qua, lại có thêm nhiều thủ thuật và mẹo hay mới để chúng ta cùng thử và áp dụng.

Cách chụp ảnh màn hình trang web trên Microsoft Edge

Để có thể chụp được màn hình trang web trên Microsoft Edge, chúng ta có thể sử dụng công cụ có sẵn Make a Web Note trên trình duyệt.

Top 10 cách nghe nhạc trực tuyến miễn phí và hợp pháp tại Việt Nam

Nghe nhạc trực tuyến là một trong những hình thức giải trí phổ biến hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng muốn trả tiền để có thể nghe nhạc trực tuyến chất lượng cao. Vì vậy, chúng tôi sẽ giới thiệu 10 cách hợp pháp

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đánh giá camera Moto Z2 Play: điện thoại có giống bạn "ảo" và "deep" hơn không?

Camera sau của máy so với thế hệ trước dù bị giảm từ 16MP xuống chỉ còn 12MP nhưng lại được thêm khả năng lấy nét tự động theo điểm ảnh và lấy nét tự động bằng laser cùng vơi việc tăng khẩu độ từ f/2.0 lên f/1.7 giúp

Đánh giá LG V40 ThinQ: Liệu có thực sự xứng đáng giá 1.000 USD?

Mặc dù G-series vẫn là dòng smartphone flagship cao cấp chính của LG, tuy nhiên dòng smartphone V-series cũng luôn nhận được lượng quan tâm rất lớn. LG V30 ra mắt năm ngoái là sự thành công ngoài mong đợi, một chiếc

So sánh OPPO A93 và Reno4: giá bán chênh 1 triệu đồng có tạo nên sự khác biệt lớn?

Hãy cùng chúng tôi theo dõi các so sánh OPPO A93 và Reno4 dưới đây để xem smartphone nào của OPPO có thể tạo nên lợi thế cạnh tranh nhé. Chiếc điện thoại mới ra mắt A93 nhà OPPO được kì vọng sẽ “làm mưa làm gió’ trong