Khách hàng của chúng ta có tiền, họ muốn mua một sản phẩm nào đó tại cửa hàng của bạn. Nhưng không may, sản phẩm đó lại hết hàng. Điều gì sẽ xảy ra??? Bạn mất cơ hội bán được một sản phẩm và khách hàng thì lại không thỏa mãn được nhu cầu của mình. Vậy làm sao để có thể tránh được tình trạng cháy hàng?
Nhiều cửa hàng vẫn thường xuyên thiếu hụt hàng hóa nhưng chủ cửa hàng vẫn còn xem nhẹ vấn đề này. Thiều hụt hàng hóa không những khiến bạn mất doanh thu mà còn khiến khách hàng của bạn không hài lòng. Nếu diễn ra thường xuyên, vấn đề này có thể khiến bạn mất dần khách hàng.
Những lý do dẫn đến tình trạng cháy hàng
Có rất nhiều nguyên nhân khiến cho cửa hàng của bạn bị hụt hàng, không thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng kịp thời. Dưới đây là những nguyên nhân phổ biến nhất:
Nhu cầu thị trường tăng đột ngột
Những sự kiện, những vấn đề đặc biệt có thể khiến nhu cầu về một sản phẩm nào đó tăng lên một cách đột ngột nhưng cửa hàng hoặc nhà cung cấp không thể theo kịp và thế là tình trạng “cháy hàng”, hụt hàng xảy ra.
Các vấn đề về vận chuyển
Thiên tai, thời tiết xấu, phương tiện vận chuyển gặp sự cố… khiến cho hàng hóa của bạn không nhập về kịp cũng là nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu hụt hàng.
Chậm trễ do nhà sản xuất
Nếu cửa hàng của bạn chỉ là một cửa hàng nhỏ, thường nhập hàng với số lượng ít thì có thể đây sẽ là nguyên nhân phổ biến nhất khiến cửa hàng của bạn không đủ hàng để bán. Nhà sản xuất thông thường sẽ ưu tiên các đơn hàng của các đại lý lớn trước sau đó mới đến các đơn hàng nhỏ lẻ khác. Bởi vậy đối với chủ cửa hàng nhỏ như chúng ta, phải đối mặt với việc chậm trễ từ nhà cung cấp là chuyện thường tình.
Nhầm lẫn trong khâu nhập hàng
Vâng nếu lý do hụt hàng là vì nhầm lẫn trong khâu nhập hàng thì toàn bộ lỗi là do bạn không thể kiểm soát tốt cửa hàng của mình. Do bạn quản lý hàng tồn kho kém, hệ thống bán hàng hoạt động không hiệu quả.
Dù nguyên nhân cháy hàng là gì, hãy tham khảo những cách dưới đây để có thể ngăn ngừa tình trạng này diễn ra trong cửa hàng, tránh thất thoát doanh thu cho cửa hàng.
Làm thế nào để tránh tình trạng “cháy hàng”?
Các chủ cửa hàng nên thực hiện các bước dưới đây để có thể ngăn ngừa tình trạng thiếu hụt hàng hóa xảy ra trong cửa hàng của mình:
Bước 1: Xếp hạng hàng hóa
Trong cửa hàng, không phải mặt hàng nào cũng như nhau. Có những mặt hàng bán được ít nhưng lại mang lại nhiều lợi nhuận, hoặc ngược lại có những mặt hàng bán được nhiều nhưng lợi nhuận chẳng bao nhiêu (những mặt hàng này chủ yếu để giữ chân khách hàng và cạnh tranh với các đối thủ khác chứ lợi nhuận không cao).
Ví dụ: Một cửa hàng chuyên bán máy tính và phụ kiện thường có doanh số máy tính thấp hơn doanh số của các phụ kiện đi kèm như máy in, giấy in, chuột, bàn phím… Tuy nhiên máy tính lại là mặt hàng đem lại lợi nhuận cao nhất tính trên tổng lợi nhuận của cửa hàng.
Bạn cứ thử xem lại tất cả các sản phẩm mình đã bán được trong tháng vừa qua đi. Chắc hẳn bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy sản phẩm mang lại lợi nhuận cao nhất lại chiếm ít doanh số nhất.
Sử dụng các cấp bậc A, B, C, D để xếp hạng hàng hóa của cửa hàng:
Cấp A: là sản phẩm mang lại lợi nhuận cao nhất, chiếm 10% tổng doanh số.
Cấp B: là sản phẩm chiếm từ 10-20% tổng doanh số.
Cấp C: là sản phẩm chiếm từ 20-50% tổng doanh số.
Cấp D: là sản phẩm ít lợi nhuận nhất chiếm 50% tổng doanh số.
Sau khi xếp hạng rõ ràng bạn sẽ biết được những sản phẩm nào mang lại lợi nhuận cao để có thể đầu tư cho đúng.
Bước 2: Xác định mức tồn kho an toàn
Mức tồn kho an toàn là định lượng hàng hóa tối thiểu buộc phải còn trong kho (tính cho từng mặt hàng) tại thời điểm bạn nhập thêm hàng.
Ví dụ mỗi ngày bạn bán được 10 sản phẩm X, mỗi lần nhập hàng bạn mất 5 ngày để hàng về đến nơi, vậy thì mức tồn kho an toàn của sản phẩm X là 50 sản phẩm (10×5). Có nghĩa là khi trong kho chỉ còn 50 sản phẩm X bạn buộc phải nhập thêm hàng.
Mức tồn kho an toàn cần được tính lại mỗi tháng, mỗi quý hoặc mỗi nữa năm tùy thuộc vào loại mặt hàng bạn đang kinh doanh và tùy thuộc doanh số theo mùa của những mặt hàng đó có thay đổi hay không.
Bước 3: Xác định mức tồn kho tối thiểu
Mức tồn kho tối thiểu là định lượng hàng hóa được cho là “an toàn” tại thời điểm bạn nhập hàng (đã trừ những tình huống xấu có thể xảy ra cho quá trình nhập hàng).
Dựa vào bảng xếp hạng hàng hóa và mức tồn kho an toàn chúng ta có thể xác định được mức tồn kho tối thiểu cho mỗi cấp hàng hóa:
Mức tồn kho tối thiểu của hàng hóa cấp A = Mức tồn kho an toàn x 2.
Cấp B = Mức tồn kho an toàn x 1,5.
Cấp C = Mức tồn kho an toàn.
Cấp D có thể nhập hàng khi khách đặt hàng.
Với mức tồn kho tối thiểu này bạn sẽ tránh được tình trạng hụt hàng, cháy hàng cho cửa hàng của mình. Bạn có thể thiết lập mức tồn kho tối thiểu này cho Phần mềm quản lý kho của bạn để nhắc nhở khi nào cần phải nhập hàng. Tuy nhiên có những yếu tố sẽ thay đổi theo thời gian. Vậy nên bạn cần phải thường xuyên kiểm tra và điều chỉnh lại những số liệu của mình sao cho phù hợp với từng thời điểm.
Một vài cách khác cho cửa hàng online
Khi khách hàng không thể mua sản phẩm mà họ đang tìm kiếm có thể họ sẽ mất niềm tin vào cửa hàng của bạn. Và đôi khi, quản lý tốt việc nhập hàng cũng không thể giúp được gì (chẳng hạn sản phẩm ngưng sản xuất không thể nhập thêm). Nếu cửa hàng của bạn sở hữu một trang web bán hàng thì chúng tôi có vài đề xuất dành cho bạn:
Mỗi mục sản phẩm nên có sản phẩm đề xuất/ sản phẩm tương tự. Khi sản phẩm hết khách hàng có thể tham khảo những sản phẩm đề xuất.
Đặt bộ đếm số lượng hàng còn trong kho để khách hàng biết khi nào hàng sắp hết.
Cho phép khách hàng đặt hàng trước (khách hàng biết sản phẩm đã hết và họ chấp nhận đặt hàng và đợi hàng về).
Nếu khách hàng quan tâm đến một sản phẩm hiện không có trong kho, hãy khuyến khích họ tham gia nhận thông báo khi có hàng.
Đối với sản phẩm đã ngừng kinh doanh, chuyển hướng tìm kiếm của khách hàng đến danh mục sản phẩm tương tự để giới thiệu sản phẩm. Với cách này bạn không bị mất giá trị SEO của sản phẩm trước đó đồng thời không làm mất lòng khách hàng.
