Những lỗi "chết người" khi dùng email

Một email lý tưởng chỉ nên dài từ 50 – 125 chữ, điều này sẽ giúp tỉ lệ thời gian trả lời email của bạn tăng lên 50%.

Theo một cuộc khảo sát được thực hiện bởi công ty phần mềm Adobe Systems Inc., trung bình một nhân viên văn phòng tiêu tốn 6,3 giờ để làm việc với email. Điều này đồng nghĩa với việc hiệu quả công việc và các mối quan hệ công sở có liên quan đến các trao đổi qua thư từ. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn trả lời thư quá cộc lốc, gửi email thông báo việc khẩn cấp thay cho điện thoại hay nói xấu đồng nghiệp qua email và bị forward thì hậu quả sẽ như thế nào? Rõ ràng, một số lỗi sử dụng email nhỏ có để đưa bạn vào “tầm ngắm” của người quản lý, bị đánh giá thấp, thậm chí là bị sa thải.

1. Chọn “trả lời tất cả”

Bạn vừa nhận được một email chúc mừng ngày thành lập công ty từ quản lý gửi đến toàn thể nhân viên. Hãy hình dung rằng mọi người sẽ cảm thấy phiền hà nhận được email “Cảm ơn sếp” của bạn. Chính xác, đây là lỗi nhỏ trong lựa chọn trả lời tới 1 người hay nhiều người. Trong trường hợp bạn nhận được email có nội dung “Cảm ơn sếp” cũng vậy. Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy phiền hà khi liên tục nhận được email có nội dung không liên quan đến mình.

2. Trả lời thư cộc lốc

Trả lời ngắn giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào vấn đề chính của công việc. Tuy nhiên, tùy vào đối tượng trao đổi thư từ, bạn cần chú ý trả lời thư cộc lốc với cấp trên hoặc đối tác. Ngoài nội dung chính của thư, bạn cần chú ý đến tên, chức danh của người gửi, các từ ngữ thể hiện thái độ tôn trọng như “vui lòng”, “cảm ơn”, “hân hạnh”, “trân trọng”…


Những lỗi "chết người" khi dùng email

3. Bỏ qua lời chào đầu thư

“Một khi nhận được email thứ 2 của một người, tôi thấy những người trả lời thư thường bỏ qua phần chào hỏi lại tôi,” Candice Galed, CEO và nhà sáng lập hãng Bikini Luxe cho biết. “Tôi nhận được từ 200 – 300 email mỗi ngày, nhưng tôi luôn có thời gian để gõ 'Xin chào' cùng với tên của người gửi trong mọi email. Tôi cảm thấy rằng, không có lời chào là một sự bất lịch sự và không chuyên nghiệp.”

4. Tiết lộ những thông tin nhạy cảm qua email

Bạn đang phàn nàn hoặc tranh cãi về công việc, đồng nghiệp và công ty? Hãy cân nhắc khi gửi email liên quan đến chủ đề nhạy cảm này. “Liệu bạn có thể yên ổn nếu giám đốc hoặc CEO của công ty biết nội dung email?”, Alyssa Gelbard, nhà sáng lập và chủ tịch của công tư vấn nghề nghiệp Resume Strategiests cho biết. Một khi các email như vậy được forward đến những người khác và đến tai người liên quan hoặc cấp lãnh đạo, bạn có thể bị đánh giá, bị cho vào tầm ngắm của nhiều người. Tình huống sẽ trở nên trớ trêu hơn nếu điều bạn chia sẻ qua email liên quan đến bí mật, lợi ích và uy tín của công ty.

5. Sử dụng biểu tượng cảm xúc khi viết email

'Sử dụng biểu tượng cảm xúc trong trả lời email làm việc không những khiến bạn trở thành một thanh niên mới lớn mà còn thể hiện sự thiếu tôn trọng,” theo Lisa Chu, chủ công ty thời trang trẻ em Black N Bianco. “Biểu tượng cảm xúc không có một lợi ích gì trong một bức thư liên quan đến công việc.” Quan điểm này của Lisa có vẻ hơi gay gắt, nhưng thực tế, không ai quan tâm đến những biểu tượng ngộ nghĩnh trong một bức thư trao đổi công việc nghiêm túc cả. Vậy nên, bạn có thể bỏ qua bước chèn biểu tượng cảm xúc vào email công việc.


6. Chữ ký khó đọc

“Hầu hết những thứ không chuyên nghiệp tôi nhìn thấy là cách người ta sử dụng chữ ký kèm với hình ảnh, banner, biểu tượng mạng xã hội và logo sai kích thước, sai định dạng”, nhân viên nội dung tiếp thị Nathan Miloszewski cho biết. “Bức thư sẽ nhìn cẩu thả và giống thư rác, và vấn đề trở nên phức tạp khi bạn trả lời trò chuyện qua lại nhiều email như trên Gmail. Sau đó, khi bạn xem lại tin nhắn để lấy thông tin, bạn sẽ mất nhiều thời gian để cuộn thanh trượt máy tính vì chữ ký cá nhân chiếm phần lớn diện tích màn hình.'

7. Sử dụng email thay cho gọi điện

Email là công cụ trao đổi công việc chính của nhân viên văn phòng. Tuy nhiên, trong trường hợp cần liên lạc và giải quyết công việc khẩn cấp, sử dụng email không phải là giải pháp tối ưu. Nếu bạn gửi email cần trả lời ngay đến đồng nghiệp và 30 phút sau đồng nghiệp của bạn mới hồi đáp, coi như bạn làm việc không hiệu quả, theo Cain Richards, chuyên gia phân tích kỹ thuật đến từ seoWorks. “10 phút trò chuyện qua điện thoại có thể đạt được hiệu quả công việc tương tự với 30 phút làm việc qua email. Nếu bạn cần trả lời nhanh từ người khác để tiếp tục công đoạn tiếp theo của công việc, đơn giản hãy bấm số, hoặc gọi điện qua Skype.”


8. Viết email quá nhiều và quá dài

'Một email lý tưởng chỉ nên dài từ 50 – 125 chữ, điều này sẽ giúp tỉ lệ thời gian trả lời email của bạn tăng lên 50%,” Alex Moore, CEO của công ty Boomerang nói. “Bởi vì những email càng dài thì cơ hội nhận được trả lời càng giảm. Tuy nhiên, email quá ngắn cũng không tốt. Một bức thư 25 từ cũng nhận được cơ hội trả lời giống một bức thư 2000 từ.”

Kết

Có thể bạn không chú ý đến các thủ thuật dùng email hoặc chưa ý thức được tầm quan trọng của các quy tắc làm việc qua email. Bằng cách sửa chữa hoặc tránh các lỗi sử dụng email trên, hi vọng bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Nguyễn Mai – Nguồn: Forbes

Xem thêm:

Tâm sự buồn của một hướng dẫn viên du lịch

Thành công sẽ đến nhanh hơn nếu bạn làm những điều này mỗi ngày

3 bí quyết' vàng' giúp kiểm soát cảm xúc nơi công sở

Từ khoá : khi, email

TIN LIÊN QUAN

Cách ẩn địa chỉ Email(Hide My Email)trên iOS 15 để hạn chế thư rác

Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là tính năng mới trên iOS 15, giúp bạn ẩn địa chỉ email thật và tích hợp với dịch vụ iCloud+. Sau đây là cách ẩn địa chỉ email trên iOS 15...

Ray Tomlinson - cha đẻ của email qua đời ở tuổi 74

Raymond Samuel Tomlinson, tên đầy đủ của người phát minh ra email và sử dụng dấu hiệu '@' trong địa chỉ email, đã qua đời ở độ tuổi 74.

Người dùng iPhone nhận được email ma gửi từ…. 1970

Một số người dùng iPhone gần đây nhận được những email gửi từ năm 1970, hơn 20 năm trước khi email trở nên phổ biến.

Google công khai đọc email của người dùng

Google đã có thể công khai đọc và phân tích email của người dùng Gmail sau khi thay đổi một số điều khoản trên dịch vụ Gmail của mình.

'Email ma' trên iPhone từ 1970

Một số người dùng iPhone bất ngờ nhận được email lạ đề ngày 1/1/1970 nhưng không có nội dung, tiêu đề và người gửi.

Hướng dẫn đăng ký Gmail mới với email bên "ngoại"

Khi duyệt trên ứng dụng Gmail thì các tài khoản email khác cũng sẽ được áp dụng những tiện ích của Google như cơ chế ngăn chặn spam, tự động sắp xếp email...

Tác giả thư điện tử (email) qua đời do đau tim

Tác giả của thư điện tử (email), lập trình viên Ray Tomlinson đã qua đời tại Mỹ ở tuổi 74, RIA 7.3 dẫn tin Đài truyền hình BBC.

Hướng dẫn chặn email spam trên gmail sử dụng chức năng "block"

Techrum - Gmail có thể nói nhà phổ biến nhất hiện tại vì dịch vụ email rất tốt, rất nhanh, dễ dàng sử dụng với rất nhiều tính năng hữu ích. Trong đó phải kể đến 'Block', chặn một ai đó hoặc các email spam phiền toái.

THỦ THUẬT HAY

Cách tạo tài khoản FPT Play trên điện thoại

Dịch vụ xem phim trực tuyến FPT Play trên máy tính và điện thoại là một ứng dụng xem phim tuyệt vời với những thể loại phim đa dạng và phong phú, đồng thời bạn cũng có thể theo dõi các kênh trực tuyến, kênh truyền hình

Cách xem thông tin thời tiết bằng ứng dụng Maps trên iPhone

Phiên bản mới của Apple Maps dành cho iOS sẽ bao gồm tiện ích thời tiết. Nó sẽ cung cấp cho bạn thông tin về nhiệt độ và thời tiết của một vị trí cụ thể trong Maps. Ngoài ra, nếu bạn sử dụng iPhone 3D Touch, bạn có thể

Những tính năng và dịch vụ hữu ích của Google

Hầu hết chúng ta đều đã nghe về các công cụ nổi tiếng và được nhiều người yêu thích của Google như Gmail, Google Earth, Google Maps và rất nhiều công cụ khác. Những sản phẩm và dịch vụ này của Google đã đón nhận rất

Chia sẻ ảnh nền cực "chất" cho Smartphone

Bộ sưu tập hình nền với nhiều chủ đề và màu sắc khác nhau, thích hợp cho những ngày tháng Tám, có những ngày nắng nóng cần lắm một điều gì đó làm mát mẻ, xua tan cái nóng trưa hè, có những ngày mưa rào lành lạnh, cần

7 cách tiện lợi nhất để khóa màn hình MacBook

Trước khi chúng ta bắt đầu, việc đầu tiên bạn cần làm là phải kích hoạt chế độ yêu cầu mật khẩu mỗi khi log-in trở lại bằng cách truy cập vào System Preferences > Security & Privacy rồi bấm chọn vào ô Require

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đánh giá laptop chơi game ASUS ROG G703 Chimera giá 90 triệu

Trước hết mình xin được khẳng định đây là... laptop mượn. 90 triệu vượt quá ngân sách của mình dành cho laptop, và có lẽ rất nhiều bạn đọc bài viết này.

Đánh giá nhanh LG V30+: Có gì khác biệt so với đàn anh LG V30?

Để nói V20 hay V30+ đâu là sản phẩm hấp dẫn hơn thì thực sự rất khó bởi mỗi sản phẩm đều có những đường nét riêng ưu điểm và nhược điểm khác nhau, cũng như tuỳ vào con mắt thẩm mỹ của người dùng.

Đánh giá hiệu năng Crucial MX500 250 GB giá khoảng 2 triệu đồng

Trong những năm gần đây khi thị trường SSD đang trở nên bùng nổ và phổ biến hơn thì cái tên Crucial gần như vắng bóng, đến hôm nay Crucial tung ra dòng MX500 - 2,5' SSD SATA, liệu chăng có hơi chậm so với thời thế