Một email lý tưởng chỉ nên dài từ 50 – 125 chữ, điều này sẽ giúp tỉ lệ thời gian trả lời email của bạn tăng lên 50%.
Theo một cuộc khảo sát được thực hiện bởi công ty phần mềm Adobe Systems Inc., trung bình một nhân viên văn phòng tiêu tốn 6,3 giờ để làm việc với email. Điều này đồng nghĩa với việc hiệu quả công việc và các mối quan hệ công sở có liên quan đến các trao đổi qua thư từ. Hãy thử tưởng tượng nếu bạn trả lời thư quá cộc lốc, gửi email thông báo việc khẩn cấp thay cho điện thoại hay nói xấu đồng nghiệp qua email và bị forward thì hậu quả sẽ như thế nào? Rõ ràng, một số lỗi sử dụng email nhỏ có để đưa bạn vào “tầm ngắm” của người quản lý, bị đánh giá thấp, thậm chí là bị sa thải.
1. Chọn “trả lời tất cả”
Bạn vừa nhận được một email chúc mừng ngày thành lập công ty từ quản lý gửi đến toàn thể nhân viên. Hãy hình dung rằng mọi người sẽ cảm thấy phiền hà nhận được email “Cảm ơn sếp” của bạn. Chính xác, đây là lỗi nhỏ trong lựa chọn trả lời tới 1 người hay nhiều người. Trong trường hợp bạn nhận được email có nội dung “Cảm ơn sếp” cũng vậy. Chắc hẳn bạn sẽ cảm thấy phiền hà khi liên tục nhận được email có nội dung không liên quan đến mình.
2. Trả lời thư cộc lốc
Trả lời ngắn giúp bạn tiết kiệm thời gian và tập trung vào vấn đề chính của công việc. Tuy nhiên, tùy vào đối tượng trao đổi thư từ, bạn cần chú ý trả lời thư cộc lốc với cấp trên hoặc đối tác. Ngoài nội dung chính của thư, bạn cần chú ý đến tên, chức danh của người gửi, các từ ngữ thể hiện thái độ tôn trọng như “vui lòng”, “cảm ơn”, “hân hạnh”, “trân trọng”…
3. Bỏ qua lời chào đầu thư
“Một khi nhận được email thứ 2 của một người, tôi thấy những người trả lời thư thường bỏ qua phần chào hỏi lại tôi,” Candice Galed, CEO và nhà sáng lập hãng Bikini Luxe cho biết. “Tôi nhận được từ 200 – 300 email mỗi ngày, nhưng tôi luôn có thời gian để gõ 'Xin chào' cùng với tên của người gửi trong mọi email. Tôi cảm thấy rằng, không có lời chào là một sự bất lịch sự và không chuyên nghiệp.”
4. Tiết lộ những thông tin nhạy cảm qua email
Bạn đang phàn nàn hoặc tranh cãi về công việc, đồng nghiệp và công ty? Hãy cân nhắc khi gửi email liên quan đến chủ đề nhạy cảm này. “Liệu bạn có thể yên ổn nếu giám đốc hoặc CEO của công ty biết nội dung email?”, Alyssa Gelbard, nhà sáng lập và chủ tịch của công tư vấn nghề nghiệp Resume Strategiests cho biết. Một khi các email như vậy được forward đến những người khác và đến tai người liên quan hoặc cấp lãnh đạo, bạn có thể bị đánh giá, bị cho vào tầm ngắm của nhiều người. Tình huống sẽ trở nên trớ trêu hơn nếu điều bạn chia sẻ qua email liên quan đến bí mật, lợi ích và uy tín của công ty.
5. Sử dụng biểu tượng cảm xúc khi viết email
'Sử dụng biểu tượng cảm xúc trong trả lời email làm việc không những khiến bạn trở thành một thanh niên mới lớn mà còn thể hiện sự thiếu tôn trọng,” theo Lisa Chu, chủ công ty thời trang trẻ em Black N Bianco. “Biểu tượng cảm xúc không có một lợi ích gì trong một bức thư liên quan đến công việc.” Quan điểm này của Lisa có vẻ hơi gay gắt, nhưng thực tế, không ai quan tâm đến những biểu tượng ngộ nghĩnh trong một bức thư trao đổi công việc nghiêm túc cả. Vậy nên, bạn có thể bỏ qua bước chèn biểu tượng cảm xúc vào email công việc.
6. Chữ ký khó đọc
“Hầu hết những thứ không chuyên nghiệp tôi nhìn thấy là cách người ta sử dụng chữ ký kèm với hình ảnh, banner, biểu tượng mạng xã hội và logo sai kích thước, sai định dạng”, nhân viên nội dung tiếp thị Nathan Miloszewski cho biết. “Bức thư sẽ nhìn cẩu thả và giống thư rác, và vấn đề trở nên phức tạp khi bạn trả lời trò chuyện qua lại nhiều email như trên Gmail. Sau đó, khi bạn xem lại tin nhắn để lấy thông tin, bạn sẽ mất nhiều thời gian để cuộn thanh trượt máy tính vì chữ ký cá nhân chiếm phần lớn diện tích màn hình.'
7. Sử dụng email thay cho gọi điện
Email là công cụ trao đổi công việc chính của nhân viên văn phòng. Tuy nhiên, trong trường hợp cần liên lạc và giải quyết công việc khẩn cấp, sử dụng email không phải là giải pháp tối ưu. Nếu bạn gửi email cần trả lời ngay đến đồng nghiệp và 30 phút sau đồng nghiệp của bạn mới hồi đáp, coi như bạn làm việc không hiệu quả, theo Cain Richards, chuyên gia phân tích kỹ thuật đến từ seoWorks. “10 phút trò chuyện qua điện thoại có thể đạt được hiệu quả công việc tương tự với 30 phút làm việc qua email. Nếu bạn cần trả lời nhanh từ người khác để tiếp tục công đoạn tiếp theo của công việc, đơn giản hãy bấm số, hoặc gọi điện qua Skype.”
8. Viết email quá nhiều và quá dài
'Một email lý tưởng chỉ nên dài từ 50 – 125 chữ, điều này sẽ giúp tỉ lệ thời gian trả lời email của bạn tăng lên 50%,” Alex Moore, CEO của công ty Boomerang nói. “Bởi vì những email càng dài thì cơ hội nhận được trả lời càng giảm. Tuy nhiên, email quá ngắn cũng không tốt. Một bức thư 25 từ cũng nhận được cơ hội trả lời giống một bức thư 2000 từ.”
Kết
Có thể bạn không chú ý đến các thủ thuật dùng email hoặc chưa ý thức được tầm quan trọng của các quy tắc làm việc qua email. Bằng cách sửa chữa hoặc tránh các lỗi sử dụng email trên, hi vọng bạn sẽ làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Nguyễn Mai – Nguồn: Forbes
Xem thêm:
Tâm sự buồn của một hướng dẫn viên du lịch
Thành công sẽ đến nhanh hơn nếu bạn làm những điều này mỗi ngày
3 bí quyết' vàng' giúp kiểm soát cảm xúc nơi công sở
