Quản lý văn phòng phẩm là công việc vô cùng cần thiết tại các công ty. Bộ phận hành chính nhân sự, nếu biết cách quản lý khoa học các loại dụng cụ văn phòng phẩm và phân phối cho nhân viên. Sẽ tiết kiệm được rất nhiều ngân sách cho công ty. Vì thế hãy theo dõi bài viết của Fast.vn để biết về các Mẹo quản lý các vật dụng văn phòng phẩm tại công ty.

Tại sao nên quản lý văn phòng phẩm tại công ty?

Tại sao nên quản lý văn phòng phẩm tại công ty?

Dù là công ty lớn hay nhỏ thì việc quản lý văn phòng phẩm một cách khoa học sẽ giúp quá trình làm việc đạt được hiệu quả cao hơn và giảm nhiều chi phí phát sinh về dụng cụ văn phòng phẩm không cần thiết và để số tiền đó vào mục đích phát triển doanh nghiệp.

Với kế hoạch quản lý văn phòng phẩm thì công ty sẽ hoạt động trở nên hiệu quả và trơn tru hơn để bổ sung văn phòng phẩm kịp thời để hoàn thành công việc nhanh nhất.

Kiểm soát được số lượng văn phòng phẩm mua vào với số lượng lớn sẽ giảm chi phí và biết được hàng tháng công ty của mình có khả năng bao nhiêu loại vật dụng văn phòng phẩm và có thể tái sử dụng các văn phòng phẩm cần thiết.

Căn cứ vào nhu cầu của mỗi phòng, mỗi bộ phận

Trước khi định mua đồ dùng văn phòng phẩm cho công ty, bạn hãy tập hợp nhu cầu văn phòng phẩm của mỗi phòng ban, bộ phận rồi lên danh sách những thứ cần mua. Cách làm này giúp bạn kiểm soát số lượng, chủng loại các đồ dùng cần đặt mua, tránh việc mua vật dụng văn phòng phẩm này quá nhiều hay quá ít gây lãng phí. Nhờ đó, bạn còn có thể tính toán trước chi phí mua sắm giúp sử dụng văn phòng phẩm hiệu quả.

Mẹo quản lý các vật dụng văn phòng phẩm tại công ty hiệu quả

Tiêu chuẩn sử dụng văn phòng phẩm

Bảng tiêu chuẩn các loại văn phòng phẩm theo mẫu đính kèm quy trình này.

Tất cả các loại văn phòng phẩm được sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt các chức danh, trừ các loại văn phòng phẩm được phân cấp như sau.

Đối với các chức danh quản lý hoặc chuyên viên quan trọng, thì ngoài các loại văn phòng phẩm chung trên đây, các loại viết, sổ công tác được quy định với giá trị mua/đơn vị như sau.

Định mức sử dụng

Mỗi loại văn phòng phẩm phải có định mức sử dụng. Phòng Hành chính lập định mức sử dụng tạm tính, định mức sử dụng tạm tính được thảo luận thống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển BGĐ Công ty duyệt.

Hàng quý, Phòng HC có trách nhiệm rà soát lại định mức sử dụng VPP cho phù hợp, trường hợp do có sự thay đổi, Trưởng bộ phận đề nghị Phòng HC cùng nghiên cứu để thay đổi định mức.

Quy trình cấp phát văn phòng phẩm.

Vào ngày 28 hàng tháng, các bộ phận lập giấy đề nghị văn phòng phẩm của tháng sau theo biểu mẫu, chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét.

Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng tổng hợp tất cả các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp thì chuyển Ban giám đốc duyệt.

Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu.

Văn phòng phẩm được mua làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần mua bằng 60 % tổng nhu cầu của tháng (mức tồn kho là 20 %).

Việc cấp phát thực hiện làm 02 lần, lần 1 từ ngày 01 – ngày 05 của tháng, lần 2 từ ngày 15 – 20 của tháng. Mỗi lần cấp phát bằng 50 % nhu cầu của tháng. Sau khi kiểm tra xong thì người nhận văn phòng phẩm ký tên vào biên bản cấp phát mã số

Cấp phát đột xuất văn phòng phẩm:

Khi có nhu cầu văn phòng phẩm đột xuất, người có nhu cầu lập giấy đề nghị văn phòng phẩm theo biểu mẫu: chuyển Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyển Phòng HC xem xét.

Phòng HC có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng thì chuyển BGĐ duyệt.

Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, Phòng HC tiến hành liên hệ nhà cung ứng để mua văn phòng phẩm theo yêu cầu.

Văn phòng phẩm được cấp phát ngay sau khi nhận về cho người sử dụng. Việc cấp phát cũng phải ký nhận vào thẻ kho.

Quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

Bảng quản lý văn phòng phẩm

Công nhân viên được cấp phát văn phòng phẩm phục vụ cho công việc được giao trên cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm, tránh lãng phí.

Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng văn phòng phẩm của Công nhân viên trực thuộc.

Phòng HC có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi sử dụng văn phòng phẩm trong công ty. Đảm bảo định mức tồn kho là 20 %.

Chọn văn phòng phẩm chất lượng

Chọn văn phòng phẩm chất lượng

Đối với một món văn phòng phẩm, cũng có rất nhiều chủng loại, chất lượng khác nhau. Thường thì món hàng rao bán được quảng cáo đúng tên gọi, chất lượng có thương hiệu với giá siêu rẻ trong bảng báo giá. 

Tuy nhiên khi thực tế giao hàng, khách hàng lại nhận được món hàng văn phòng phẩm tương tự nhưng kém chất lượng, sử dụng không được như ý và chúng mau chóng hỏng trong thời gian ngắn.

Như vậy, chi phí cho việc mua đi mua lại các món văn phòng phẩm giá rẻ nhưng chất lượng kém còn hao phí nhiều hơn so với việc mua hẳn một sản phẩm văn phòng phẩm chính hãng chất lượng tốt của các hãng lớn trong nước như Thiên Long, thương hiệu Flexoffice,Double,Plus… với mức giá tốt. 

Việc ra sức tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm lại trở thành gánh nặng chi phí hơn cho doanh nghiệp khi gặp phải muôn vàn chiêu thức tiếp thị chèo kéo, gạ gẫm khách hàng của các cơ sở cung cấp văn phòng phẩm siêu rẻ, hoạt động nhỏ lẻ, chắp vá…

Văn phòng phẩm FAST là đơn vị chuyên cung cấp văn phòng phẩm như giấy A4, giấy in ấn photo Double A, Giấy Excel, Giấy IK PLUS ,Giấy Paper One..., bút viết Thiên Long, Bến Nghé, Deli, Artline..., file hồ sơ, kệ, băng keo, dịch vụ khắc con dấu lấy liền, dấu tên, dấu vuông, dấu tròn, tampon, mực dấu.. cho doanh nghiệp với chiết khấu cao, tư vấn tận tình chu đáo, giao hàng nhanh nhất tại TP. HCM. 

Fast.vn luôn tự tin về chất lượng sản phẩm, dịch vụ giao hàng cực kỳ nhanh và thái độ phục vụ tư vấn tốt nhất. Luôn tự hào là công ty đi đầu tại TP HCM trong lĩnh vực văn phòng phẩm online có công nghệ quản lý đơn hàng hiện đại, đội ngũ tư vấn tinh gọn giúp giảm chi phí cho Doanh Nghiệp, mang lại sự thuận tiện cho Quý Khách Hàng.

Thông tin liên hệ

CÔNG TY TNHH TM DV FAST

Địa chỉ: 63 Nguyễn Chí Thanh, Phường 16, Quận 11, TP.HCM

Email: vanphongphamfast@gmail.com

Hotline: 0964 399 099

Website: Fast.vn

Một số lưu ý về quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

Đối với phòng Hành chính

Trước khi mua văn phòng phẩm, phòng Hành chính cần dựa trên các biểu mẫu kê khai văn phòng phẩm đang có nhu cầu để tổng hợp số lượng hàng hóa cần mua. Việc này nhằm đảm bảo mua đủ số văn phòng phẩm cần dùng, tránh việc mua thiếu dẫn đến không đảm bảo nhu cầu hoặc mua thừa gây lãng phí ngân quỹ.

Phòng Hành chính cần theo dõi giám sát chi tiết văn phòng phẩm trong kho để kiểm soát được văn phòng phẩm đã sử dụng, văn phòng phẩm nào sắp hết để có kế hoạch mua, không để công việc gián đoạn.

Phòng Hành chính cần đưa ra định mức sử dụng và kiểm tra lượng văn phòng phẩm đã sử dụng so với định mức xem đã phù hợp chưa để có sự điều chỉnh số lượng cho hợp lý.

Khi tiến hành chọn nhà cung ứng, phòng Hành chính cần chọn các thương hiệu có uy tín, đáng tin cậy để đảm bảo chất lượng văn phòng phẩm để đảm bảo an toàn cho người dùng và không làm gián đoạn công việc do mua phải văn phòng phẩm chất lượng kém.

Đối với các nhân viên

Các nhân viên cần giữ gìn vệ sinh tại bàn làm việc bằng cách lau chùi mặt bàn, dọn dẹp thường xuyên, chỉ để các vật dụng cần thiết trên mặt bàn và trong ngăn bàn.

Cần có sự phân chia góc để văn phòng phẩm nếu có nhiều người dùng chung để tránh nhầm lẫn đồ dùng của nhau, việc này sẽ giúp các nhân viên có thể tự kiểm soát được số lượng văn phòng phẩm mình đang dùng.

Các nhân viên cần sắp xếp hồ sơ, tập thư riêng một cách có hệ thống, đơn giản, dễ nhớ để tiện sử dụng và quản lý. Đồng thời, các nhân viên cũng nên sử dụng các khay, kệ để đựng tài liệu, giấy tờ và văn phòng phẩm.

Để tìm hồ sơ nhanh hơn, bạn có thể phân loại chúng bằng cách mã hóa màu sắc trên mỗi tập hồ sơ.

Mỗi nhân viên cần có ý thức giữ gìn và lưu trữ văn phòng phẩm cẩn thận, vào cuối tuần hoặc cuối tháng, bạn cần sắp xếp gọn gàng văn phòng phẩm, giấy tờ để có thể quản lý được số lượng văn phòng phẩm mình sử dụng. Thao tác này sẽ giúp phòng Hành chính thống kê được số lượng văn phòng phẩm đang sử dụng trong công ty để lập kế hoạch mua sắm thật hợp lý.

Bài viết trên Fast.vn đã cho bạn biết Tại sao nên quản lý văn phòng phẩm tại công ty? Mẹo quản lý các vật dụng văn phòng phẩm tại công ty hiệu quả. Cùng Một số lưu ý về quản lý và sử dụng văn phòng phẩm. Mong bạn có thể áp dụng một số mẹo trên và đạt được những kết quả như mong đợi. Chúc bạn thành công!å