Xu thế không thể đảo ngược
Việc chuyển đổi từ hợp đồng ký kết truyền thống sang hợp đồng ký kết điện tử đang là xu thế diễn ra mạnh mẽ dù đây là dịch vụ không yêu cầu bắt buộc tại Việt Nam. Hiện nay trong bối cảnh dịch bệnh, doanh nghiệp sử dụng giải pháp hợp đồng, ký kết điện tử sẽ đạt được hiệu suất, khả năng giao dịch, doanh số tăng hơn so với doanh nghiệp không sử dụng.
Theo thống kê được FPT cung cấp trong toạ đàm ngày 18/9, các công ty áp dụng chữ ký số và công nghệ kỹ thuật số sẽ đạt được 70-80% trong việc cải tiến hiệu quả quy trình của công ty. Doanh nghiệp dùng chữ ký điện tử chốt nhiều giao dịch hơn 17% so với doanh nghiệp không dùng. Tuy vậy, quá trình chuyển đổi ký từ truyền thống sang ký điện tử là điều không dễ dàng tại các doanh nghiệp. Doanh nghiệp gặp khó khăn từ việc thay đổi nhận thức, thói quen của ban lãnh đạo, cấp quản lý, nhân viên. Tổ chức còn e ngại tính pháp lý của giải pháp ký điện tử. Dù quy trình nghiệp vụ áp dụng khác nhau, các doanh nghiệp đều có chung những băn khoăn về tính pháp lý, thuyết phục đối tác đăng ký sử dụng dịch vụ cùng với doanh nghiệp và tính bảo mật của quá trình ký, lưu trữ hợp đồng.
Theo Giám đốc giải pháp ký kết hợp đồng tài liệu điện tử FPT eContract Nguyễn Tá Anh, tại Việt Nam hiện nay, có nhiều yếu tố thúc đẩy ký kết điện tử như những chính sách hỗ trợ tính pháp lý của việc ký kết điện tử, Internet và điện toán đám mây cho phép các tổ chức, người dùng thực hiện giao dịch trực tuyến bất cứ đâu, làn sóng chuyển đổi số áp dụng các công nghệ mới nhất giải bài toán tối ưu vận hành, loại bỏ thủ tục giấy tờ. Ngoài ra, giãn cách xã hội, làm việc từ xa khiến gia tăng nhu cầu kết nối an toàn, giao dịch trực tuyến trong bối cảnh đại dịch.
Số lượng giao dịch ký kết điện tử trên toàn thế giới tăng từ 89 triệu lên 754 triệu trong 5 năm. Thị trường ký điện tử toàn cầu dự báo tăng trưởng với tốc độ là 26,6% trong giai đoạn 2021-2030. Tại Việt Nam, số lượng hợp đồng điện tử trên hệ thống FPT eContract năm 2021 tăng trưởng hơn 300% so với 2020. Giải pháp eContract được ứng dụng tại hơn 350 doanh nghiệp
Tiết kiệm chi phí
Cofico là tổng thầu xây dựng với các văn phòng chính ở miền Bắc Trung Nam. Ông Nguyễn Mạnh Tuân - Trưởng phòng Phát triển ứng dụng của công ty cho biết, Cofico tìm kiếm giải pháp ký kết trong đại dịch bị giãn cách xã hội, bởi áp lực trong bối cảnh giãn cách đặt ra rất nhiều thách thức. Lãnh đạo, nhân viên không thể đến công ty, cũng không thể chuyển hồ sơ qua shipper.
Hàng tháng, Cofico phải hoàn thiện các hồ sơ của phòng nhân sự như lương, hợp đồng lao động, các hoạt động vật tư cung ứng, ký kết, xác nhận đặt hàng của phòng vật tư, các hồ sơ phê duyệt cho công trường hay hồ sơ thanh toán cho các nhà cung cấp... Bình thường, phải có có máy in máy scan tại nhà cho nhân viên làm việc, nếu ký cần in ấn, scan chuyển các bên thực hiện, tập trung hồ sơ về công ty để đóng dấu…
Sau khi áp dụng hợp đồng điện tử phê duyệt hoàn tất hồ sơ, ông Nguyễn Mạnh Tuân chia sẻ không cần in hồ sơ, không cần chuyển phát hồ sơ (người phê duyệt nhận email thông báo và thông tin truy cập), ký phê duyệt như trong thực tế (ký tươi), theo dõi được tiến trình ký hồ sơ, tránh rủi ro thất lạc. “Công ty tiết kiệm được 80% thời gian thực hiện các công việc hành chính này”, ông Tuân nói. “Chúng tôi thử nghiệm cả mobile app và thấy hoàn toàn đáp ứng. Công ty tiến hành đánh giá về chi phí sử dụng để thuyết phục ban lãnh đạo. Chi phí tính trên hồ sơ hoàn tất, hồ sơ hủy không tính phí, tính trên số chữ ký số cấp phát và ký thành công. Ngoài ra, chi phí in ấn, chuyển phát đều giảm, thời gian chuyển giao, trình ký và ký kết trung bình giảm từ 3 ngày xuống còn 3-4 giờ. Đặt biệt, không có rủi ro thất lạc hồ sơ. Không cần ship hợp đồng qua lại giúp giảm nguy cơ lây nhiễm dịch bệnh”.
Ông Tuân tổng kết với Cofico, chi phí truyền thống là 300.000 - 350.000 đồng/hồ sơ giảm xuống còn 100.000 đồng/hồ sơ.
Câu hỏi về tính pháp lý
Theo khảo sát của FPT với hơn 450 doanh nghiệp, 94% doanh nghiệp trả lời gặp khó khăn trong việc ký kết hợp đồng trong bối cảnh giãn cách, 92% cho rằng ký kết điện tử sẽ là xu hướng tất yếu. Đa phần doanh nghiệp (303/450) e ngại tính pháp lý của hợp đồng, ký kết điện tử.
Bình luận về vấn đề này, ông Lê Đức Anh - Giám đốc Trung tâm Tin học và công nghệ số, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công thương cho biết Nghị định sửa đổi bổ sung Nghị định 52/2013/NĐ-CP về Thương mại điện tử nêu rõ chứng từ điện tử có giá trị như bản gốc nếu đảm bảo 2 yếu tố là đảm bảo đủ tin cậy và toàn vẹn của thông tin chứa trong chứng từ điện tử thời điểm thông tin được khởi tạo đầu tiên của chứng từ điện tử và thông tin chứa trong chứng từ điện tử có thể truy cập đầy đủ khi cần thiết
Thực tế, hợp đồng điện tử vẫn chưa phổ biến vào năm 2013, Nghị định được ban hành dựa trên sự tham khảo thành công của các quốc gia. Khi đó, Hàn Quốc có 240 triệu hợp đồng được ký kết điện tử. Với Trung Quốc trong giai đoạn 2016-2019 chưa chịu ảnh hưởng COVID-19, số lượng hợp đồng điện tử chỉ riêng 1 đơn vị eSign đạt số lượng ký kết tích luỹ 10,5 tỷ, tương đương 20 triệu hợp đồng/ngày.
“Gần đây Bộ Công Thương làm việc rất nhiều đơn vị và nhận thấy thị trường và nhu cầu gia tăng lớn trong ứng dụng hợp đồng điện tử. Kể cả khi không có dịch bệnh và giãn cách xã hội, hợp đồng điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm nhiều chi phí khi áp dụng, ký kết bất kỳ lúc nào. Giá trị của hợp đồng điện tử không phải chỉ trong giãn cách mà là mục tiêu quốc gia”, ông Đức Anh cho biết.
Về Nghị định 52 sửa đổi bổ sung, Bộ Công Thương trình Chính phủ, sửa đổi điều 63, lấy ý kiến nhiều vòng. Ban hành toàn bộ quy trình doanh nghiệp có thể đăng ký đơn vị chứng thực hợp đồng điện tử. Nghị định này sẽ quy định rõ quy trình và chính thức cấp đăng ký với các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử (CeCA).
Theo đó, có 3 nhóm đối tượng tham gia vào trục mô hình triển khai hạ tầng quản lý chứng thực của Hợp đồng điện tử quốc gia gồm:
Các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực hợp đồng điện tử CeCA - đơn vị sẽ được Bộ Công Thương cấp đăng ký dịch vụ Hợp đồng điện tử.
Các hệ thống liên quan đến hệ thống trục do Bộ Công Thương triển khai. Hệ thống trục sẽ liên kết với các hệ thống giải quyết tranh chấp hợp đồng điện tử của bên thứ 3 và Cục Quản lý cạnh tranh. Hệ thống trục đóng vai trò liên kết trực tiếp với hệ thống giải quyết tranh chấp của Cục Quản lý Cạnh tranh, cơ quan Bộ Công Thương để kiểm tra và tra cứu Hợp đồng điện tử. Hệ thống có sẵn cơ chế để bên thứ 3 tham chiếu, xác mình hợp đồng điện tử có phải hợp đồng gốc không.
Các doanh nghiệp đóng vai trò hỗ trợ cho các CeCA trong việc xây dựng, ứng dụng hợp đồng điện tử như eKYC, TimeStamp, eVerify, Cross-Signing...
Giải thích thêm về tính pháp lý của hợp đồng điện tử, ông Lưu Xuân Vĩnh - luật sư điều hành, công ty Luật TNHH Asia Legal cho biết hợp đồng điện tử được quy định đầy đủ trong Bộ Luật Dân sự, Luật Giao dịch điện tử. Theo đó, hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp điện tử theo điều 33 của Luật Giao dịch điện tử 2005. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp điện tử (Điều 34 Luật giao dịch điện tử 2005).
Luật sư này cũng lưu ý một số trường hợp không được áp dụng hợp đồng điện tử như cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sở hữu nhà và bất động sản, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, khai tử, hối phiếu và giấy tờ có giá khác.
Ông Vĩnh cho biết, một số điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký điện tử là dữ liệu tạo chữ ký gắn với 1 chủ thể duy nhất trong bối cảnh dữ liệu được sử dụng, dữ liệu tạo chữ ký chỉ thuộc kiểm soát của người ký tại thời điểm ký, mọi thay đổi sau ký đều có thể bị phát hiện, mọi thay đổi nội dung của thông điệp dữ liệu sau ký đều có thể bị phát hiện. Vì thế, chữ ký điện tử được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử chứng thực được xem là bảo đảm các điều kiện an toàn.
