12 cách quản lý hộp thư đến thông minh để tăng năng suất làm việc
Gần như tất cả chúng ta hiện nay đều có ít nhất một tài khoản email và đặc biệt với các nhân viên văn phòng thì việc đối mặt với Inbox mỗi ngày dường như là 'nỗi đau khổ'.
Vậy làm thế nào để quản lý email hiệu quả, tránh bị 'bội thực email' mà vẫn đảm bảo xử lý hết các email quan trọng cũng như không bỏ sót bất kỳ thư mới nào? 12 mẹo nhỏ sau đây sẽ giúp bạn xua tan mọi lo lắng.
1. Tập trung vào các email quan trọng
Theo Julie Morgenstern, tác giả của cuốn sách 'Never Check Email in the Morning' (Tạm dịch: Đừng bao giờ đọc email vào buổi sáng) thì 'các yêu cầu, gián đoạn, những điều bất ngờ không mong đợi, các nhắc nhở và vấn đề là vô hạn... Có rất ít trong số đó quan trọng tới mức mà bạn phải xử lý trong 59 phút đầu tiên kể từ lúc nó được gửi'. Do vậy, nếu muốn làm việc hiệu quả hơn vào mỗi ngày thì đừng bao giờ check email vào buổi sáng.
Theo nhiều nghiên cứu, chúng ta có năng lượng lớn nhất vào sáng sớm. Do vậy, hãy lựa chọn làm thứ bạn cho là quan trọng nhất vào thời gian này. Tương tự với email cũng vậy, hãy tập trung vào các thư đến quan trọng và hoàn thành nó thay vì trả lời lần lượt từng email.
2. Hãy thiết lập thời gian 'không check email' trong ngày
3. Ra quyết định: Trả lời, chuyển tiếp, xóa hoặc lưu
Khi mở một email, ngay lập tức hãy quyết định điều bạn muốn làm với nó, trả lời/chuyển tiếp/xóa/lưu bởi vì bạn chỉ mất khoảng một đến 2 phút để thực hiện.
4. Chủ động 'Unsubscribe' (hủy đăng ký) đối với các liên kết trong email
Hộp thư đến của bạn đầy rẫy các email quảng cáo và bạn cảm thấy mệt mỏi mỗi lần phải lọc chúng để check các email liên quan đến công việc? Vậy thì hãy 'thẳng tay' hủy đăng ký hoặc ngay lập tức tạo một bộ lọc để chúng không xuất hiện trong inbox nữa. Điều này sẽ nhanh chóng làm giảm số lượng thư đến mỗi ngày của bạn.
5. Thêm thông điệp 'NRN' (No Reply Needed - người nhận không cần trả lời) vào cuối email
6. Trong trường hợp email dễ gây nhầm lẫn, hãy gọi điện
Đối với các vấn đề quan trọng và email gửi đến có thể gây hiểu lầm, hãy gọi điện để xác nhận thay vì gửi email với rất nhiều thông tin và cũng tránh trường hợp bạn không nhận được câu trả lời sớm.
7. Xóa tất cả các thư đến không quan trọng mỗi ngày và giữ Inbox 'empty' (hộp thư đến trống) sau khi rời khỏi văn phòng
8. Tắt thông báo email
Theo một nghiên cứu thực tế được thực hiện tại đại học Loughborough thì phải mất trung bình khoảng 64 giây cho mỗi lần phục hồi hoàn toàn khi chúng ta bị gián đoạn công việc hiện tại bởi một thông báo email. Vậy thì nếu mỗi ngày bạn có hàng trăm email được gửi đến thì con số này có thể lên đến hàng giờ. Do đó, trừ khi nhiệm vụ yêu cầu bạn phải phản hồi email ngay lập tức, còn không, hãy tắt thông báo.
9. Gửi email với tiêu đề cụ thể đxể nhận lại được đúng thứ bạn muốn trong thời gian sớm nhất
10. Thoát email khi đã hoàn thành xong công việc
Khi đã xử lý tất cả các email quan trọng, hãy thoát chúng trong vài giờ (và thoát hoàn toàn khi đã rời khỏi văn phòng hay ở cạnh gia đình) để tránh bị mất tập trung và lãng phí thời gian không cần thiết.
11. Tránh sử dụng nút 'Reply All' để không tự khiến mình bị 'bội thực' bởi hàng tá email phản hồi
12. Không làm những việc khác khi đang gửi email
Tập trung vào email: quyết định điều bạn muốn viết, kiểm tra lỗi chính tả và xác nhận ai là người bạn muốn gửi. Điều này sẽ giúp bạn tăng năng suất làm việc và tránh xảy ra sai sót khi gửi.
TIN LIÊN QUAN
Mẹo lấy lại nhanh email bị xóa trên iPhone
Nếu chẳng may bạn lỡ tay xóa mất một email quan trọng trong ứng dụng Mail trên điện thoại iPhone thì cũng đừng lo lắng quá vì vẫn có thể lấy lại được.
3 thư mục email nên có giúp bạn sắp xếp inbox gọn gàng
Thật dễ quên tác vụ mà email yêu cầu ngay khi bạn nhấp vào nó. Khi nó được chôn trong danh sách dài hộp thư đến, bạn ắt hẳn phải mất một lúc mới tìm thấy nó phải không? Đó là lý do tại sao bạn cần một thư mục có tên Follow Up. Hãy lưu những email
Cách đổi Apple ID từ email bên thứ ba thành email Apple
Chúng ta đã có thể đổi Apple ID từ email của bên thứ 3 như Yahoo!, Gmail, vv..vv sang một email khác dùng tên miền Apple mà không ảnh hưởng đến tài khoản của chúng ta. Trước đây muốn đổi email, chúng ta chỉ có thể đổi email của bên thứ 3 sang một
Cách ẩn địa chỉ Email(Hide My Email)trên iOS 15 để hạn chế thư rác
Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là tính năng mới trên iOS 15, giúp bạn ẩn địa chỉ email thật và tích hợp với dịch vụ iCloud+. Sau đây là cách ẩn địa chỉ email trên iOS 15...
Cách ẩn địa chỉ Email trên iOS 15 cực đơn giản để tránh bị trường hợp spam nội dung quảng cáo
iOS 15 sở hữu nhiều tính năng mới mà Apple mang lại cho người dùng và Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là một trong số đó. Tính năng này sẽ giúp bạn chặn đi những thư với nội dung spam, quảng cáo.
Gửi email qua Google và cách chặn email từ Google+
Google vừa công bố một tính năng mới hoạt động như một cầu nối giữa các mạng xã hội và email cá nhân. Bất cứ ai trên Google+ đều có thể gửi email trực tiếp tới địa chỉ email của bạn.Tuy nhiên điều này lại làm bạn khó chịu. Vậy làm thế nào để không
3 cách để kiểm tra xem một email là thật hay giả
Nếu bạn nhận được một email có vẻ hơi khó hiểu, tốt nhất nên kiểm tra tính xác thực của nó. Dưới đây là ba cách để biết một email có phải là thật hay không.
Cách viết Email, thư điện tử bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
Viết Email bằng tiếng Việt đã là một điều khó, viết Email bằng tiếng Anh sẽ càng khó hơn, vì vậy, cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ là một phần kiến thức hữu ích giúp các bạn có thể hoàn thiện khả năng tiếng Anh của mình lên từng ngày.
THỦ THUẬT HAY
Cách tắt hoàn toàn thông báo "Your Windows license will expire soon" trên Windows 10
Khi ra mắt Windows 10, Microsoft đã giới thiệu hệ thống thông báo của máy đã được cải thiện rất nhiều so với Windows 8, và giờ thì nó đã thật sự trở nên hữu dụng và quen thuộc hơn, nhưng bên cạnh đó cũng có những thông
Kích hoạt chế độ quay video [email protected] cho Galaxy Note 8/S8/S8+ với vi xử lý Exynos
Cụ thể hơn, ngay từ thế hệ vi xử lý Exynos 8895 ra mắt năm 2017, khả năng quay video [email protected] đã được hỗ trợ trong khi phiên bản cùng đẳng cấp là Snapdragon 835 vẫn chưa thể đáp ứng khả năng này. Vấn đề đặt ra
Đây chính là 6 lý do khiến công ty bạn mãi vẫn không tuyển được người tài
Vấn đề không phải do “nhân tài như lá mùa thu” mà là do sự chuẩn bị sơ sài trong khâu tuyển dụng.
Cách hạ cấp iOS 11 xuống iOS 10.3.3 cho iPhone 6S
Sau khi nâng cấp lên iOS 11, nếu thiết bị không thể chạy hệ điều hành ổn định và thường xảy ra lỗi bạn nên hạ cấp xuống bản iOS 10.3.3.
Cách tắt hoàn toàn việc thu thập các thông tin của Apple trên iPhone
Thật may là ngay trên iOS, Apple đã bổ sung sẵn các lựa chọn giúp người dùng tìm hiểu những thông tin mà Apple mong muốn thu thập cũng như cách kiểm soát và thậm chí là lựa chọn tắt hoàn toàn việc thu thập các thông
ĐÁNH GIÁ NHANH
So sánh iPhone 12 Mini và iPhone 11: Có đáng để nâng cấp hay không?
So sánh iPhone 12 Mini và iPhone 11 để xem những nâng cấp mà Táo khuyết mang lại có đủ sức thuyết phục để bạn nâng cấp hay không nhé!
Đánh giá pin HTC U11: 3000 mAh đủ vượt mặt các siêu phẩm hàng đầu
HTC U11 chỉ có dung lượng pin ở mức trung bình là 3000mAh cho màn hình 5.5 inch Quad HD nhưng nó thực sự có tuổi thọ pin tốt hơn nhiều so với chúng ta mong đợi.
Đánh giá tai nghe chơi game không dây Logitech G735 Màu Trắng (Wireless/Bluetooth 5.2)
Logitech G735 là một chiếc tai nghe chơi game không dây mới của Logitech. Đây là một sản phẩm đáng chú ý với thiết kế màu trắng, kiểu dáng hấp dẫn, chất lượng âm thanh tốt và kết nối không dây Bluetooth 5.2.