12 cách quản lý hộp thư đến thông minh để tăng năng suất làm việc

Gần như tất cả chúng ta hiện nay đều có ít nhất một tài khoản email và đặc biệt với các nhân viên văn phòng thì việc đối mặt với Inbox mỗi ngày dường như là 'nỗi đau khổ'.

Vậy làm thế nào để quản lý email hiệu quả, tránh bị 'bội thực email' mà vẫn đảm bảo xử lý hết các email quan trọng cũng như không bỏ sót bất kỳ thư mới nào? 12 mẹo nhỏ sau đây sẽ giúp bạn xua tan mọi lo lắng.

1. Tập trung vào các email quan trọng

Theo Julie Morgenstern, tác giả của cuốn sách 'Never Check Email in the Morning' (Tạm dịch: Đừng bao giờ đọc email vào buổi sáng) thì 'các yêu cầu, gián đoạn, những điều bất ngờ không mong đợi, các nhắc nhở và vấn đề là vô hạn... Có rất ít trong số đó quan trọng tới mức mà bạn phải xử lý trong 59 phút đầu tiên kể từ lúc nó được gửi'. Do vậy, nếu muốn làm việc hiệu quả hơn vào mỗi ngày thì đừng bao giờ check email vào buổi sáng.

Theo nhiều nghiên cứu, chúng ta có năng lượng lớn nhất vào sáng sớm. Do vậy, hãy lựa chọn làm thứ bạn cho là quan trọng nhất vào thời gian này. Tương tự với email cũng vậy, hãy tập trung vào các thư đến quan trọng và hoàn thành nó thay vì trả lời lần lượt từng email.

2. Hãy thiết lập thời gian 'không check email' trong ngày

3. Ra quyết định: Trả lời, chuyển tiếp, xóa hoặc lưu

Khi mở một email, ngay lập tức hãy quyết định điều bạn muốn làm với nó, trả lời/chuyển tiếp/xóa/lưu bởi vì bạn chỉ mất khoảng một đến 2 phút để thực hiện.

4. Chủ động 'Unsubscribe' (hủy đăng ký) đối với các liên kết trong email

Hộp thư đến của bạn đầy rẫy các email quảng cáo và bạn cảm thấy mệt mỏi mỗi lần phải lọc chúng để check các email liên quan đến công việc? Vậy thì hãy 'thẳng tay' hủy đăng ký hoặc ngay lập tức tạo một bộ lọc để chúng không xuất hiện trong inbox nữa. Điều này sẽ nhanh chóng làm giảm số lượng thư đến mỗi ngày của bạn.

5. Thêm thông điệp 'NRN' (No Reply Needed - người nhận không cần trả lời) vào cuối email

6. Trong trường hợp email dễ gây nhầm lẫn, hãy gọi điện

Đối với các vấn đề quan trọng và email gửi đến có thể gây hiểu lầm, hãy gọi điện để xác nhận thay vì gửi email với rất nhiều thông tin và cũng tránh trường hợp bạn không nhận được câu trả lời sớm.

7. Xóa tất cả các thư đến không quan trọng mỗi ngày và giữ Inbox 'empty' (hộp thư đến trống) sau khi rời khỏi văn phòng

8. Tắt thông báo email

Theo một nghiên cứu thực tế được thực hiện tại đại học Loughborough thì phải mất trung bình khoảng 64 giây cho mỗi lần phục hồi hoàn toàn khi chúng ta bị gián đoạn công việc hiện tại bởi một thông báo email. Vậy thì nếu mỗi ngày bạn có hàng trăm email được gửi đến thì con số này có thể lên đến hàng giờ. Do đó, trừ khi nhiệm vụ yêu cầu bạn phải phản hồi email ngay lập tức, còn không, hãy tắt thông báo.

9. Gửi email với tiêu đề cụ thể đxể nhận lại được đúng thứ bạn muốn trong thời gian sớm nhất

10. Thoát email khi đã hoàn thành xong công việc

Khi đã xử lý tất cả các email quan trọng, hãy thoát chúng trong vài giờ (và thoát hoàn toàn khi đã rời khỏi văn phòng hay ở cạnh gia đình) để tránh bị mất tập trung và lãng phí thời gian không cần thiết.

11. Tránh sử dụng nút 'Reply All' để không tự khiến mình bị 'bội thực' bởi hàng tá email phản hồi

12. Không làm những việc khác khi đang gửi email

Tập trung vào email: quyết định điều bạn muốn viết, kiểm tra lỗi chính tả và xác nhận ai là người bạn muốn gửi. Điều này sẽ giúp bạn tăng năng suất làm việc và tránh xảy ra sai sót khi gửi.

Từ khoá : minh

TIN LIÊN QUAN

Mẹo lấy lại nhanh email bị xóa trên iPhone

Nếu chẳng may bạn lỡ tay xóa mất một email quan trọng trong ứng dụng Mail trên điện thoại iPhone thì cũng đừng lo lắng quá vì vẫn có thể lấy lại được.

3 thư mục email nên có giúp bạn sắp xếp inbox gọn gàng

Thật dễ quên tác vụ mà email yêu cầu ngay khi bạn nhấp vào nó. Khi nó được chôn trong danh sách dài hộp thư đến, bạn ắt hẳn phải mất một lúc mới tìm thấy nó phải không? Đó là lý do tại sao bạn cần một thư mục có tên Follow Up. Hãy lưu những email

Cách đổi Apple ID từ email bên thứ ba thành email Apple

Chúng ta đã có thể đổi Apple ID từ email của bên thứ 3 như Yahoo!, Gmail, vv..vv sang một email khác dùng tên miền Apple mà không ảnh hưởng đến tài khoản của chúng ta. Trước đây muốn đổi email, chúng ta chỉ có thể đổi email của bên thứ 3 sang một

Cách ẩn địa chỉ Email(Hide My Email)trên iOS 15 để hạn chế thư rác

Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là tính năng mới trên iOS 15, giúp bạn ẩn địa chỉ email thật và tích hợp với dịch vụ iCloud+. Sau đây là cách ẩn địa chỉ email trên iOS 15...

Cách ẩn địa chỉ Email trên iOS 15 cực đơn giản để tránh bị trường hợp spam nội dung quảng cáo

iOS 15 sở hữu nhiều tính năng mới mà Apple mang lại cho người dùng và Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là một trong số đó. Tính năng này sẽ giúp bạn chặn đi những thư với nội dung spam, quảng cáo.

Gửi email qua Google và cách chặn email từ Google+

Google vừa công bố một tính năng mới hoạt động như một cầu nối giữa các mạng xã hội và email cá nhân. Bất cứ ai trên Google+ đều có thể gửi email trực tiếp tới địa chỉ email của bạn.Tuy nhiên điều này lại làm bạn khó chịu. Vậy làm thế nào để không

3 cách để kiểm tra xem một email là thật hay giả

Nếu bạn nhận được một email có vẻ hơi khó hiểu, tốt nhất nên kiểm tra tính xác thực của nó. Dưới đây là ba cách để biết một email có phải là thật hay không.

Cách viết Email, thư điện tử bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Viết Email bằng tiếng Việt đã là một điều khó, viết Email bằng tiếng Anh sẽ càng khó hơn, vì vậy, cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ là một phần kiến thức hữu ích giúp các bạn có thể hoàn thiện khả năng tiếng Anh của mình lên từng ngày.

THỦ THUẬT HAY

Cách bảo vệ Facebook một cách an toàn nhất, hạn chế bị khóa tài khoản do báo cáo

Hiện tại có khá nhiều trường hợp người dùng bị hacker tấn công dẫn đến việc tài khoản facebook bị khóa, không biết phải làm sao để bảo vệ tài khoản cá nhân của mình. Một số trường hợp mất tài khoản là do bị giả mạo

iCloud là gì?Cách truy cập tài khoản iCloud trên Windows

iCloud là dịch vụ lưu trữ đám mây của Apple, cung cấp giải pháp sao lưu trực tuyến tích hợp và đồng bộ cho các thiết bị của hãng. iCloud được tích hợp trên iPhone, iPad và các máy tính Mac, nhưng người dùng cũng có thể

Hướng dẫn kích hoạt chờ cuộc gọi trên iPhone để đảm bảo bạn không bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào

Chờ cuộc gọi trên iPhone là một tính năng cực kỳ hữu ích. Hãy cùng xem bài viết này để biết cách kich hoạt chức năng này giúp bạn không bỏ lỡ thông tin nào.

Cách điều chỉnh độ sâu trường ảnh trên iPhone cũ hơn

Về cơ bản, cài đặt Depth Control trên các iPhone mới mà Apple vừa ra mắt cho phép người dùng điều chỉnh độ sâu trường ảnh và làm mờ nền trong ảnh Chế độ chụp ảnh chân dung ngay cả sau khi ảnh đã được chụp. Trong iOS

Cách tạo tài khoản SoundCloud và cách tải nhạc SoundCloud về điện thoại, máy tính

Hiện nay có rất nhiều trang nghe nhạc trực tuyến với đầy đủ các thể loại nhạc, có thể kể đến những cái tên lớn như Zing MP3, Nhaccuatui, Spotify... Trong đó SoundCloud là một ứng dụng stream nhạc nổi tiếng được giới

ĐÁNH GIÁ NHANH

Trên tay Redmi Note 11 Pro+ 5G – Siêu phẩm mới nhà Xiaomi sạc nhanh 120W giá cực mềm

Trong bộ 3 Redmi Note 11 series vừa ra mắt, Redmi Note 11 Pro+ 5GB là bản cao cấp nhất. Máy sở hữu hàng loạt những tính năng ưu việt và đặc biệt có mức giá rất dễ chịu. Hôm nay, mời bạn cùng chúng tôi trên tay Redmi

So sánh iPhone 13 Pro Max và iPhone 12 Pro Max: Có nên nâng cấp không?

iPhone 13 Pro Max sở hữu ngoại hình tương tự iPhone 12 Pro Max khiến không ít người phân vân khi lựa chọn. Trong bài viết dưới đây mình sẽ đi so sánh iPhone 13 Pro Max và iPhone 12 Pro Max để tìm ra sự khác biệt giữa

Đánh giá Samsung Galaxy S7: Đáng đồng tiền

Ngay từ khi chưa ra mắt, cặp Galaxy S7 và S7 Edge đã “làm mưa làm gió” trên thị trường công nghệ toàn thế giới.