Trong bài viết trước, chúng tôi đã giới thiệu đến các bạn 11 quy tắc viết email cơ bản nhất mà bất kỳ một nhân viên phòng chuyên nghiệp nào cũng cần biết. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là rất nhiều người đã biết đến những nguyên tắc đó nhưng cho đến nay, không phải ai cũng dễ dàng áp dụng được. Thậm chí, một số nhân viên văn phòng còn chia sẻ rằng dù đã nghiêm túc trong việc viết email nhưng các phản hồi họ nhận được từ phía quản lý, Leader hay CEO đều không như họ mong muốn.

Vậy làm thế nào để cải thiện? Đó là học cách viết email như một CEO và đây cũng chính là nội dung chính sẽ được đề cập đến trong phần dưới đây của bài viết này. Tất nhiên, việc tuân thủ những quy tắc cơ bản nhất khi viết email vẫn là điều đầu tiên không thể bỏ qua.

Chú thích: Bài viết này được dịch lại từ chia sẻ của Andrew Torba - CEO của Advertise.ai - công ty cung cấp dịch vụ chatbot cho những doanh nghiệp có nhu cầu quảng cáo qua mạng xã hội.

Bạn viết một email quá dài nghĩa là CEO sẽ không đọc nó

Các CEO có rất nhiều thứ phải quan tâm nhưng một trong những vấn đề quan trọng nhất của họ vẫn là thời gian. Cho dù họ đang điều hành một công ty nằm trong top 500 Fortune hay một công ty khởi nghiệp thì CEO vẫn luôn có vô số vấn đề cần phải giải quyết và trong nền kinh tế toàn cầu như hiện nay thì mỗi giây trôi qua đều rất quan trọng.

Khi lần đầu tiên bước vào thế giới của những người khởi nghiệp, 'tôi đã viết email theo phong cách 'tiểu thuyết' cho các thành viên trong đội'. Tuy nhiên, Andrew đã sớm đã nhận ra chuỗi email này khiến anh và Team mất đi phần lớn thời gian quý báu. May mắn rằng, 'tôi đã nhanh chóng học được cách lọc các nội dung không quan trọng và tập trung vào một hoặc 2 vấn đề cốt lõi để cố gắng làm rõ chúng'

Hãy ngắn gọn, súc tích

Dành nhiều thời gian cho một chuỗi các email không tạo nên năng suất và dành nhiều thời gian để nói qua điện thoại còn kém hiệu quả hơn. Trong khi tôi chỉ có một vài năm làm việc dưới cương vị của một CEO thì tất cả các thành viên trong Ban giám đốc và Hội đồng quản trị của tôi đã có đến 30 năm làm việc trong lĩnh vực kinh doanh quốc tế dưới vai trò của các CEO hay quản lý cấp cao. Quá trình giao tiếp với họ đã nhanh chóng dạy cho tôi thay đổi phong cách viết và thậm chí còn khiến chúng trở nên ngắn gọn hơn, thi thoảng các email được gửi đi chỉ vỏn vẹn có một từ.

Một cách chắc tạo ra hiệu ứng mạnh mẽ để bắt đầu đó là loại bỏ những câu từ không cần thiết. Sau đây là một ví dụ:

Hey Andrew I just wanted to email you and tell you about an interesting opportunity...

Này Andrew, tôi chỉ muốn gửi email cho bạn và nói với bạn về một cơ hội thú vị (Nhảm nhí: Đừng nói với tôi điều mà bạn dự định sẽ nói với tôi ở đâu đó, hãy đi thẳng vào vấn đề. Đừng nói 'hey' vì đây không phải là cuộc trò chuyện trên Viber hay Facebook Messenger). 

It's great to meet you, my name is John Smith from Abc Inc.

Thật tuyệt vời khi được gặp bạn, tên tôi là John Smith đến từ công ty ABC (Chúng ta đã từng gặp nhau sao?).

I spent a lot of time following your work and I really think that we can do some great business together.

Tôi đã dành nhiều thời gian tìm hiểu công việc của bạn và tôi thực sự nghĩ rằng chúng ta có thể kết hợp với nhau để tạo nên những thương vụ kinh doanh hoàn hảo. (Nhảm nhí: Không ai thích một kẻ nịnh bợ cả, bạn đang lãng phí thời gian của tôi khi tôi mất đến 5 giây để đọc email này và giờ, tôi sẽ xóa nó).

Our company is from New York and we are funded by x, y, z.

Công ty của tôi có trụ sở ở New York và chúng tôi được đầu tư vốn bởi X, Y , Z (Nhảm nhí! Xin lỗi vì nó chẳng liên quan gì đến tôi cả. Bạn muốn gì ở tôi vậy?)

We are working to do X.

Chúng tôi dang thực hiện dự án X (Đây có phải là vấn đề cuối cùng chưa?).

We do it better than Facebook because 1,2,3.

Chúng tôi làm nó tốt hơn cả Facebook bởi vì các lý do 1, 2, 3 (Nhảm nhí: Tôi mới là người đưa ra đánh giá về điều đó).

I know a lot of people say X, but on the contrary we believe Y.

Tôi biết rất nhiều người nói về X nhưng chúng tôi vẫn tin tưởng vào thành công của dự án X (Nhảm nhí: Hãy đi thẳng vào việc bạn có thể giúp tôi như thế nào và tôi có thể làm gì cho bạn?).

I'd love to set up a call with you.

Tôi rất muốn có một cuộc gọi với bạn (Có lẽ điều này sẽ không xảy ra).

Bạn thấy đấy, một email như trên rõ ràng không hiệu quả, thậm chí, đã khiến vị CEO có những phản hồi thiếu tích cực cho mỗi câu bạn viết. Để sửa chữa điều này, hãy xem cách mà một CEO viết email như sau:

Andrew,

I'd like to help you solve problem X. I do Y and Z suggested that we connect. Are you free to chat this week?

'Andrew

Tôi muốn giúp bạn giải quyết vấn đề X. Tôi đang thực hiện dự án Y và Z có những ý tưởng tốt mà chúng ta có thể hợp tác cùng nhau. Bạn có thời gian để nói chuyện với tôi trong tuần này không?'

Theo Android thì cách mở đầu này tạo hiệu ứng rất tốt: dẫn dắt vấn đề trực tiếp, ngắn gọn, đề cập đến giải pháp cho vấn đề mà người nhận email đang mắc phải và không lan man.

Có rất nhiều ví dụ khác, chẳng hạn như email cá nhân của tôi trong hình ảnh dưới đây - gần như không chứa hoặc chỉ chứa một vài từ. Một cách hữu ích để thực hành gửi email như một CEO đó là coi email của bạn luôn có giới hạn ký tự như Twitter. Bạn càng luyện tập nhiều thì bạn càng biết cách lựa chọn từ ngữ chính xác , phù hợp hơn và tiết kiệm được rất nhiều thời gian mỗi tuần khi không phải trả lời các email đầy 'hoa lá' không cần thiết.

Đối với những email yêu cầu câu trả lời cụ thể, chi tiết thì tốt nhất là bạn nên lên lịch cho một cuộc gọi và giới hạn thời gian trò chuyện từ 5 đến 10 phút. Nếu cuộc gọi cần nhiều hơn khoảng thời gian này thì hãy sắp xếp để cả hai có thể gặp mặt vào giờ ăn trưa.

Việc trở thành một chuyên gia giao tiếp đòi hỏi bạn phải thực hiện từng bước, không nên vội vàng và hãy chắc chắn. Bạn có thực sự cần một cuộc gọi 10 phút hay bạn có thể chỉ ra các điểm quan trọng của vấn đề với một vài dòng tweet ngắn gọn? Hãy thử thách bản thân suy nghĩ một cách nghiêm túc và hiệu quả khi sử dụng email hoặc bất cứ một hình thức giao tiếp nào khác. Cho dù bạn đang là một giám đốc điều hành muốn tiết kiệm thời gian hay một người thất nghiệp muốn thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng khi viết email xin việc thì bạn cũng sẽ sớm nhận ra rằng càng ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề bao nhiêu thì tỷ lệ phản hồi và thời gian bạn tiết kiệm được càng lớn.

Cập nhật: 04/06/2016 Vân Anh - Theo Medium