Khả năng xử lý mạnh mẽ trên Galaxy Z Fold 7: Đáp ứng mọi tác vụ cao cấp
10 lưu ý để viết một email chuyên nghiệp
Mặc dù các mạng xã hội và ứng dụng nhắn tin ngày càng trở nên phổ biến, nhưng email vẫn duy trì là hình thức giao tiếp dạng viết thông dụng, được sử dụng rộng rãi trong giới kinh doanh, trường đại học và xin việc.
Vậy bạn đã biết cách viết email chuyên nghiệp chưa? Soạn email tưởng chừng như là một việc rất đơn giản nhưng nhiều người lại mắc phải những lỗi cơ bản nhất. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ cho bạn 10 điều cần nhớ khi viết email.
1. Luôn luôn có dòng tiêu đề
Bạn có thường gặp rắc rối với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề thích hợp không? Nếu bạn không chắc về dòng tiêu đề thì hãy biết email trước. Sau đó quay lại và chọn một tiêu đề mà giải thích đầy đủ cho chủ đề của email một cách tốt nhất.

Nhưng thay vì chỉ viết vô cùng tối giản là “Quan trọng”, “Gấp” thì bạn nên viết ngắn gọn nhưng vẫn đủ nội dung về email đó như “Bài nghiên cứu về dân số Việt Nam”…
2. Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu
Bạn nên đưa điểm chính của vấn đề vào câu mở đầu. Hầu hết người đọc sẽ không để ý đến câu kết. Cũng giống như bạn, người đọc có thể mỗi ngày nhận được hàng trăm bức thư phải xem xét mỗi ngày. Do đó, hãy cho họ biết rằng bạn biết quý trọng thời gian bằng cách đi vào vấn đề chính.
3. Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ
Bạn tuyệt đối không được sử dụng câu mở đầu bắt đầu với “Đây/Nó…”, chẳng hạn trong câu “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Hãy chỉ định cụ thể hóa điều bạn đang viết về.
4. Không sử dụng chữ IN HOA
Khi muốn nhấn mạnh một điều quan trọng gì đó, mọi người thường sử dụng chữ viết in hoa. Nếu bạn viết in hoa cả một câu, người nhận khi đọc có thể có cảm giác bị hét vào mặt. Do đó, thay vì sử dụng chữ in hoa, khi bạn muốn làm nổi bật điều gì đó như thời gian hoặc địa điểm thì hãy tìm ra một cách thích hợp hơn để giải thích những gì bạn đang cố gắng nói hoặc bôi đậm thông tin đó lên.
5. Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt

Viết tắt hoặc biểu tượng cảm xúc không phù hợp cho một email chuyên nghiệp. Chúng sẽ làm cho email của bạn không lịch sự và không chuyên nghiệp. Hơn nữa, hãy nhớ viết hoa ký tự đầu tiên của tên riêng để thể hiện sự tôn trọng của mình.
6. Hãy ngắn gọn và lịch sự
Nếu email của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì bạn hãy nghĩ đến việc rút gọn nội dung hoặc sử dụng file đính kèm.
7. Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn
Thưa gửi và cảm ơn là điều cơ bản cần có trong một email chuyên nghiệp, thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn.
8. Thêm chữ ký

Hãy đảm bảo rằng bạn có chữ ký email chuyên nghiệp dưới mỗi email. Thông thường, nó bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang web... Danh sách này ở dưới cùng của mỗi thư điện tử sẽ làm cho người đọc dễ dàng liên hệ lại với bạn hơn. Ngoài ra, nếu bạn trả lời email trên máy tính để bàn và thiết bị di động của mình thì bạn cần đảm bảo rằng chữ ký của bạn khớp với nhau.
9. Soát lại và chỉnh sửa
Hãy đảm bảo soát lại và chỉnh sửa trước khi click chuột vào Send. Các lỗi chính tả hoặc ngữ pháp trong email sẽ làm cho người đọc cảm nhận bạn là một người bất cẩn, thiếu chuyên nghiệp... Hơn nữa, đọc lại email giúp bạn kiểm tra những thông tin mà bạn muốn đề cập. Thật chả hay ho gì khi gửi đi gửi lại email về một vấn đề chỉ để bổ sung thông tin mà email trước đó thiếu cả, đúng không nào?
10. Hãy đúng giờ

Cuối cùng, hãy nhanh chóng trả lời các email quan trọng trong vòng 24 giờ. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn để thu thập thông tin hoặc đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích sự chậm trễ. Điều đó sẽ cho người nhận biết rằng bạn đã nhận được email và đang trong quá trình sắp xếp, cân nhắc mọi thứ.
Nguồn : http://tip.download.com.vn/cach-viet-email-chuyen-nghiep-10-dieu-can-nho-12417
TIN LIÊN QUAN
Cách viết Email, thư điện tử bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
Viết Email bằng tiếng Việt đã là một điều khó, viết Email bằng tiếng Anh sẽ càng khó hơn, vì vậy, cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ là một phần kiến thức hữu ích giúp các bạn có thể hoàn thiện khả năng tiếng Anh của mình lên từng ngày.
Cách ẩn địa chỉ Email(Hide My Email)trên iOS 15 để hạn chế thư rác
Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là tính năng mới trên iOS 15, giúp bạn ẩn địa chỉ email thật và tích hợp với dịch vụ iCloud+. Sau đây là cách ẩn địa chỉ email trên iOS 15...
Cách đổi Apple ID từ email bên thứ ba thành email Apple
Chúng ta đã có thể đổi Apple ID từ email của bên thứ 3 như Yahoo!, Gmail, vv..vv sang một email khác dùng tên miền Apple mà không ảnh hưởng đến tài khoản của chúng ta. Trước đây muốn đổi email, chúng ta chỉ có thể đổi email của bên thứ 3 sang một
3 cách để kiểm tra xem một email là thật hay giả
Nếu bạn nhận được một email có vẻ hơi khó hiểu, tốt nhất nên kiểm tra tính xác thực của nó. Dưới đây là ba cách để biết một email có phải là thật hay không.
Gửi email qua Google và cách chặn email từ Google+
Google vừa công bố một tính năng mới hoạt động như một cầu nối giữa các mạng xã hội và email cá nhân. Bất cứ ai trên Google+ đều có thể gửi email trực tiếp tới địa chỉ email của bạn.Tuy nhiên điều này lại làm bạn khó chịu. Vậy làm thế nào để không
Hướng dẫn sử dụng tính năng bảo mật email trên Gmail
Google mới đây là có một bản cập nhật lớn cho Gmail với giao diện đổi mới và nhiều tính năng rất hữu ích, đặc biệt là các tính năng về tăng quyền riêng tư và bảo mật cho email. Với các tính năng mới này, email gửi đi sẽ thiết lập được mật khẩu và
Cách ẩn địa chỉ Email trên iOS 15 cực đơn giản để tránh bị trường hợp spam nội dung quảng cáo
iOS 15 sở hữu nhiều tính năng mới mà Apple mang lại cho người dùng và Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là một trong số đó. Tính năng này sẽ giúp bạn chặn đi những thư với nội dung spam, quảng cáo.
Mẹo lấy lại nhanh email bị xóa trên iPhone
Nếu chẳng may bạn lỡ tay xóa mất một email quan trọng trong ứng dụng Mail trên điện thoại iPhone thì cũng đừng lo lắng quá vì vẫn có thể lấy lại được.
THỦ THUẬT HAY
Cách xem lịch trên iPhone theo năm lịch Phật giáo, Nhật Bản và Gregory
Cách xem lịch trên iPhone hiển thị theo năm lịch Phật giáo, lịch Nhật Bản và lịch Gregory cực kỳ dễ dàng. Hãy xem qua bài viết sau để biết cách thực hiện các bạn nhé!
Lưu và chia sẻ tài liệu qua iCloud
iCloud là dịch vụ lưu trữ đám mây và đồng bộ file của Apple đã được cải tiến nhiều ở phiên bản hệ điều hành mới được tung ra, Mountain Lion 10.8
Hướng dẫn cách thiết lập đo tốc độ mạng trên Speedtest
Speedtest là dịch vụ trực tuyến giúp người dùng đo tốc độ mạng internet của nhà mạng mình đang dùng như Viettel, FPT hay VNPT
Tuyệt chiêu giúp thay đổi màu sắc theo ý muốn trong trò chơi OMG đang hot trên Facebook
Bạn đã từng thử chơi trò chơi OMG đang hot trên Facebook chưa? Có phải bạn nghĩ rằng những màu sắc và những câu ghi chú trên ứng dụng này là phù hợp và dành cho bản thân mình. Bật mí cho bạn nhé, những màu sắc đó chỉ
Hướng dẫn cách cài đặt macOS 10.14 Mojave
Apple đã chính thức ra mắt macOS 10.14 Mojave , phiên bản mới nhất của hệ điều hành chạy trên Mac và MacBook, và trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tải xuống và cài đặt nó một cách an toàn và bảo mật.
ĐÁNH GIÁ NHANH
Honda Goldwing 2018 giá 1,2 tỷ: Đem đến những trải nghiệm hoàn toàn mới
Đặt lốp tới đất Mỹ lần đầu vào năm 1975, Honda Goldwing được ví như bài hát ca ngợi sức mạnh, sự thoải mái và đáng tin cậy của một chiếc mô tô. Phiên bản cập nhật năm 2018 là cuộc cải tổ đầu tiên của Honda dành cho
Đánh giá thiết kế BlackBerry Motion: Không quá đặc biệt, vẫn đậm chất BlackBerry
Thương hiệu BlackBerry đang dần bị quên lãng theo thời gian, đó là lý do chiếc điện thoại mới nhất của hãng – BlackBerry Motion dù ra mắt từ tháng 10 năm ngoái, nhưng vẫn là một cái tên lạ lẫm đối với nhiều người.
Đánh giá chi tiết Apple iPhone 7: quái vật tí hon đã hoàn thiện hơn
Chống nước, âm thanh stereo và dung lượng bộ nhớ trong có lớn hơn, hiệu năng có tốt hơn đó là những nâng cấp mà chúng ta phải thừa nhận là Apple đã làm tốt so với năm ngoái.