10 lưu ý để viết một email chuyên nghiệp

Mặc dù các mạng xã hội và ứng dụng nhắn tin ngày càng trở nên phổ biến, nhưng email vẫn duy trì là hình thức giao tiếp dạng viết thông dụng, được sử dụng rộng rãi trong giới kinh doanh, trường đại học và xin việc.

Vậy bạn đã biết cách viết email chuyên nghiệp chưa? Soạn email tưởng chừng như là một việc rất đơn giản nhưng nhiều người lại mắc phải những lỗi cơ bản nhất. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ cho bạn 10 điều cần nhớ khi viết email.

1. Luôn luôn có dòng tiêu đề

Bạn có thường gặp rắc rối với việc nghĩ ra một dòng tiêu đề thích hợp không? Nếu bạn không chắc về dòng tiêu đề thì hãy biết email trước. Sau đó quay lại và chọn một tiêu đề mà giải thích đầy đủ cho chủ đề của email một cách tốt nhất.

10 lưu ý để viết một email chuyên nghiệp

Nhưng thay vì chỉ viết vô cùng tối giản là “Quan trọng”, “Gấp” thì bạn nên viết ngắn gọn nhưng vẫn đủ nội dung về email đó như “Bài nghiên cứu về dân số Việt Nam”…

2. Đưa ra điểm chính vào câu mở đầu

Bạn nên đưa điểm chính của vấn đề vào câu mở đầu. Hầu hết người đọc sẽ không để ý đến câu kết. Cũng giống như bạn, người đọc có thể mỗi ngày nhận được hàng trăm bức thư phải xem xét mỗi ngày. Do đó, hãy cho họ biết rằng bạn biết quý trọng thời gian bằng cách đi vào vấn đề chính.

3. Không bao giờ bắt đầu email với một mở đầu mơ hồ

Bạn tuyệt đối không được sử dụng câu mở đầu bắt đầu với “Đây/Nó…”, chẳng hạn trong câu “Nó cần hoàn thành lúc 5 giờ”. Hãy chỉ định cụ thể hóa điều bạn đang viết về.

4. Không sử dụng chữ IN HOA

Khi muốn nhấn mạnh một điều quan trọng gì đó, mọi người thường sử dụng chữ viết in hoa. Nếu bạn viết in hoa cả một câu, người nhận khi đọc có thể có cảm giác bị hét vào mặt. Do đó, thay vì sử dụng chữ in hoa, khi bạn muốn làm nổi bật điều gì đó như thời gian hoặc địa điểm thì hãy tìm ra một cách thích hợp hơn để giải thích những gì bạn đang cố gắng nói hoặc bôi đậm thông tin đó lên.

5. Không viết tắt hoặc sử dụng từ viết tắt

Viết tắt hoặc biểu tượng cảm xúc không phù hợp cho một email chuyên nghiệp. Chúng sẽ làm cho email của bạn không lịch sự và không chuyên nghiệp. Hơn nữa, hãy nhớ viết hoa ký tự đầu tiên của tên riêng để thể hiện sự tôn trọng của mình.

6. Hãy ngắn gọn và lịch sự

Nếu email của bạn dài hơn 2 hoặc 3 đoạn văn thì bạn hãy nghĩ đến việc rút gọn nội dung hoặc sử dụng file đính kèm.

7. Hãy nhớ thưa gửi và cảm ơn

Thưa gửi và cảm ơn là điều cơ bản cần có trong một email chuyên nghiệp, thể hiện sự tôn trọng và lịch sự của bạn.

8. Thêm chữ ký

Hãy đảm bảo rằng bạn có chữ ký email chuyên nghiệp dưới mỗi email. Thông thường, nó bao gồm tên, địa chỉ email, số điện thoại, địa chỉ trang web... Danh sách này ở dưới cùng của mỗi thư điện tử sẽ làm cho người đọc dễ dàng liên hệ lại với bạn hơn. Ngoài ra, nếu bạn trả lời email trên máy tính để bàn và thiết bị di động của mình thì bạn cần đảm bảo rằng chữ ký của bạn khớp với nhau.

9. Soát lại và chỉnh sửa

Hãy đảm bảo soát lại và chỉnh sửa trước khi click chuột vào Send. Các lỗi chính tả hoặc ngữ pháp trong email sẽ làm cho người đọc cảm nhận bạn là một người bất cẩn, thiếu chuyên nghiệp... Hơn nữa, đọc lại email giúp bạn kiểm tra những thông tin mà bạn muốn đề cập. Thật chả hay ho gì khi gửi đi gửi lại email về một vấn đề chỉ để bổ sung thông tin mà email trước đó thiếu cả, đúng không nào?

10. Hãy đúng giờ

Cuối cùng, hãy nhanh chóng trả lời các email quan trọng trong vòng 24 giờ. Nếu bạn cần nhiều thời gian hơn để thu thập thông tin hoặc đưa ra quyết định thì hãy gửi một phản hồi ngắn giải thích sự chậm trễ. Điều đó sẽ cho người nhận biết rằng bạn đã nhận được email và đang trong quá trình sắp xếp, cân nhắc mọi thứ.

 Nguồn : http://tip.download.com.vn/cach-viet-email-chuyen-nghiep-10-dieu-can-nho-12417 

TIN LIÊN QUAN

Cách viết Email, thư điện tử bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Viết Email bằng tiếng Việt đã là một điều khó, viết Email bằng tiếng Anh sẽ càng khó hơn, vì vậy, cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ là một phần kiến thức hữu ích giúp các bạn có thể hoàn thiện khả năng tiếng Anh của mình lên từng ngày.

Cách ẩn địa chỉ Email(Hide My Email)trên iOS 15 để hạn chế thư rác

Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là tính năng mới trên iOS 15, giúp bạn ẩn địa chỉ email thật và tích hợp với dịch vụ iCloud+. Sau đây là cách ẩn địa chỉ email trên iOS 15...

Cách đổi Apple ID từ email bên thứ ba thành email Apple

Chúng ta đã có thể đổi Apple ID từ email của bên thứ 3 như Yahoo!, Gmail, vv..vv sang một email khác dùng tên miền Apple mà không ảnh hưởng đến tài khoản của chúng ta. Trước đây muốn đổi email, chúng ta chỉ có thể đổi email của bên thứ 3 sang một

3 cách để kiểm tra xem một email là thật hay giả

Nếu bạn nhận được một email có vẻ hơi khó hiểu, tốt nhất nên kiểm tra tính xác thực của nó. Dưới đây là ba cách để biết một email có phải là thật hay không.

Gửi email qua Google và cách chặn email từ Google+

Google vừa công bố một tính năng mới hoạt động như một cầu nối giữa các mạng xã hội và email cá nhân. Bất cứ ai trên Google+ đều có thể gửi email trực tiếp tới địa chỉ email của bạn.Tuy nhiên điều này lại làm bạn khó chịu. Vậy làm thế nào để không

Hướng dẫn sử dụng tính năng bảo mật email trên Gmail

Google mới đây là có một bản cập nhật lớn cho Gmail với giao diện đổi mới và nhiều tính năng rất hữu ích, đặc biệt là các tính năng về tăng quyền riêng tư và bảo mật cho email. Với các tính năng mới này, email gửi đi sẽ thiết lập được mật khẩu và

Cách ẩn địa chỉ Email trên iOS 15 cực đơn giản để tránh bị trường hợp spam nội dung quảng cáo

iOS 15 sở hữu nhiều tính năng mới mà Apple mang lại cho người dùng và Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là một trong số đó. Tính năng này sẽ giúp bạn chặn đi những thư với nội dung spam, quảng cáo.

Mẹo lấy lại nhanh email bị xóa trên iPhone

Nếu chẳng may bạn lỡ tay xóa mất một email quan trọng trong ứng dụng Mail trên điện thoại iPhone thì cũng đừng lo lắng quá vì vẫn có thể lấy lại được.

THỦ THUẬT HAY

Cách tải Rom Xiaomi về điện thoại đơn giản và nhanh chóng nhất (Update 2023)

Up Rom Xiaomi là một trong những thao tác cần thiết giúp người dùng dễ sử dụng hơn như: Tối ưu hoá giao diện, cảm biến vân tay, theo dõi sức khoẻ, nâng cao bảo mật,... và rất nhiều tính năng nổi bật khác. Vì vậy, trong

Cách đồng bộ hóa dữ liệu Y tế iCloud trong iOS 11

Bây giờ, Apple cho phép bạn đồng bộ dữ liệu sức khỏe của bạn ở iCloud trong iOS 11 trên iPhone và iPad.

7 lựa chọn miễn phí thay thế tốt nhất cho Google Now Launcher mà bạn nên thử qua

Google Now Launcher là bộ giao diện được nhiều người yêu thích bởi sự nhẹ nhàng và thuần gốc nhất. Tuy nhiên, theo một số thông tin thì trong thời gian tới Google sẽ gỡ bỏ hoàn toàn launcher này ra khỏi kho ứng dụng

Cách làm thanh taskbar Windows 10 trong suốt trong tích tắc

Trên Windows 10, Microsoft không cho phép người dùng làm thanh taskbar trong suốt hoàn toàn như Win 7 được. Tuy nhiên, mình xin hướng dẫn các bạn...

Thông tin SMTP, IMAP và POP của các nhà cung cấp

Với sự ra đời của công nghệ di đọng việc sử dụng hòm thư điện tử khá phổ biến sau đây TCN sẽ cung cấp cho các bạn thông tin SMTP/POP3/IMAP của các nhà dịch vụ internet lớn hiện nay

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đánh giá chi tiết Asus Zenbook UX330UA giá 750 USD

Thiết kế của Asus ZenBook UX330UA không giống với người tiền nhiệm UX305UA. Nó mỏng hơn 1/10 inch và chỉ nặng 1,18 kg nhưng bạn sẽ không nhận thấy sự khác biệt này nếu không đặt hai chiếc laptop ở cạnh nhau.

Trên tay Sharp R1, R1s và Pi với mức giá lần lượt là 4.3tr, 4.8tr và 3tr

R1s là chiếc máy đắt nhất trong 3 máy với điểm nhấn là camera kép và viên pin lên đến 5000mAh. R1 là phiên bản rút rọn của R1s, không có camera kép nhưng vẫn sở hữu viên pin lớn 4000mAh.