Mẹo nhỏ cho người sử dụng Outlook trong doanh nghiệp

Các thủ thuật này áp dụng tốt cho phần mềm Microsoft Outlook, từ phiên bản 2007 trở đi.

 

Cài đặt tự động CC khi gửi bất cứ Email nào

 

Nếu bạn muốn tất cả những email mà mình gửi đi từ hộp thư Outlook được đồng gửi đến một số địa chỉ cố định cụ thể mà không cần phải gõ lại trong dòng cc (carbon copy) mỗi khi soạn và gửi thư, hãy tạo một quy luật (rule) để Outlook tự động thực hiện việc này. Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích khi bạn muốn những email trong hộp thư công việc của mình được tự động cc cho sếp hay những đồng nghiệp cùng nhóm làm việc để họ có thể nắm bắt công việc.


Trước hết, hãy chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và chọn New Rule để tạo một rule mới. Đánh dấu chọn Check message after sending, nhấn Next và Next một lần nữa, sau đó chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”. Trong bước tiếp theo, chọn mục “Cc the message to people or distribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động cc mỗi khi gửi từ Outlook. Tiếp đó, nhấn Next hai lần và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành tạo rule.
Giờ đây, mỗi khi bạn soạn mới và gửi bất kỳ email nào từ tài khoản Outlook, ứng dụng sẽ tự động cc các email đó đến những địa chỉ mà bạn đã khai báo.

 

Tránh bỏ sót những Email quan trọng

 

Thủ thuật sau trong Microsoft Outlook được thiết kế để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email quan trọng. Với tính năng New Search Folder, người dùng thường xuyên nhận khối lượng lớn email hàng ngày vẫn có thể tìm kiếm và trả lời.


Để sử dụng tính năng này, trong Microsoft Outlook, hãy chọn trình đơn File > New > Search Folder. Trong hộp thoại New Search Folder vừa xuất hiện, kéo xuống dưới cùng danh sách và nhấn chọn “Create a custom Search Folder”. Đặt tên cho thư mục Search Folder trong khung Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.


Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.

 

Quản lý Email dễ dàng qua màu sắc

 

Hộp thư của bạn có quá nhiều email từ nhiều người gửi khác nhau, với cách “tô màu” email này, bạn có thể dễ dàng phân biệt những email cần tìm bằng những màu sắc khác nhau theo qui định của riêng mình.


Đầu tiên, hãy nhấn vào email cần tô màu và chọn trình đơn Tools > Organize. Một cửa sổ Ways to Organize Inbox sẽ xuất hiện ngay trên hộp thư Inbox. Chọn thẻ Using Color ở bên trái cửa sổ này, chọn màu tương ứng mà bạn muốn hiển thị với những email từ người gửi này và nhấn nút Apply Color. Bạn cũng có thể đặt màu khác cho những địa chỉ email còn lại với cách tương tự.

TIN LIÊN QUAN

Hẹn giờ gửi email tiện lợi, đơn giản trên Outlook

Khi bạn muốn soạn email trước và gửi sau đó, hãy lên lịch ngày và giờ để gửi tin nhắn. Việc này sẽ trở nên dễ dàng hơn trên Outlook khi nó tự động gửi thư theo lịch biểu của bạn và di chuyển chúng từ Hộp thư đi đến thư mục Mục đã Gửi.

Mách bạn bí quyết làm việc hiệu quả trên Outlook

Với việc cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn, Outlook đã được nhiều người dùng lựa chọn so với những nền tảng email khác. Bài viết này sẽ cung cấp một số mẹo và thủ thuật hữu ích để bạn có thể sử dụng Outlook một cách hiệu quả.

Cách sửa lỗi Outlook There is no email program associated Windows 10

Trong quá trình sử dụng Outlook trên Windows 10, việc gặp phải mỗi số lỗi sẽ thường xuyên xảy ra, trong đó có There is no email program associated to perform the requested action.

Cách lấy lại mật khẩu Outlook bị quên

Mật khẩu Outlook hay còn gọi là tài khoản Microsoft giúp bạn thực hiện các tác vụ của Microsoft. Tầm quan trọng của tài khoản Outlook là không nhỏ, cho nên sẽ là một thảm họa nếu bạn quên mật khẩu Outlook. Hãy tìm hiểu cách lấy lại mật khẩu Outlook

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2010 cực đơn giản với 7 bước

Microsoft Outlook 2010 tuy ra mắt khá lâu nhưng hiện nay vẫn được sử dụng phổ biến. Ở bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2010 chi tiết nhất dành cho bạn. Cách cài đặt Outlook 2010 Trước hết, nếu máy bạn chưa có bộ cài đặt

Danh sách 80 phím tắt hữu ích trong Microsoft Outlook

Công việc của bạn có thường xuyên phải kiểm tra và phản hồi hàng loạt email mỗi ngày không? Nếu bạn hay dựa vào Microsoft Outlook để xử lý email hàng ngày thì chắc chắn cần biết các phím tắt dưới đây để tăng tốc công việc trên Microsoft Outlook

Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng outlook cho người mới bắt đầu

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft được sử dụng rộng rãi tại các cơ quan, doanh nghiệp trên toàn thế giới. Bạn đã biết Outlook là gì chưa? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu Outlook, cách cài đặt và sử dụng cho người mới bắt đầu

Hướng dẫn tải ứng dụng Outlook trên iPhone

Ứng dụng Microsoft Outlook có trên cả nền tảng Android và iOS, là ứng dụng email miễn phí giúp bạn hoàn thành công việc mọi lúc mọi nơi. Outlook hiện đã có lượng người dùng lớn trên các thiết bị di động và bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách

THỦ THUẬT HAY

Hướng dẫn cách khôi phục lại tài khoản Facebook của mình

Trong thời buổi công nghệ hiện đại, hầu như con người đều tương tác với nhau qua mạng xã hội, cụ thể là Facebook. Từ việc trò chuyện qua tin nhắn, đến cả gọi điện thoại hay 'chat' trực tiếp với nhau bằng 'video call'.

3 cách đổi mật khẩu ZALO trên Iphone, Android và máy tính đơn giản nhất 2023

Zalo là ứng dụng mạng xã hội dùng để nhắn tin và gọi điện phổ biến nhất hiện nay tại Việt Nam. Sử dụng Zalo trên nhiều máy khác nhau nhưng sợ bị lộ thông tin thì bạn nên thường xuyên đổi mật khẩu ZALO để an toàn. Hãy

Cài đặt các ứng dụng Android trên BB10

Những bước sau có thể đưa những ứng dụng phổ biến vào BB10 của bạn nhanh chóng và dễ dàng.

Tuyệt chiêu đối phó với các đối tượng thích “ném đá” trên mạng xã hội

Cách đơn giản để xử lý những người chuyên sử dụng những lời lẽ đầy tính công kích để tấn công tài khoản hoặc trang của bạn.

Tổng hợp các lỗi Messenger thường gặp và cách khắc phục

Messenger được biết đến là một ứng dụng gọi điện, nhắn tin và gửi hình ảnh được đa số người dùng yêu thích hiện nay. Tuy nhiên, đôi lúc ứng dụng phát sinh một số lỗi khiến bạn cảm thấy vô cùng khó chịu.

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đánh giá QNAP TAS-268 – Hỗ trợ đa phương tiện, mở rộng đến 20TB

QNAP TAS-268 không chỉ hướng đến môi trường SOHO (small office home office) cần kiểm soát, tập trung hóa dữ liệu mà còn phù hợp cả với nhu cầu sử dụng khác nhau trong gia đình....

Đánh giá loa vi tính 2.0 GoldSound GS51- Bluetooth

Nhân vật chính ngày hôm nay nay của chúng ta là mẫu loa GoldSound GS51-Bluetooth, là bản cải tiến thứ 3 của dòng loa vi tính 2.0 của công ty GoldSound.

Đánh giá Xiaomi Mi Mix, phablet đáng mua nhất hiện tại

Mặc dù không phải là hãng smartphone tiên phong về thiết kế không viền, nhưng những gì mà Xiaomi làm được với Mi Mix quả thật là một cú 'đấm' mạnh mẽ nhất vào những tên tuổi khổng lồ trong ngành công nghiệp smartphone