Mẹo nhỏ cho người sử dụng Outlook trong doanh nghiệp

Các thủ thuật này áp dụng tốt cho phần mềm Microsoft Outlook, từ phiên bản 2007 trở đi.

 

Cài đặt tự động CC khi gửi bất cứ Email nào

 

Nếu bạn muốn tất cả những email mà mình gửi đi từ hộp thư Outlook được đồng gửi đến một số địa chỉ cố định cụ thể mà không cần phải gõ lại trong dòng cc (carbon copy) mỗi khi soạn và gửi thư, hãy tạo một quy luật (rule) để Outlook tự động thực hiện việc này. Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích khi bạn muốn những email trong hộp thư công việc của mình được tự động cc cho sếp hay những đồng nghiệp cùng nhóm làm việc để họ có thể nắm bắt công việc.


Trước hết, hãy chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và chọn New Rule để tạo một rule mới. Đánh dấu chọn Check message after sending, nhấn Next và Next một lần nữa, sau đó chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”. Trong bước tiếp theo, chọn mục “Cc the message to people or distribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động cc mỗi khi gửi từ Outlook. Tiếp đó, nhấn Next hai lần và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành tạo rule.
Giờ đây, mỗi khi bạn soạn mới và gửi bất kỳ email nào từ tài khoản Outlook, ứng dụng sẽ tự động cc các email đó đến những địa chỉ mà bạn đã khai báo.

 

Tránh bỏ sót những Email quan trọng

 

Thủ thuật sau trong Microsoft Outlook được thiết kế để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email quan trọng. Với tính năng New Search Folder, người dùng thường xuyên nhận khối lượng lớn email hàng ngày vẫn có thể tìm kiếm và trả lời.


Để sử dụng tính năng này, trong Microsoft Outlook, hãy chọn trình đơn File > New > Search Folder. Trong hộp thoại New Search Folder vừa xuất hiện, kéo xuống dưới cùng danh sách và nhấn chọn “Create a custom Search Folder”. Đặt tên cho thư mục Search Folder trong khung Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.


Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.

 

Quản lý Email dễ dàng qua màu sắc

 

Hộp thư của bạn có quá nhiều email từ nhiều người gửi khác nhau, với cách “tô màu” email này, bạn có thể dễ dàng phân biệt những email cần tìm bằng những màu sắc khác nhau theo qui định của riêng mình.


Đầu tiên, hãy nhấn vào email cần tô màu và chọn trình đơn Tools > Organize. Một cửa sổ Ways to Organize Inbox sẽ xuất hiện ngay trên hộp thư Inbox. Chọn thẻ Using Color ở bên trái cửa sổ này, chọn màu tương ứng mà bạn muốn hiển thị với những email từ người gửi này và nhấn nút Apply Color. Bạn cũng có thể đặt màu khác cho những địa chỉ email còn lại với cách tương tự.

TIN LIÊN QUAN

Hẹn giờ gửi email tiện lợi, đơn giản trên Outlook

Khi bạn muốn soạn email trước và gửi sau đó, hãy lên lịch ngày và giờ để gửi tin nhắn. Việc này sẽ trở nên dễ dàng hơn trên Outlook khi nó tự động gửi thư theo lịch biểu của bạn và di chuyển chúng từ Hộp thư đi đến thư mục Mục đã Gửi.

Mách bạn bí quyết làm việc hiệu quả trên Outlook

Với việc cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn, Outlook đã được nhiều người dùng lựa chọn so với những nền tảng email khác. Bài viết này sẽ cung cấp một số mẹo và thủ thuật hữu ích để bạn có thể sử dụng Outlook một cách hiệu quả.

Cách sửa lỗi Outlook There is no email program associated Windows 10

Trong quá trình sử dụng Outlook trên Windows 10, việc gặp phải mỗi số lỗi sẽ thường xuyên xảy ra, trong đó có There is no email program associated to perform the requested action.

Cách lấy lại mật khẩu Outlook bị quên

Mật khẩu Outlook hay còn gọi là tài khoản Microsoft giúp bạn thực hiện các tác vụ của Microsoft. Tầm quan trọng của tài khoản Outlook là không nhỏ, cho nên sẽ là một thảm họa nếu bạn quên mật khẩu Outlook. Hãy tìm hiểu cách lấy lại mật khẩu Outlook

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2010 cực đơn giản với 7 bước

Microsoft Outlook 2010 tuy ra mắt khá lâu nhưng hiện nay vẫn được sử dụng phổ biến. Ở bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2010 chi tiết nhất dành cho bạn. Cách cài đặt Outlook 2010 Trước hết, nếu máy bạn chưa có bộ cài đặt

Danh sách 80 phím tắt hữu ích trong Microsoft Outlook

Công việc của bạn có thường xuyên phải kiểm tra và phản hồi hàng loạt email mỗi ngày không? Nếu bạn hay dựa vào Microsoft Outlook để xử lý email hàng ngày thì chắc chắn cần biết các phím tắt dưới đây để tăng tốc công việc trên Microsoft Outlook

Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng outlook cho người mới bắt đầu

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft được sử dụng rộng rãi tại các cơ quan, doanh nghiệp trên toàn thế giới. Bạn đã biết Outlook là gì chưa? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu Outlook, cách cài đặt và sử dụng cho người mới bắt đầu

Hướng dẫn tải ứng dụng Outlook trên iPhone

Ứng dụng Microsoft Outlook có trên cả nền tảng Android và iOS, là ứng dụng email miễn phí giúp bạn hoàn thành công việc mọi lúc mọi nơi. Outlook hiện đã có lượng người dùng lớn trên các thiết bị di động và bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách

THỦ THUẬT HAY

Hosts Go - Ứng dụng hỗ trợ chỉnh sửa file Host trên thiết bị Android mà không cần root

Về cơ bản, Hosts Go cho phép người dùng thay đổi địa chỉ máy chủ DNS và Hosts để truy cập tới các trang web bị chặn/giới hạn tốc độ hoặc chặn nhiều loại quảng cáo phiền phức mà không cần tới quyền root, đặc biệt là

Cách chọn mua ổ cứng laptop Dell, HP, Lenovo, Asus

Ô cứng laptop của bạn bị bad hay đơn giản bạn chỉ muốn nâng cấp ổ cứng để xử lý dữ liệu cũng như lưu trữ dữ liệu được nhiều hơn. Tham khảo bài viết dưới đây để có cho mình cách chọn mua ổ cứng laptop hiệu quả mà hợp lý

Một số tổ hợp phím tắt hữu ích có trên macOS

Về cơ bản, phím Command (⌘) sẽ có chức năng tương tự với Ctrl (Control) trên các máy tính thông thường. Tuy nhiên, trên macOS sẽ có đôi chút khác biệt về cách dùng, từ cả những điều đơn giản như di chuyển (move).

Tin vui dành cho tín đồ "tự sướng" bằng điện thoại, ứng dụng Microsoft Selfie đã có trên Android

Sau 11 tháng có mặt trên hệ điều hành iOS, Microsoft Selfie đã chính thức có mặt trên Google Play. Ngay bây giờ bạn có thể tải về và trả nghiệm những tính năng hay ho của Microsoft Selfie để cho ra những bức anh 'tự

ĐÁNH GIÁ NHANH

Trải nghiệm nhanh camera kép trên Galaxy J7 Duo

Nói là chụp ban ngày nhưng trong chuyến đi này bầu trời tại Vịnh Hạ Long ngày đầu đến khá âm u, rất ít nắng, có thể nói là điều kiện ánh sáng không lý tưởng. Dù cảnh rất đẹp nhưng hình ảnh ghi lại không được tươi, qua

Trên tay Sony Xperia L2 - Smartphone giá rẻ của OEM Nhật Bản

Công bố tại CES 2018, Sony Xperia L2 tiếp nối thành công dòng L series ra mắt năm ngoái. Nó được coi như sự thay thế cho dòng sản phẩm giá rẻ Xperia E trước đó của Sony vào năm 2012.

Trên tay nhanh Sharp Aquos S2 mới ra mắt giá 7 triệu đồng

Sharp từ trước đến nay được nhiều anh em đam mê công nghệ biết đến những sản phẩm có màn hình viền siêu mỏng từ năm 2013. Và Aquos S2 cũng giữ vững ấn tượng ấy cho đến tận hôm nay.