Mẹo nhỏ cho người sử dụng Outlook trong doanh nghiệp

Các thủ thuật này áp dụng tốt cho phần mềm Microsoft Outlook, từ phiên bản 2007 trở đi.

 

Cài đặt tự động CC khi gửi bất cứ Email nào

 

Nếu bạn muốn tất cả những email mà mình gửi đi từ hộp thư Outlook được đồng gửi đến một số địa chỉ cố định cụ thể mà không cần phải gõ lại trong dòng cc (carbon copy) mỗi khi soạn và gửi thư, hãy tạo một quy luật (rule) để Outlook tự động thực hiện việc này. Đây là một tính năng cực kỳ hữu ích khi bạn muốn những email trong hộp thư công việc của mình được tự động cc cho sếp hay những đồng nghiệp cùng nhóm làm việc để họ có thể nắm bắt công việc.


Trước hết, hãy chọn trình đơn Tools > Rules and Alerts và chọn New Rule để tạo một rule mới. Đánh dấu chọn Check message after sending, nhấn Next và Next một lần nữa, sau đó chọn Yes khi có hộp thoại thông báo “This rule will be applied to every message you send…”. Trong bước tiếp theo, chọn mục “Cc the message to people or distribution list” và hãy tạo một danh sách những địa chỉ email mà bạn muốn tự động cc mỗi khi gửi từ Outlook. Tiếp đó, nhấn Next hai lần và cuối cùng nhấn Finish để hoàn thành tạo rule.
Giờ đây, mỗi khi bạn soạn mới và gửi bất kỳ email nào từ tài khoản Outlook, ứng dụng sẽ tự động cc các email đó đến những địa chỉ mà bạn đã khai báo.

 

Tránh bỏ sót những Email quan trọng

 

Thủ thuật sau trong Microsoft Outlook được thiết kế để giúp người dùng tránh được tình trạng bỏ sót những email quan trọng. Với tính năng New Search Folder, người dùng thường xuyên nhận khối lượng lớn email hàng ngày vẫn có thể tìm kiếm và trả lời.


Để sử dụng tính năng này, trong Microsoft Outlook, hãy chọn trình đơn File > New > Search Folder. Trong hộp thoại New Search Folder vừa xuất hiện, kéo xuống dưới cùng danh sách và nhấn chọn “Create a custom Search Folder”. Đặt tên cho thư mục Search Folder trong khung Customize Search Folder rồi nhấn nút Choose ở bên cạnh để tùy biến thêm các điều kiện tìm kiếm mà bạn muốn đưa vào. Thực hiện theo các yêu cầu và nhập thông số phù hợp, cuối cùng nhấn OK. Bạn có thể tạo nhiều thư mục với các điều kiện khác nhau.


Sau khi hoàn thành, một Search Folder mới sẽ xuất hiện ở dưới cùng danh sách các hộp thư bên trái. Giờ đây, mỗi ngày bạn nên dành chút thời gian để kiểm tra thư mục này và đảm bảo không bỏ sót bất kỳ email nào từ sếp hay những khách hàng quan trọng.

 

Quản lý Email dễ dàng qua màu sắc

 

Hộp thư của bạn có quá nhiều email từ nhiều người gửi khác nhau, với cách “tô màu” email này, bạn có thể dễ dàng phân biệt những email cần tìm bằng những màu sắc khác nhau theo qui định của riêng mình.


Đầu tiên, hãy nhấn vào email cần tô màu và chọn trình đơn Tools > Organize. Một cửa sổ Ways to Organize Inbox sẽ xuất hiện ngay trên hộp thư Inbox. Chọn thẻ Using Color ở bên trái cửa sổ này, chọn màu tương ứng mà bạn muốn hiển thị với những email từ người gửi này và nhấn nút Apply Color. Bạn cũng có thể đặt màu khác cho những địa chỉ email còn lại với cách tương tự.

TIN LIÊN QUAN

Hẹn giờ gửi email tiện lợi, đơn giản trên Outlook

Khi bạn muốn soạn email trước và gửi sau đó, hãy lên lịch ngày và giờ để gửi tin nhắn. Việc này sẽ trở nên dễ dàng hơn trên Outlook khi nó tự động gửi thư theo lịch biểu của bạn và di chuyển chúng từ Hộp thư đi đến thư mục Mục đã Gửi.

Mách bạn bí quyết làm việc hiệu quả trên Outlook

Với việc cung cấp nhiều tính năng hấp dẫn, Outlook đã được nhiều người dùng lựa chọn so với những nền tảng email khác. Bài viết này sẽ cung cấp một số mẹo và thủ thuật hữu ích để bạn có thể sử dụng Outlook một cách hiệu quả.

Cách sửa lỗi Outlook There is no email program associated Windows 10

Trong quá trình sử dụng Outlook trên Windows 10, việc gặp phải mỗi số lỗi sẽ thường xuyên xảy ra, trong đó có There is no email program associated to perform the requested action.

Cách lấy lại mật khẩu Outlook bị quên

Mật khẩu Outlook hay còn gọi là tài khoản Microsoft giúp bạn thực hiện các tác vụ của Microsoft. Tầm quan trọng của tài khoản Outlook là không nhỏ, cho nên sẽ là một thảm họa nếu bạn quên mật khẩu Outlook. Hãy tìm hiểu cách lấy lại mật khẩu Outlook

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2010 cực đơn giản với 7 bước

Microsoft Outlook 2010 tuy ra mắt khá lâu nhưng hiện nay vẫn được sử dụng phổ biến. Ở bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2010 chi tiết nhất dành cho bạn. Cách cài đặt Outlook 2010 Trước hết, nếu máy bạn chưa có bộ cài đặt

Danh sách 80 phím tắt hữu ích trong Microsoft Outlook

Công việc của bạn có thường xuyên phải kiểm tra và phản hồi hàng loạt email mỗi ngày không? Nếu bạn hay dựa vào Microsoft Outlook để xử lý email hàng ngày thì chắc chắn cần biết các phím tắt dưới đây để tăng tốc công việc trên Microsoft Outlook

Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng outlook cho người mới bắt đầu

Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft được sử dụng rộng rãi tại các cơ quan, doanh nghiệp trên toàn thế giới. Bạn đã biết Outlook là gì chưa? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu Outlook, cách cài đặt và sử dụng cho người mới bắt đầu

Hướng dẫn tải ứng dụng Outlook trên iPhone

Ứng dụng Microsoft Outlook có trên cả nền tảng Android và iOS, là ứng dụng email miễn phí giúp bạn hoàn thành công việc mọi lúc mọi nơi. Outlook hiện đã có lượng người dùng lớn trên các thiết bị di động và bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách

THỦ THUẬT HAY

Cách live stream video lên Facebook không cần Open Broadcaster Software

Để có thể live stream lên Facebook, người dùng buộc phải cài đặt phần mềm Open Broadcaster Software. Tuy nhiên có một công cụ giúp bạn có thể live stream video bất kỳ, video Youtube, link torrent, sopcast lên Facebook

Gộp chung ứng dụng Messenger vào Facebook trên iPhone

Việc Facebook tách riêng tính năng nhắn tin, chat với bạn bè thành một ứng dụng Messenger trên điện thoại vừa gây tốn bộ nhớ vừa không tiện khi sử dụng

Dịch văn bản siêu nhanh bằng camera trên Android

Đã bao giờ bạn gặp một bảng thông báo bằng tiếng Anh khi đi du lịch và không thể dịch được? Đừng lo, với cập nhật mới nhất từ ứng dụng Google Dịch, bạn đã có thể chụp trực tiếp từ điện thoại đoạn văn bản để dịch mà

Smartphone thể hiện màu sắc trên màn hình như thế nào, Android 8 có thể làm gì để màu đúng hơn?

Màu mà mắt bạn nhìn thấy được tạo thành từ 3 yếu tố: Hue (sắc độ), Saturation (bão hòa màu) và Brilliance (độ sáng). Người ta thường viết tắt 3 yếu tố này thành chữ HSB.

Cách tăng hiệu suất YouTube trong Microsoft Edge trên Windows 10

Youtube đã được cập nhật lên giao diện mới, tuy nhiên hiệu suất đã trở nên kém đi trên Firefox và Microsoft Edge. Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này là quay trở về giao diện ban đầu.

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đánh giá camera Huawei Nova 3e: Khả năng chụp hình ấn tượng với giá 7 triệu đồng

Điểm qua thông số phần cứng camera của máy. Nova 3e được trang bị camera kép phía sau với một cảm biến 16MP khẩu độ f/2.2 và một camera 2MP phục vụ cho việc chụp chân dung xóa phông chất lượng hơn. Trong khi đó ở phía

Đánh giá hiệu năng OPPO F1s: Hoàn hảo trong mọi trải nghiệm

Là chiếc điện thoại mới nhất đến từ OPPO, OPPO F1s không chỉ có camera chất lượng mà còn mang đến hiệu năng hoàn hảo trong mọi trải nghiệm.

Đánh giá chi tiết Meizu M5: Thách thức lớn ở phân khúc giá rẻ

Hôm nay hãy cùng FPTShop đánh giá chi tiết về Meizu M5, chiếc smartphone giá rẻ hứa hẹn sẽ gây bão thị trường trong thời gian sắp tới