Mách bạn bí quyết làm việc hiệu quả trên Outlook
Dù muốn hay không, email có lẽ là một phần quan trọng trong cuộc sống của bạn. Outlook đã thuyết phục lượng người dùng lớn sử dụng nhờ dịch vụ được coi là tốt nhất thế giới hiện nay. Bằng cách quản lý và kết hợp mail, lịch và danh bạ, làm việc với Outlook sẽ trở nên dễ dàng.
Với một số bí quyết dưới đây, bạn sẽ làm việc và quản lý với Outlook một cách hiệu quả hơn:
Bật hộp thư ưu tiên
Hộp thư ưu tiên là tính năng sẽ giúp bạn phân loại hộp thư đến tốt hơn, nó sẽ ưu tiên các thư quan trọng với bạn. Để bật hộp thư đến ưu tiên (Focused inbox), hãy làm theo các bước sau:
1. Vào Outlook và đăng nhập tài khoản của bạn
2. Truy cập Settings ở góc trên bên phải màn hình.
3. Bật Focused Inbox.
Sau khi Bật, Hộp thư đến của bạn sẽ chia làm hai: Tab Focused (Ưu tiên) và Tab Other (Khác). Hộp thư đến Ưu tiên chứa các email quan trọng, các email còn lại sẽ được lưu trữ tại hộp thư Khác.
Các phím tắt nhanh
Với những công việc hàng ngày trên Outlook, bạn phải thường xuyên gửi email, reply email hoặc các thao tác khác. Để tiết kiệm thời gian, bạn có thể sử dụng các phím tắt:
Alt + S: Gửi email.
Ctrl + R: Reply email
Alt + R: trả lời tất cả trong email hoặc chuyển sang tuần xem lịch làm việc.
Alt + W: email chuyển tiếp hoặc chuyển đổi sang chế độ xem lịch hàng tuần.
Ctrl + G: mở 'Đến ngày' hộp thoại để nhảy vào bất kỳ ngày trong lịch.
Ngoài ra, bạn có thể dễ dàng chuyển đổi giữa email, lịch, danh bạ và các mục khác trong trong danh mục chuyển hướng, bạn có thể sử dụng Ctrl + số vị trí mục.
Tạo mục mới từ Clipboard
Sao chép bất kỳ văn bản hoặc đoạn văn bản nào từ Clipboard của bạn, sau đó trên Outlook bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + V. Outlook sẽ tạo một hộp thư mới (hoặc note bất kỳ mục nào đó, phụ thuộc vào thư mục bạn đang xem) có văn bản, đoạn văn bản mà bạn vừa dán.
Sử dụng email templates
Đối với những email được gửi nhiều lần và bạn thường gửi, bạn có thể lưu các email làm template để những lần sau không phải viết email tương tự. Để làm điều này, chọn File > Save As ...> Outlook template.
Nếu muốn sử dụng các templates, bạn chọn New Items > Chọn mẫu ... và xem trong mục User Templates in File System để tìm template bạn đã lưu.
Tạo thư mục tìm kiếm cho các email quan trọng
Với những email mang tính chất quan trọng với công việc của bạn, bạn nên tạo một thư mục tìm kiếm riêng. Chọn vào Search Folders trong Menu điều hướng ở khung bên trái, chọn New Search Folder, sau đó thực hiện theo các bước hướng dẫn trên màn hình hoặc bạn có thể thiết lập tùy chỉnh riêng.
Lưu các note Outlook, sự kiện,... trên màn hình Desktop
Không chỉ có email trong Outlook mới có thể lưu ra ngoài màn hình Desktop, bạn có thể lưu cả các sự kiện, lịch họp, note, danh bạ... trên màn hình Desktop hoặc một thư mục Windows (thư mục cá nhân chẳng hạn) để truy cập nhanh hơn ở những lần sau. Click đúp chuột vào các mục (ngay cả khi Outlook không mở), ngay lập tức các mục bạn lưu sẽ được mở trong Outlook.
Giới hạn thông báo trên màn hình Desktop
Nhận nhiều thông báo email có thể gây phiền toái và mất tập trung, nhưng bạn không muốn bỏ lỡ những thông báo quan trọng, Outlook có thể giải quyết điều này. Đầu tiên bạn tắt hết thông báo trên màn hình Desktop trong mục Mail Options, sau đó tạo Rule trên Outlook chỉ nhận thông báo thư, email từ một người cụ thể nào đó gửi cho bạn.
Tận dụng Quick Steps
Quick Steps là tính năng giúp bạn có thể sử dụng những phím tắt này để di chuyển các email đến một thư mục cụ thể và đánh dấu là thư đã đọc hoặc chuyển tiếp email và đánh dấu các email cùng một lúc.
Bây giờ bạn đã biết một số mẹo để có thể tổ chức Outlook một cách chuyên nghiệp. Tất cả các mẹo trong bài viết này đều là những điều cơ bản mà hầu hết mọi người mới sử dụng nên biết để sử dụng Outlook hiệu quả hơn.
TIN LIÊN QUAN
Hướng dẫn tải ứng dụng Outlook trên iPhone
Ứng dụng Microsoft Outlook có trên cả nền tảng Android và iOS, là ứng dụng email miễn phí giúp bạn hoàn thành công việc mọi lúc mọi nơi. Outlook hiện đã có lượng người dùng lớn trên các thiết bị di động và bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách
Cách lấy lại mật khẩu Outlook bị quên
Mật khẩu Outlook hay còn gọi là tài khoản Microsoft giúp bạn thực hiện các tác vụ của Microsoft. Tầm quan trọng của tài khoản Outlook là không nhỏ, cho nên sẽ là một thảm họa nếu bạn quên mật khẩu Outlook. Hãy tìm hiểu cách lấy lại mật khẩu Outlook
Cách sửa lỗi Outlook There is no email program associated Windows 10
Trong quá trình sử dụng Outlook trên Windows 10, việc gặp phải mỗi số lỗi sẽ thường xuyên xảy ra, trong đó có There is no email program associated to perform the requested action.
Hẹn giờ gửi email tiện lợi, đơn giản trên Outlook
Khi bạn muốn soạn email trước và gửi sau đó, hãy lên lịch ngày và giờ để gửi tin nhắn. Việc này sẽ trở nên dễ dàng hơn trên Outlook khi nó tự động gửi thư theo lịch biểu của bạn và di chuyển chúng từ Hộp thư đi đến thư mục Mục đã Gửi.
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2010 cực đơn giản với 7 bước
Microsoft Outlook 2010 tuy ra mắt khá lâu nhưng hiện nay vẫn được sử dụng phổ biến. Ở bài viết này chúng tôi sẽ hướng dẫn sử dụng Microsoft Outlook 2010 chi tiết nhất dành cho bạn. Cách cài đặt Outlook 2010 Trước hết, nếu máy bạn chưa có bộ cài đặt
Hướng dẫn cách cài đặt và sử dụng outlook cho người mới bắt đầu
Outlook là phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft được sử dụng rộng rãi tại các cơ quan, doanh nghiệp trên toàn thế giới. Bạn đã biết Outlook là gì chưa? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu Outlook, cách cài đặt và sử dụng cho người mới bắt đầu
Những cách khắc phục lỗi tìm kiếm trên Outlook hiệu quả mà bạn nên biết
Chức năng tìm kiếm của ứng dụng email Outlook là một công cụ hữu ích, cho phép người dùng tìm kiếm thông tin cụ thể trong một email bằng cách sử dụng toán tử tìm kiếm dành riêng cho Outlook. Nếu chức năng tìm kiếm của Outlook không hoạt động, có
Hướng dẫn cách đăng xuất khỏi Outlook trên máy tính và thiết bị di động đơn giản nhất
Trước khi bạn có thể thực hiện bất kỳ điều gì trong Microsoft Outlook, bạn sẽ cần biết cách đăng nhập và đăng xuất khỏi tài khoản email của bạn. Đăng nhập tương đối đơn giản, nhưng khi bạn muốn thoát khỏi tài khoản, bạn có thể gặp khó khăn khi làm
THỦ THUẬT HAY
Mua phần mềm bản quyền giá rẻ giảm tới 60% và nhiều khuyến mại tại Goodoffer24.com
Goodoffer24.com là một trang mua sắm mới dành cho máy tính cá nhân, phần mềm và thẻ trả tiền trước trong bảng điều khiển; chuyên cung cấp những công cụ hỗ trợ cho việc truy cập an toàn và nhanh chóng nhiều nội dung
Hướng dẫn đăng xuất tài khoản Google trên các thiết bị
Bạn đang dùng tài khoản Google cho một số công việc của mình, nhưng liệu bạn có biết cách thoát, đăng xuất tài khoản này trên các thiết bị ấy không?
Kích hoạt bản quyền số Windows 10 Pro 1803 vĩnh viễn
Bản quyền số (Digital license) là một trong những hình thức kích hoạt bản quyền hợp lệ được Microsoft công nhận, trong đó có cả kích hoạt bản quyền số đính kèm theo tài khoản Microsoft lẫn đính kèm theo máy tính.
Cách khắc phục lỗi DistributedCOM 10016 trên Windows 10
Lỗi DistributedCOM 10016 là một vấn đề Windows phổ biến. Nhưng lỗi này là gì và làm thế nào để có thể sửa lỗi này? Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu
Bản Update Windows 10 với biểu đổ sử dụng Pin của Laptop trực quan hơn
Bản cập nhật tiếp theo dành cho Windows 10 có thể đi kèm với một tính năng mới giúp người dùng có thể xem được biểu đồ phân tích sử dụng Pin trong ứng dụng Setting để biết được mức sử dụng Pin hàng ngày cũng như
ĐÁNH GIÁ NHANH
Đánh giá nhanh tai nghe AKG kèm Galaxy S8: Vẫn chưa như mong đợi
Trong sự kiện ra mắt vừa qua, ngoài tâm điểm là chiếc Galaxy S8 với vẻ ngoài mê hoặc, người dùng có thể sẽ quan tâm hơn đến phụ kiện kèm theo của...
Đánh giá 2 bom tấn Galaxy Note 7 và iPhone 7 Plus ngay từ những tin đồn
Dù phải còn vài tháng nữa, 'hai bom tấn' của nửa cuối năm 2016 gồm Galaxy Note 7 và iPhone 7 Plus mới được Samsung với Apple chính thức giới thiệu. Tuy nhiên, ở thời điểm hiện tại, toàn bộ thông số kỹ thuật của hai máy
Đánh giá chi tiết Mobiistar Zumbo S2: lựa chọn sáng giá trong phân khúc dưới 4 triệu đồng
Có thể nói, Mobiistar là thương hiệu điện thoại Việt thành công nhất đến thời điểm hiện tại. Được đông đảo người dùng biết đến với những sản phẩm thiết kế đẹp, đánh đúng xu hướng của giới trẻ và đặc biệt mức giá phù