Những lời khuyên về tạo chữ ký Email trong Doanh nghiệp

Theo tính toán, trung bình một nhân viên văn phòng gửi đi 40 email/ngày – tương đương với việc mỗi người có 40 cơ hội để 'marketing' bản thân' và doanh nghiệp trong mỗi email cá nhân mà mình gửi cho người khác. Ngày nào cũng như vậy.

Thế nhưng, nhiều người chẳng hề quan tâm tới việc tạo chữ ký. Họ để cơ hội thể hiện mình là ai, kết nối với mọi người và quảng bá hình ảnh bản thân qua đi một cách dễ dàng. Thực tế, một số người còn chẳng quan tâm tới đó là cái gì nữa.

Bạn có biết chữ ký là nơi để khách hàng tìm thấy thông tin họ cần – có thể là về bạn, về tổ chức của bạn hoặc là một thứ gì đó có liên quan đến bạn không?

Tuy nhiên, có chữ ký thôi chưa đủ. Bởi lẽ, nó không đơn giản chỉ cần đặt tên và thêm vào một vài thông tin liên quan như số điện thoại hay địa chỉ nhà là được. Chữ ký email chuyên nghiệp còn mang đến cho bạn nhiều lợi ích tuyệt vời mà nếu không có sự đầu tư thì bạn chẳng thể nào tận dụng được. Ngoài ra, cũng cần lưu ý là nếu cố nhồi nhét thông tin thì chữ ký cũng chẳng hề 'pro' tí nào, thậm chí còn khiến khách hàng cảm thấy như bạn đang cố tình 'spam' vậy.

Dưới đây là một vài lời khuyên tạo chữ ký email chuyên nghiệp để bạn tham khảo.

1. Sử dụng màu sắc đơn giản, nhất quán

Khả năng nhận biết hiệu quả nhất khi nó có tính nhất quán và chữ ký email cũng cần như vậy. Việc thêm màu sắc vào chữ ký sẽ khiến khu vực này trở nên nổi bật hơn, tuy nhiên, hãy chắc chắn là chỉ thêm một hoặc hai màu khác và sử dụng màu tối cho phần text.


Những lời khuyên về tạo chữ ký Email trong Doanh nghiệp

Sử dụng các kiểu highlight thật tinh tế để hài hòa với logo và tên tổ chức. Trong chữ ký email của Brittany Hodak, bạn có thể thấy biểu tượng của các mạng xã hội có màu xanh nước biển giống với logo ZinePak.

2. Sử dụng Hierarchy trong thiết kế

Một thiết kế tốt phải thể hiện được thông tin trên một bố cục dễ hiểu và dễ nhận diện nhất. Bởi vì chữ ký email là một danh sách các thông tin chính về bạn nên sử dụng hierarchy (phương pháp thiết kế từ trên xuống) để thu hút ánh mắt người đọc vào điều mà bạn muốn họ đọc đầu tiên là cách rất thú vị.


Sử dụng font chữ lớn cho tên của bạn để tăng sự chú ý của người đọc, đồng thời chọn lọc các thông tin quan trọng cần in đậm và làm nổi bật bằng màu sắc như chữ ký mẫu trên đây.

3. Tạo nút Call To Action (và thường xuyên cập nhật)

Một trong những thứ nhỏ nhất mà bạn có thể thêm vào chữ ký đó là nút Call To Action (CTA - lời kêu gọi hành động). CTA nên đơn giản, được cập nhật thường xuyên, không quá huênh hoang và hài hòa với phong cách email, khiến chúng giống như lời tái bút hơn là 'rủ rê' người dùng mua hàng. Khi mục tiêu kinh doanh thay đổi thì CTA cũng cần có sự thay đổi cho phù hợp. Như ví dụ dưới đây, Chelsea Hunersen đã thay đổi CTA khi kênh truyền thông của cô thay đổi (từ Twitter sang Slack).



Các liên kết video cần phải thật sự nổi bật vì một số Email Client như Gmail sẽ hiển thị ảnh thu nhỏ (thumbnail) của video ngay dưới chữ ký.


4. Thêm các biểu tượng xã hội vào chữ ký

Tài khoản mạng xã hội là phần rất quan trọng vì nó sẽ kích thích người dùng truy cập vào tài khoản của bạn và khám phá xem thử điều bạn quan tâm là gì. Đây là lý do tại sao mà việc thêm các liên kết tới các kênh truyền thông này là điều không nên bỏ qua, không chỉ củng cố cho thương hiệu cá nhân của bạn mà còn giúp mọi người có thể tìm ra những cách mới để liên hệ và theo dõi bạn.

Ngoài ra, hành động này còn giúp tăng lượng traffic cho nội dung trực tuyến nếu bạn sử dụng liên kết tới các nội dung dó. Do vậy, nếu thêm các biểu tượng vào chữ ký thì hãy đảm bảo cập nhật Profile trên các kênh này thường xuyên và luôn khiến 'tường' của bạn thật hấp dẫn với các nội dung có tính lan truyền.


Tại sao lại nên sử dụng icon thay vì dán link như bình thường? Bởi vì các biểu tượng dễ nhận dạng hơn và chúng cũng nổi bật hơn so với phần text còn lại. Theo một nghiên cứu của Neoman Studios thì con người chỉ mất khoảng 150 phần triệu giây để xử lý một biểu tượng và 100 phần triệu giây để giải mã ý nghĩa của nó. Đây thực sự là một quá trình siêu nhanh. Ngoài ra, sử dụng icon cũng giúp tiết kiệm không gian để thêm các thông tin khác.


Ngoài ra, nếu có nhiều tài khoản mạng xã hội thì chỉ nên thêm tối đa khoảng 8 icon vào chữ ký mà thôi. Hãy tập trung vào những kênh mà có khả năng sẽ hữu ích với việc xây dựng thương hiệu cá nhân của bạn hoặc có lợi cho kinh doanh.

5. Các liên kết phải theo dõi được (trackable)

Thêm một vài link vào chữ ký email, bao gồm cả nút CTA và icon mạng xã hội. Tuy nhiên, quả thật là có ai click vào chúng không?

Để nắm được liệu rằng các liên kết trong chữ ký có thực sự thu hút các hành động nhấp chuột và tạo ra ảnh hưởng thì bạn phải khiến các liên kết này có thể theo dõi được - giống như lúc bạn sử dụng các đường link trong email. Ngoài ra, thi thoảng bạn cũng nên thay đổi định dạng chữ ký hoặc nút CTA để tăng số lượng Click.

6. Tạo khoảng cách

Mặc dù việc thêm quá nhiều thông tin vào chữ ký không phải là ý tưởng hay, tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo 'vách ngăn' như chữ ký dưới đây để khiến nó trở nên đơn giản hơn mà vẫn đảm bảo truyền tải hết các nội dung mong muốn.


Cách này rất hữu ích khi bạn muốn phân chia các loại thông tin khác nhau như tên và thông tin liên hệ, logo, nút CTA hoặc disclaimer (lời tuyên bố không chịu trách nhiệm).

7. Thêm mã quốc gia vào số điện thoại


Nếu bạn có các đối tác, khách hàng, đồng nghiệp hoặc bạn bè là người nước ngoài thì việc thêm mã nước vào số điện thoại liên hệ là điều rất cần thiết.

8. Thiết kế chữ ký phải thân thiện với thiết bị di động

Theo một phân tích được thực hiện bởi Litmus khảo sát hơn 1 tỷ lần mở email khác nhau thì 56% số email này được mở trên điện thoại chỉ trong tháng 4 năm 2016. Con số này tăng 8% so với cùng kỳ năm ngoái. Càng nhiều người đọc email trên điện thoại thì bạn cần phải cẩn thận hơn khi viết email, bao gồm cả việc tạo chữ ký.


Điều cốt yếu nhất nếu muốn tạo một chữ ký thân thiện với các trải nghiệm trên di động đó là nó phải dễ đọc dễ truy cập; đảm bảo cỡ chữ phải đủ lớn để đọc dễ dàng trên các thiết bị có màn hình nhỏ, đồng thời các liên kết và nút cũng phải như vậy.

Cuối cùng, sau khi đã thiết kế được một chữ ký như ý muốn, hãy kiểm tra sự hài hòa của nó trên các Email Client khác nhau. Chẳng hạn, Microsoft Outlook không nhận dạng được hình ảnh nền trong khi một số email khác không load được ảnh một cách mặc định.


Cập nhật: 02/07/2016 Vân Anh - Theo Hubspot
Từ khoá : khuy, email, chuy, nghi

TIN LIÊN QUAN

Cách viết Email, thư điện tử bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Viết Email bằng tiếng Việt đã là một điều khó, viết Email bằng tiếng Anh sẽ càng khó hơn, vì vậy, cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ là một phần kiến thức hữu ích giúp các bạn có thể hoàn thiện khả năng tiếng Anh của mình lên từng ngày.

10 lưu ý để viết một email chuyên nghiệp

Bạn đã biết cách viết email chuyên nghiệp chưa? Soạn email tưởng chừng như là một việc rất đơn giản nhưng nhiều người lại mắc phải những lỗi cơ bản nhất.

Đăng ký Email doanh nghiệp tại nhà cung cấp Microsoft

Thời điểm hiện tại nhà cung cấp GoogleBusiness chính thức thu phí đối với các Email theo tên miền ten@tendoanhnghiep.com, với khoản thu phí khá lớn thì những Webmaster nhỏ lẻ không thể nào trích ra duy trì những tiện ích nổi tiếng của nhà cung cấp

Cách thêm email bổ sung cho ứng dụng FaceTime và Messages trên iOS 11

Việc sử dụng iMessages hoặc FaceTime trên iPhone là lựa chọn khá tuyệt để giữ liên lạc với đồng nghiệp, người mua hoặc người bán khi dịch vụ nhắn tin như Slack đang dần xuống cấp. Tuy nhiên, không phải ai cũng muốn chia sẻ số điện thoại và email

Cách ẩn địa chỉ Email(Hide My Email)trên iOS 15 để hạn chế thư rác

Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là tính năng mới trên iOS 15, giúp bạn ẩn địa chỉ email thật và tích hợp với dịch vụ iCloud+. Sau đây là cách ẩn địa chỉ email trên iOS 15...

Mẹo lấy lại nhanh email bị xóa trên iPhone

Nếu chẳng may bạn lỡ tay xóa mất một email quan trọng trong ứng dụng Mail trên điện thoại iPhone thì cũng đừng lo lắng quá vì vẫn có thể lấy lại được.

10 kiểu gửi email gây “ức chế” cần bỏ ngay lập tức

Email “phao cứu sinh” trong nhiều tình huống kinh doanh nhưng đây không phải là sự lựa chọn thích hợp để bạn có thể gửi bất cứ thứ gì bạn muốn.

Cách ẩn địa chỉ Email trên iOS 15 cực đơn giản để tránh bị trường hợp spam nội dung quảng cáo

iOS 15 sở hữu nhiều tính năng mới mà Apple mang lại cho người dùng và Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là một trong số đó. Tính năng này sẽ giúp bạn chặn đi những thư với nội dung spam, quảng cáo.

THỦ THUẬT HAY

Cách soạn thảo bằng giọng nói với ứng dụng Speechnotes

Với ứng dụng Speechnotes – Speech To Text, bạn có thể soạn thảo như một phần mềm soạn thảo văn bản thông thường hoặc đặc biệt hơn là nhập văn bản bằng giọng nói với hơn 100 ngôn ngữ, trong đó có tiếng Việt.

Chuyển ảnh nhanh giữa iPhone với các thiết bị khác không cần cắm dây

Bạn có bao giờ cảm thấy phiền phức khi mỗi lần cần chuyển ảnh từ iPhone sang máy tính hay từ iPhone sang một iPhone khác không?...

12 bước để pivot startup

Nếu nhiều startup thực hiện pivot thì có lẽ đã có nhiều startup tồn tại hơn. Pivot là một bí mật để tồn tại. Học cách pivot sẽ giúp bạn cứu startup của mình khỏi thất bại và tiếp tục phát triển trong thời gian dài.

Hướng dẫn cách giảm dung lượng PDF Online không mất tiền

File PDF dung lượng lớn ảnh hưởng khá nhiều đến quá trình chia sẻ. Tuy nhiên, nếu biết cách giảm dung lượng PDF Online thì việc chia sẻ file cho mọi người sẽ trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Trong bài viết này Viettel

Hướng dẫn xem mật khẩu đã lưu trên Chrome cho Android

Cuối cùng người dùng Android cũng được bổ sung tính năng xem mật khẩu đã lưu, vốn quá quen thuộc trên Chrome máy tính. Chỉ cần cập nhật lên Chrome 62 bạn sẽ xem được mọi mật khẩu đã lưu ngay trong ứng dụng, thay vì

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đánh giá HP ProBook 450 G3: Đâu phải cứ "doanh nhân" là đắt tiền

Thiết kế bền bỉ với tiêu chuẩn quân đội, màn hình lớn kết hợp với nhiều công nghệ bảo mật, HP ProBook 450 G3 xứng đáng là một chiếc laptop doanh nhân cao cấp.

Camera kép 12MP + 13MP ống kính Zeiss, Nokia 8.1 liệu có chụp ảnh và quay phim tuyệt vời?

Nokia 8.1 là chiếc smartphone kế thừa thành công của Nokia 7 Plus, cũng là sản phẩm cuối cùng của Nokia trong năm 2018. Với camera kép 12MP + 13MP ống kính Zeiss, liệu chiếc smartphone này chụp ảnh và quay phim có tuyệt

Bắt trọn mọi khoảnh khắc lung linh với camera chống rung OIS trên Galaxy A52s 5G

Trang bị những công nghệ hàng đầu mà vô cùng thiết thực, Galaxy A52s 5G với camera chính chống rung quang học OIS và Chụp một chạm, giúp lưu giữ khoảnh khắc đắt giá chỉ với một lần nhấn chụp. Tiên phong camera chống