Những lời khuyên về tạo chữ ký Email trong Doanh nghiệp
Theo tính toán, trung bình một nhân viên văn phòng gửi đi 40 email/ngày – tương đương với việc mỗi người có 40 cơ hội để 'marketing' bản thân' và doanh nghiệp trong mỗi email cá nhân mà mình gửi cho người khác. Ngày nào cũng như vậy.
Thế nhưng, nhiều người chẳng hề quan tâm tới việc tạo chữ ký. Họ để cơ hội thể hiện mình là ai, kết nối với mọi người và quảng bá hình ảnh bản thân qua đi một cách dễ dàng. Thực tế, một số người còn chẳng quan tâm tới đó là cái gì nữa.
Bạn có biết chữ ký là nơi để khách hàng tìm thấy thông tin họ cần – có thể là về bạn, về tổ chức của bạn hoặc là một thứ gì đó có liên quan đến bạn không?
Tuy nhiên, có chữ ký thôi chưa đủ. Bởi lẽ, nó không đơn giản chỉ cần đặt tên và thêm vào một vài thông tin liên quan như số điện thoại hay địa chỉ nhà là được. Chữ ký email chuyên nghiệp còn mang đến cho bạn nhiều lợi ích tuyệt vời mà nếu không có sự đầu tư thì bạn chẳng thể nào tận dụng được. Ngoài ra, cũng cần lưu ý là nếu cố nhồi nhét thông tin thì chữ ký cũng chẳng hề 'pro' tí nào, thậm chí còn khiến khách hàng cảm thấy như bạn đang cố tình 'spam' vậy.
Dưới đây là một vài lời khuyên tạo chữ ký email chuyên nghiệp để bạn tham khảo.
1. Sử dụng màu sắc đơn giản, nhất quán
Khả năng nhận biết hiệu quả nhất khi nó có tính nhất quán và chữ ký email cũng cần như vậy. Việc thêm màu sắc vào chữ ký sẽ khiến khu vực này trở nên nổi bật hơn, tuy nhiên, hãy chắc chắn là chỉ thêm một hoặc hai màu khác và sử dụng màu tối cho phần text.

Sử dụng các kiểu highlight thật tinh tế để hài hòa với logo và tên tổ chức. Trong chữ ký email của Brittany Hodak, bạn có thể thấy biểu tượng của các mạng xã hội có màu xanh nước biển giống với logo ZinePak.
2. Sử dụng Hierarchy trong thiết kế
Một thiết kế tốt phải thể hiện được thông tin trên một bố cục dễ hiểu và dễ nhận diện nhất. Bởi vì chữ ký email là một danh sách các thông tin chính về bạn nên sử dụng hierarchy (phương pháp thiết kế từ trên xuống) để thu hút ánh mắt người đọc vào điều mà bạn muốn họ đọc đầu tiên là cách rất thú vị.

Sử dụng font chữ lớn cho tên của bạn để tăng sự chú ý của người đọc, đồng thời chọn lọc các thông tin quan trọng cần in đậm và làm nổi bật bằng màu sắc như chữ ký mẫu trên đây.
3. Tạo nút Call To Action (và thường xuyên cập nhật)
Một trong những thứ nhỏ nhất mà bạn có thể thêm vào chữ ký đó là nút Call To Action (CTA - lời kêu gọi hành động). CTA nên đơn giản, được cập nhật thường xuyên, không quá huênh hoang và hài hòa với phong cách email, khiến chúng giống như lời tái bút hơn là 'rủ rê' người dùng mua hàng. Khi mục tiêu kinh doanh thay đổi thì CTA cũng cần có sự thay đổi cho phù hợp. Như ví dụ dưới đây, Chelsea Hunersen đã thay đổi CTA khi kênh truyền thông của cô thay đổi (từ Twitter sang Slack).


Các liên kết video cần phải thật sự nổi bật vì một số Email Client như Gmail sẽ hiển thị ảnh thu nhỏ (thumbnail) của video ngay dưới chữ ký.

4. Thêm các biểu tượng xã hội vào chữ ký
Tài khoản mạng xã hội là phần rất quan trọng vì nó sẽ kích thích người dùng truy cập vào tài khoản của bạn và khám phá xem thử điều bạn quan tâm là gì. Đây là lý do tại sao mà việc thêm các liên kết tới các kênh truyền thông này là điều không nên bỏ qua, không chỉ củng cố cho thương hiệu cá nhân của bạn mà còn giúp mọi người có thể tìm ra những cách mới để liên hệ và theo dõi bạn.
Ngoài ra, hành động này còn giúp tăng lượng traffic cho nội dung trực tuyến nếu bạn sử dụng liên kết tới các nội dung dó. Do vậy, nếu thêm các biểu tượng vào chữ ký thì hãy đảm bảo cập nhật Profile trên các kênh này thường xuyên và luôn khiến 'tường' của bạn thật hấp dẫn với các nội dung có tính lan truyền.

Tại sao lại nên sử dụng icon thay vì dán link như bình thường? Bởi vì các biểu tượng dễ nhận dạng hơn và chúng cũng nổi bật hơn so với phần text còn lại. Theo một nghiên cứu của Neoman Studios thì con người chỉ mất khoảng 150 phần triệu giây để xử lý một biểu tượng và 100 phần triệu giây để giải mã ý nghĩa của nó. Đây thực sự là một quá trình siêu nhanh. Ngoài ra, sử dụng icon cũng giúp tiết kiệm không gian để thêm các thông tin khác.

Ngoài ra, nếu có nhiều tài khoản mạng xã hội thì chỉ nên thêm tối đa khoảng 8 icon vào chữ ký mà thôi. Hãy tập trung vào những kênh mà có khả năng sẽ hữu ích với việc xây dựng thương hiệu cá nhân của bạn hoặc có lợi cho kinh doanh.
5. Các liên kết phải theo dõi được (trackable)
Thêm một vài link vào chữ ký email, bao gồm cả nút CTA và icon mạng xã hội. Tuy nhiên, quả thật là có ai click vào chúng không?
Để nắm được liệu rằng các liên kết trong chữ ký có thực sự thu hút các hành động nhấp chuột và tạo ra ảnh hưởng thì bạn phải khiến các liên kết này có thể theo dõi được - giống như lúc bạn sử dụng các đường link trong email. Ngoài ra, thi thoảng bạn cũng nên thay đổi định dạng chữ ký hoặc nút CTA để tăng số lượng Click.
6. Tạo khoảng cách
Mặc dù việc thêm quá nhiều thông tin vào chữ ký không phải là ý tưởng hay, tuy nhiên, bạn cũng có thể tạo 'vách ngăn' như chữ ký dưới đây để khiến nó trở nên đơn giản hơn mà vẫn đảm bảo truyền tải hết các nội dung mong muốn.

Cách này rất hữu ích khi bạn muốn phân chia các loại thông tin khác nhau như tên và thông tin liên hệ, logo, nút CTA hoặc disclaimer (lời tuyên bố không chịu trách nhiệm).
7. Thêm mã quốc gia vào số điện thoại

Nếu bạn có các đối tác, khách hàng, đồng nghiệp hoặc bạn bè là người nước ngoài thì việc thêm mã nước vào số điện thoại liên hệ là điều rất cần thiết.
8. Thiết kế chữ ký phải thân thiện với thiết bị di động
Theo một phân tích được thực hiện bởi Litmus khảo sát hơn 1 tỷ lần mở email khác nhau thì 56% số email này được mở trên điện thoại chỉ trong tháng 4 năm 2016. Con số này tăng 8% so với cùng kỳ năm ngoái. Càng nhiều người đọc email trên điện thoại thì bạn cần phải cẩn thận hơn khi viết email, bao gồm cả việc tạo chữ ký.

Điều cốt yếu nhất nếu muốn tạo một chữ ký thân thiện với các trải nghiệm trên di động đó là nó phải dễ đọc và dễ truy cập; đảm bảo cỡ chữ phải đủ lớn để đọc dễ dàng trên các thiết bị có màn hình nhỏ, đồng thời các liên kết và nút cũng phải như vậy.
Cuối cùng, sau khi đã thiết kế được một chữ ký như ý muốn, hãy kiểm tra sự hài hòa của nó trên các Email Client khác nhau. Chẳng hạn, Microsoft Outlook không nhận dạng được hình ảnh nền trong khi một số email khác không load được ảnh một cách mặc định.
Cập nhật: 02/07/2016 Vân Anh - Theo Hubspot
TIN LIÊN QUAN
Cách viết Email, thư điện tử bằng tiếng Anh chuyên nghiệp
Viết Email bằng tiếng Việt đã là một điều khó, viết Email bằng tiếng Anh sẽ càng khó hơn, vì vậy, cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ là một phần kiến thức hữu ích giúp các bạn có thể hoàn thiện khả năng tiếng Anh của mình lên từng ngày.
10 lưu ý để viết một email chuyên nghiệp
Bạn đã biết cách viết email chuyên nghiệp chưa? Soạn email tưởng chừng như là một việc rất đơn giản nhưng nhiều người lại mắc phải những lỗi cơ bản nhất.
Đăng ký Email doanh nghiệp tại nhà cung cấp Microsoft
Thời điểm hiện tại nhà cung cấp GoogleBusiness chính thức thu phí đối với các Email theo tên miền ten@tendoanhnghiep.com, với khoản thu phí khá lớn thì những Webmaster nhỏ lẻ không thể nào trích ra duy trì những tiện ích nổi tiếng của nhà cung cấp
Cách thêm email bổ sung cho ứng dụng FaceTime và Messages trên iOS 11
Việc sử dụng iMessages hoặc FaceTime trên iPhone là lựa chọn khá tuyệt để giữ liên lạc với đồng nghiệp, người mua hoặc người bán khi dịch vụ nhắn tin như Slack đang dần xuống cấp. Tuy nhiên, không phải ai cũng muốn chia sẻ số điện thoại và email
Cách ẩn địa chỉ Email(Hide My Email)trên iOS 15 để hạn chế thư rác
Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là tính năng mới trên iOS 15, giúp bạn ẩn địa chỉ email thật và tích hợp với dịch vụ iCloud+. Sau đây là cách ẩn địa chỉ email trên iOS 15...
Mẹo lấy lại nhanh email bị xóa trên iPhone
Nếu chẳng may bạn lỡ tay xóa mất một email quan trọng trong ứng dụng Mail trên điện thoại iPhone thì cũng đừng lo lắng quá vì vẫn có thể lấy lại được.
10 kiểu gửi email gây “ức chế” cần bỏ ngay lập tức
Email “phao cứu sinh” trong nhiều tình huống kinh doanh nhưng đây không phải là sự lựa chọn thích hợp để bạn có thể gửi bất cứ thứ gì bạn muốn.
Cách ẩn địa chỉ Email trên iOS 15 cực đơn giản để tránh bị trường hợp spam nội dung quảng cáo
iOS 15 sở hữu nhiều tính năng mới mà Apple mang lại cho người dùng và Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là một trong số đó. Tính năng này sẽ giúp bạn chặn đi những thư với nội dung spam, quảng cáo.
THỦ THUẬT HAY
Hướng dẫn bật chế độ nền tối khi gõ văn bản trên Google Docs
Hiện nay chế độ nền tối cho văn bản khi soạn thảo chưa được tích hợp trực tiếp cho công cụ soạn thảo văn bản Google Docs của Google. Chính vì vậy để kích hoạt chế độ này bạn cần phải cài đặt thêm tiện ích mở rộng trên
Hướng dẫn chỉnh Rebuilding File trên Internet Download Manager
Khoảng thời gian dừng đó là lúc IDM ghép nối các file được chia nhỏ thành một file hoàn hảo để chúng ta sử dụng và quá trình ấy được gọi là Rebuilding File. Thời gian mà IDM Rebuilding File lâu hay nhanh sẽ tùy thuộc
Những lưu ý quan trọng khi lựa chọn mua iPhone đã qua sử dụng
Việc nhiều người mua iPhone cũ không còn là điều quá xa lạ với thị trường Việt Nam trong những năm trở lại đây. Sức hút từ sản phẩm của Apple đã khiến người tiêu dùng chấp nhận những rủi ro để sở hữu chúng. Nếu bạn
Cách phòng tránh và tiêu diệt mã độc đang lây lan trên Facebook Mesenger
Mã độc này được các chuyên gia bảo mật định danh với cái tên W32.FBCoinMiner.Worm, đây là một loại Trojan Horse sử dụng tài nguyên của máy tính để đào các loại tiền ảo.
3 Cách nâng tầm ảnh Chụp Thức Ăn với Canon EOS R
Chụp ảnh thức ăn là một trong những thể loại khó khăn nhất mà bạn cần nắm vững. Từ ánh sáng cho đến phong cách, và thậm chí sử dụng cả đạo cụ, chụp ảnh thức ăn nghĩa là kể chuyện bằng món ăn. Có 3 cách đơn giản để thêm
ĐÁNH GIÁ NHANH
Đánh giá Xiaomi Redmi Pro: Thiết kế cao cấp, camera tốt cấu hình mạnh mẽ
Xiaomi Redmi Pro nổi bật với thiết kế kim loại đẹp mắt, cấu hình phần cứng khủng, đặc biệt là cụm camera kép mang đến khả năng chụp ảnh tốt
Đánh giá Xiaomi Redmi Note 5A Prime - có “ngon - bổ - rẻ” với mức giá 4 triệu đồng?
Với cấu hình khá tốt nhờ con chip Snapdragon 435, 3GB RAM và đặc biệt là bộ đôi camera tới 13MP/16MP giúp cho Redmi Note 5A Prime trở thành một trong những chiếc smartphone nổi bật trong phân khúc 4 triệu đồng. Dưới đây
So sánh iPhone 13 Pro Max vs Google Pixel 6 Pro: Người tám lạng, kẻ nửa cân
Cùng so sánh iPhone 13 Pro Max và Google Pixel 6 Pro, hai chiếc điện thoại mới nhất của Google và Apple. Đâu sẽ là sự lựa chọn tối ưu hơn?