Email 'phao cứu sinh' trong nhiều tình huống kinh doanh nhưng đây không phải là sự lựa chọn thích hợp để bạn có thể gửi bất cứ thứ gì bạn muốn.

Khi gửi một email quá dài thì chỉ có rất ít người có khả năng đọc hay muốn đọc email đó và phản hồi cho bạn đúng thời điểm mà bạn muốn. Trừ khi người nhận yêu cầu bạn phải trình bày vấn đề một cách chi tiết bằng email, còn không, việc gửi email không phải là sự lựa chọn lý tưởng nhất.

Trong những trường hợp cần trình bày nhiều vấn đề thì hãy nói chuyện hoặc gặp gỡ trực tiếp. Bằng cách này, bạn, đồng nghiệp, khách hàng và nhà cung cấp có thể thảo luận với nhau một cách chi tiết từng khía cạnh thay vì người nhận sẽ phải lĩnh hội từng vấn đề một trong một email với rất nhiều chữ.

• 11 quy tắc viết email chuyên nghiệp mà ai cũng cần nhớ

Ngoài điểm trên, email còn dẫn tới nhiều hậu quả không mong muốn khi nội dung của bạn gửi được 'đính kèm' quá nhiều cảm xúc. Chẳng hạn như 10 tình huống dưới đây là vài trong số khá nhiều trường hợp điển hình thường khiến người nhận rất ức chế nếu bạn mở đầu bằng các cách như vậy.

Về tác giả: Bài viết được dịch lại từ chia sẻ của Liz Ryan - nhà sáng lập và CEO của Human Workplace.

1. Bạn mắc sai lầm rồi đấy!

Việc mở đầu email bằng một câu đại loại như 'Hey Boze, bạn đã mắc sai lầm với đơn hàng đó rồi đấy' không bao giờ là một ý tưởng tốt. Nếu bạn muốn khiến người mà bạn nghĩ là họ đã gặp rắc rối lo lắng thì một email không có nghi ngờ gì nữa, email sẽ giúp bạn hoàn thành mong muốn này. Tuy nhiên, hành động này có mang đến điều gì tốt đẹp không? Nếu muốn người khác thực sự lắng nghe bạn thì hãy lựa chọn cách khác để thảo luận vấn đề, đừng đổ lỗi.

2. Tôi không vui, tôi rất giận dữ hoặc tôi rất thất vọng về bạn

Gửi một email nói cho người khác biết bạn đang bị tổn thương, bị xúc phạm hay tức giận chưa bao giờ là một ý tưởng tốt. Thế nhưng, rất nhiều người vẫn làm điều này mỗi ngày. Thay vì như bậy, hãy lựa chọn giao tiếp 'mặt đối mặt' hoặc trò chuyện qua điện thoại hoặc Skype bất cứ khi nào có điều gì nhạy cảm hoặc mang tính cá nhân để nói và đó cũng là trách nhiệm của bạn cần phải làm vậy.

3. Bạn sai rồi

Nếu quan điểm của bạn khác với quan điểm của một trong các đồng nghiệp, điều đó không vấn đề gì. Một 'cuộc tranh luận có cảm xúc' là cách tuyệt vời để các ý tưởng có tính đột phá được đưa ra. Tuy nhiên, đừng bao giờ gửi một email có nội dung rằng 'bạn sai rồi' ngay cả khi bạn cảm thấy người đồng nghiệp của mình đúng như vậy hay bạn có những bằng chứng xác đáng để bảo vệ quan điểm của mình.

Khi bạn nói 'bạn sai rồi' có nghĩa là bạn đang nói 'tôi thà giành chiến thắng trong cuộc tranh luận hôm nay hoặc thất bại bằng cách khiến mối quan hệ của tôi với đồng nghiệp trở nên tồi tệ còn hơn là dành thời gian để giải thích quan điểm của tôi trong khi phải tôn trọng ý kiến của những người khác'.

4. Bạn rõ ràng đã không đọc tin nhắn của tôi - hãy đọc lại lần nữa đi

Khi người nhận không đọc email bạn gửi, đó quả là điều rất khó chịu. Tuy nhiên, việc gửi một email có nội dung là 'rõ ràng, bạn đã không đọc tin nhắn của tôi' không phải là một chiến lược xây dựng đội nhóm tuyệt vời.

5. Dưới đây là phần tranh luận một cách chi tiết của tôi

Bạn có thể soạn một email dài loằng ngoằng để phản bác một ý quan điểm/ý tưởng, tuy nhiên, đừng gửi nó đi sau khi đã viết xong! Thay vì như vậy, hãy thiết lập một cuộc hẹn và cả hai cùng thảo luận trực tiếp.

6. Đánh giá hiệu suất làm việc hoặc đàm phán lương qua email

Đừng bao giờ thảo luận về vấn đề lương hoặc đánh giá hiệu suất của các thành viên trong đội qua email bởi vì điều này phản ánh rằng sự liên kết giữa bạn và nhân viên qua kém, không những thế còn khiến các thành viên khác trong nhóm không coi trọng khả năng lãnh đạo của bạn.

7. Tôi vẫn còn lo lắng về những điều đã xảy ra

Đừng sử dụng email để nói rằng 'tôi vẫn còn lo lắng về những điều đã xảy ra tuần trước' hoặc nhắc lại những khó khăn cũ. Không có điều gì tốt đẹp khi làm cách này. Thay vào đó, hãy lựa chọn một thời điểm khi sự việc đã được lắng xuống để nói chuyện với đồng nghiệp hoặc bất cứ ai mà bạn đã đối đầu và nói rằng 'tôi muốn chúng ta cùng nhau giải quyết mâu thuẫn đó'. Bạn sẽ chẳng bao giờ cải thiện được mối quan hệ của mình nếu gửi một email với nội dung là vẫn còn lo lắng về những chuyện đã xảy ra trong quá khứ.

8. Đó không phải là quyết định của bạn hay bạn không có quyền để làm điều đó

Thi thoảng, một tin nhắn được gửi đến bạn với nội dung mang tính chất cảnh báo, chẳng hạn, khi một đồng nghiệp gửi thư cho bạn và các thành viên khác trong nhóm nói rằng 'tôi đã bắt đầu thực hiện kế hoạch đó', bạn phản đối một cách dữ dội và đáp trả bằng một email 'bạn không có quyền quyết định'. Đừng hành động như vậy, thay vì đó, hãy nhấc điện thoại lên và gọi điện.

9. Bạn trình bày quá phức tạp khiến tôi không thể hiểu

Gửi email với nội dung như vậy chính là bạn đang châm ngòi cho một cuộc 'chiến tranh' ngay tại văn phòng. Nếu muốn tránh điều này, hãy gặp trực tiếp và thảo luận về những điều bạn không hiểu.

10. Dưới đây là toàn bộ câu chuyện (với tất cả các chi tiết)

Không một ai thích một câu chuyện dài dòng, phức tạp được gửi qua email cả. Cho dù bạn nghĩ rằng email đã viết rất cụ thể, rõ ràng nhưng đồng nghiệp của bạn không hề nghĩ như vậy. Đừng buộc ai đó phải dành quá nhiều thời gian để hiểu những gì bạn đã viết.

Email chỉ phù hợp khi bạn cần thông báo các vấn đề thực tế, lịch trình và cập nhật trạng thái chứ không phải là cách để chia sẻ các nội dung phức tạp, cảm xúc, có khả năng gây nhầm lẫn hoặc tổn thương tới người khác.

Cập nhật: 13/06/2016 Vân Anh - Theo Forbes