10 kiểu gửi email gây “ức chế” cần bỏ ngay lập tức

Email 'phao cứu sinh' trong nhiều tình huống kinh doanh nhưng đây không phải là sự lựa chọn thích hợp để bạn có thể gửi bất cứ thứ gì bạn muốn.

Khi gửi một email quá dài thì chỉ có rất ít người có khả năng đọc hay muốn đọc email đó và phản hồi cho bạn đúng thời điểm mà bạn muốn. Trừ khi người nhận yêu cầu bạn phải trình bày vấn đề một cách chi tiết bằng email, còn không, việc gửi email không phải là sự lựa chọn lý tưởng nhất.

Trong những trường hợp cần trình bày nhiều vấn đề thì hãy nói chuyện hoặc gặp gỡ trực tiếp. Bằng cách này, bạn, đồng nghiệp, khách hàng và nhà cung cấp có thể thảo luận với nhau một cách chi tiết từng khía cạnh thay vì người nhận sẽ phải lĩnh hội từng vấn đề một trong một email với rất nhiều chữ.

  • 11 quy tắc viết email chuyên nghiệp mà ai cũng cần nhớ

Ngoài điểm trên, email còn dẫn tới nhiều hậu quả không mong muốn khi nội dung của bạn gửi được 'đính kèm' quá nhiều cảm xúc. Chẳng hạn như 10 tình huống dưới đây là vài trong số khá nhiều trường hợp điển hình thường khiến người nhận rất ức chế nếu bạn mở đầu bằng các cách như vậy.

Về tác giả: Bài viết được dịch lại từ chia sẻ của Liz Ryan - nhà sáng lập và CEO của Human Workplace.


10 kiểu gửi email gây “ức chế” cần bỏ ngay lập tức

1. Bạn mắc sai lầm rồi đấy!

Việc mở đầu email bằng một câu đại loại như 'Hey Boze, bạn đã mắc sai lầm với đơn hàng đó rồi đấy' không bao giờ là một ý tưởng tốt. Nếu bạn muốn khiến người mà bạn nghĩ là họ đã gặp rắc rối lo lắng thì một email không có nghi ngờ gì nữa, email sẽ giúp bạn hoàn thành mong muốn này. Tuy nhiên, hành động này có mang đến điều gì tốt đẹp không? Nếu muốn người khác thực sự lắng nghe bạn thì hãy lựa chọn cách khác để thảo luận vấn đề, đừng đổ lỗi.

2. Tôi không vui, tôi rất giận dữ hoặc tôi rất thất vọng về bạn

Gửi một email nói cho người khác biết bạn đang bị tổn thương, bị xúc phạm hay tức giận chưa bao giờ là một ý tưởng tốt. Thế nhưng, rất nhiều người vẫn làm điều này mỗi ngày. Thay vì như bậy, hãy lựa chọn giao tiếp 'mặt đối mặt' hoặc trò chuyện qua điện thoại hoặc Skype bất cứ khi nào có điều gì nhạy cảm hoặc mang tính cá nhân để nói và đó cũng là trách nhiệm của bạn cần phải làm vậy.

3. Bạn sai rồi

Nếu quan điểm của bạn khác với quan điểm của một trong các đồng nghiệp, điều đó không vấn đề gì. Một 'cuộc tranh luận có cảm xúc' là cách tuyệt vời để các ý tưởng có tính đột phá được đưa ra. Tuy nhiên, đừng bao giờ gửi một email có nội dung rằng 'bạn sai rồi' ngay cả khi bạn cảm thấy người đồng nghiệp của mình đúng như vậy hay bạn có những bằng chứng xác đáng để bảo vệ quan điểm của mình.

Khi bạn nói 'bạn sai rồi' có nghĩa là bạn đang nói 'tôi thà giành chiến thắng trong cuộc tranh luận hôm nay hoặc thất bại bằng cách khiến mối quan hệ của tôi với đồng nghiệp trở nên tồi tệ còn hơn là dành thời gian để giải thích quan điểm của tôi trong khi phải tôn trọng ý kiến của những người khác'.


4. Bạn rõ ràng đã không đọc tin nhắn của tôi - hãy đọc lại lần nữa đi

Khi người nhận không đọc email bạn gửi, đó quả là điều rất khó chịu. Tuy nhiên, việc gửi một email có nội dung là 'rõ ràng, bạn đã không đọc tin nhắn của tôi' không phải là một chiến lược xây dựng đội nhóm tuyệt vời.

5. Dưới đây là phần tranh luận một cách chi tiết của tôi

Bạn có thể soạn một email dài loằng ngoằng để phản bác một ý quan điểm/ý tưởng, tuy nhiên, đừng gửi nó đi sau khi đã viết xong! Thay vì như vậy, hãy thiết lập một cuộc hẹn và cả hai cùng thảo luận trực tiếp.

6. Đánh giá hiệu suất làm việc hoặc đàm phán lương qua email

Đừng bao giờ thảo luận về vấn đề lương hoặc đánh giá hiệu suất của các thành viên trong đội qua email bởi vì điều này phản ánh rằng sự liên kết giữa bạn và nhân viên qua kém, không những thế còn khiến các thành viên khác trong nhóm không coi trọng khả năng lãnh đạo của bạn.

7. Tôi vẫn còn lo lắng về những điều đã xảy ra

Đừng sử dụng email để nói rằng 'tôi vẫn còn lo lắng về những điều đã xảy ra tuần trước' hoặc nhắc lại những khó khăn cũ. Không có điều gì tốt đẹp khi làm cách này. Thay vào đó, hãy lựa chọn một thời điểm khi sự việc đã được lắng xuống để nói chuyện với đồng nghiệp hoặc bất cứ ai mà bạn đã đối đầu và nói rằng 'tôi muốn chúng ta cùng nhau giải quyết mâu thuẫn đó'. Bạn sẽ chẳng bao giờ cải thiện được mối quan hệ của mình nếu gửi một email với nội dung là vẫn còn lo lắng về những chuyện đã xảy ra trong quá khứ.


8. Đó không phải là quyết định của bạn hay bạn không có quyền để làm điều đó

Thi thoảng, một tin nhắn được gửi đến bạn với nội dung mang tính chất cảnh báo, chẳng hạn, khi một đồng nghiệp gửi thư cho bạn và các thành viên khác trong nhóm nói rằng 'tôi đã bắt đầu thực hiện kế hoạch đó', bạn phản đối một cách dữ dội và đáp trả bằng một email 'bạn không có quyền quyết định'. Đừng hành động như vậy, thay vì đó, hãy nhấc điện thoại lên và gọi điện.

9. Bạn trình bày quá phức tạp khiến tôi không thể hiểu

Gửi email với nội dung như vậy chính là bạn đang châm ngòi cho một cuộc 'chiến tranh' ngay tại văn phòng. Nếu muốn tránh điều này, hãy gặp trực tiếp và thảo luận về những điều bạn không hiểu.

10. Dưới đây là toàn bộ câu chuyện (với tất cả các chi tiết)

Không một ai thích một câu chuyện dài dòng, phức tạp được gửi qua email cả. Cho dù bạn nghĩ rằng email đã viết rất cụ thể, rõ ràng nhưng đồng nghiệp của bạn không hề nghĩ như vậy. Đừng buộc ai đó phải dành quá nhiều thời gian để hiểu những gì bạn đã viết.

Email chỉ phù hợp khi bạn cần thông báo các vấn đề thực tế, lịch trình và cập nhật trạng thái chứ không phải là cách để chia sẻ các nội dung phức tạp, cảm xúc, có khả năng gây nhầm lẫn hoặc tổn thương tới người khác.


Cập nhật: 13/06/2016 Vân Anh - Theo Forbes
Từ khoá : email, ngay

TIN LIÊN QUAN

Cách viết Email, thư điện tử bằng tiếng Anh chuyên nghiệp

Viết Email bằng tiếng Việt đã là một điều khó, viết Email bằng tiếng Anh sẽ càng khó hơn, vì vậy, cách viết Email bằng tiếng Anh chuyên nghiệp sẽ là một phần kiến thức hữu ích giúp các bạn có thể hoàn thiện khả năng tiếng Anh của mình lên từng ngày.

Cách đổi Apple ID từ email bên thứ ba thành email Apple

Chúng ta đã có thể đổi Apple ID từ email của bên thứ 3 như Yahoo!, Gmail, vv..vv sang một email khác dùng tên miền Apple mà không ảnh hưởng đến tài khoản của chúng ta. Trước đây muốn đổi email, chúng ta chỉ có thể đổi email của bên thứ 3 sang một

Cách ẩn địa chỉ Email(Hide My Email)trên iOS 15 để hạn chế thư rác

Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là tính năng mới trên iOS 15, giúp bạn ẩn địa chỉ email thật và tích hợp với dịch vụ iCloud+. Sau đây là cách ẩn địa chỉ email trên iOS 15...

Gửi email qua Google và cách chặn email từ Google+

Google vừa công bố một tính năng mới hoạt động như một cầu nối giữa các mạng xã hội và email cá nhân. Bất cứ ai trên Google+ đều có thể gửi email trực tiếp tới địa chỉ email của bạn.Tuy nhiên điều này lại làm bạn khó chịu. Vậy làm thế nào để không

Mẹo lấy lại nhanh email bị xóa trên iPhone

Nếu chẳng may bạn lỡ tay xóa mất một email quan trọng trong ứng dụng Mail trên điện thoại iPhone thì cũng đừng lo lắng quá vì vẫn có thể lấy lại được.

10 lưu ý để viết một email chuyên nghiệp

Bạn đã biết cách viết email chuyên nghiệp chưa? Soạn email tưởng chừng như là một việc rất đơn giản nhưng nhiều người lại mắc phải những lỗi cơ bản nhất.

Cách ẩn địa chỉ Email trên iOS 15 cực đơn giản để tránh bị trường hợp spam nội dung quảng cáo

iOS 15 sở hữu nhiều tính năng mới mà Apple mang lại cho người dùng và Ẩn địa chỉ email (Hide My Email) là một trong số đó. Tính năng này sẽ giúp bạn chặn đi những thư với nội dung spam, quảng cáo.

3 cách để kiểm tra xem một email là thật hay giả

Nếu bạn nhận được một email có vẻ hơi khó hiểu, tốt nhất nên kiểm tra tính xác thực của nó. Dưới đây là ba cách để biết một email có phải là thật hay không.

THỦ THUẬT HAY

Những nguyên tắc không thể quên khi sử dụng pin smartphone

Những nguyên tắc sử dụng pin ngỡ như vô cùng đơn giản nhưng hầu hết người dùng đều bỏ qua, điều này đã vô tình khiến pin trên chiếc smartphone trở nên nhanh hỏng hơn. Và sau đây là danh sách các nguyên tắc bạn cần tuân

Hướng dẫn bật tính năng tự động khóa máy tính khi bạn không sử dụng

Khi rời khỏi máy tính, người dùng nên thiết lập khóa tự động màn hình sau khi máy tính không được sử dụng trong một khoảng thời gian (15 phút hoặc ít hơn). Hôm nay, TCN hướng dẫn bạn bật tính năng tự động khóa máy tính

Cách cài đặt song song PrimeOS với hệ điều hành Window trên PC và Laptop

Về cơ bản PrimeOS là một hệ điều hành nền Android dành cho máy tính, được tách ra từ từ dự án Android-x86 nhưng có nhiều điểm cải tiến và sở hữu một số tính năng hấp dẫn hơn so với phiên

Ứng dụng ON Sports là gì? Cách truy cập ON Sports để sống trong thế giới thể thao

ON Sports là một ứng dụng chuyên về thể thao mang đến cho bạn những trận cầu trực tiếp, bảng xếp hạng cũng như lịch thi đấu bóng đá và bạn có thể truy cập, sử dụng ứng dụng này mọi lúc mọi nơi trên chính chiếc

Hưỡng dẫn cập nhật iOS 10 Beta đơn giản nhất

iOS 10 Developer Preview sẽ được phát hành trong ngày hôm nay, bản Public Beta sẽ xuất hiện trong tháng 7, và bản cập nhật chính thức sẽ xuất hiện trong mùa thu. Như thường lệ, với iOS 10, Apple sẽ thôi hỗ trợ chiếc

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đánh giá chi tiết Nokia 1: Liệu có đáng để mua?

Thiết kế của Nokia 1 gợi nhớ lại những smartphone chạy android như Nokia X ở khả năng thay đổi nắp lưng đa màu sắc, chỉ khác là các cạnh của Nokia 1 được bo cong tròn trông mềm mại hơn mà thôi.

Đánh giá laptop Asus A540UP phân khúc tầm trung, cấu hình vừa phải, giá cả hợp lý

Ấn tượng ban đầu của mình với chiếc Asus A540UP này không phải là lớp vỏ kim loại phay xước khá đẹp mà chính là trọng lượng nhẹ chỉ 1.9 kg của máy.