Chia cột văn bản là cách rất hay để người dùng tối ưu hoá việc sử dụng văn bản trên file tài liệu, giúp họ có thể kết hợp chèn thêm các đối tượng khác như bảng biểu hay hình ảnh…

Đối với một số người dùng, chia cột văn bản là thao tác khó. Ngoài ra, họ không biết mình nên bắt đầu chia cột văn bản từ vị trí nào trong tài liệu. Trong chia cột văn bản, việc xác định điểm bắt đầu tạo cột là rất quan trọng.
Trong bài viết từ GroovyPost hôm nay, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xác định chính xác điểm bắt đầu chia cột văn bản, cũng như cách ngắt nó để chuyển sang cột tiếp theo.

Cách chia cột văn bản trên Word 2016

Trước khi bắt đầu tạo cột văn bản, bạn có thể cần nhập một vài dòng thông tin như tiêu đề và đoạn giới thiệu. Thông thường, việc định dạng cột văn bản sẽ dễ dàng hơn nếu trang tài liệu của bạn đã có sẵn vài dòng văn bản. Do đó, tốt nhất bạn nên gõ sẵn vài dòng văn bản trên trang tài liệu của mình. Nếu tài liệu của bạn không cần tiêu đề và phần giới thiệu, vài dòng văn bản như thế cũng có tác dụng giữ chỗ rất tốt.

Sau khi đã nhập một số dòng văn bản vào trang tài liệu, bạn hãy nhấn Enter để tạo một dòng mới trên tài liệu của mình. Đây chính là nơi bạn bắt đầu tạo ra cột văn bản của bạn.
Chọn thẻ Layout, sau đó nhấn nút Columns. Bạn có thể chọn số cột văn bản bạn muốn từ danh sách xổ ra hoặc nhấn nút More Columns nếu bạn cần nhiều cột hơn. Word 2016 cho phép bạn tạo đến 12 cột văn bản trên một tài liệu.

Ở ví dụ trong bài viết này, chúng tôi chọn tuỳ chọn Two (2 cột). Tiếp theo, bạn nhấp lên trình đơn xổ xuống Apply to và chọn tuỳ chọn This point forward, sau đó nhấn nút OK. Nếu bạn không thực hiện thao tác này, tiêu đề và phần giới thiệu của bạn sẽ trở thành một phần của cột văn bản. Nhấn nút OK để xác nhận các thay đổi.

Bây giờ, bạn có thể bắt đầu nhập nội dung cho các cột văn bản của bạn. Bạn cũng có thể áp dụng các định dạng khác nhau như thêm ký tự đầu dòng (bullet), thay đổi kiểu chữ, cỡ chữ hoặc tăng/giảm khoảng cách dòng… cho văn bản trên cột như cách thông thường.

Tạo dấu ngắt cột văn bản

Một trong những phần quan trọng của việc tạo cột văn bản là ngắt nó. Thao tác này giúp bạn xác định cấu trúc của văn bản. Thay vì nhấn phím Enter cho đến khi con trỏ chuột nhảy sang cột mới, việc ngắt cột sẽ cho Word 2016 biết rằng nó phải đặt con trỏ chuột ở cột tiếp theo.
Để thực hiện việc đó, bạn đặt con trỏ chuột trên một dòng mới, tắt chế độ bullet nếu có, di chuyển đến thẻ Layout, nhấn nút Breaks sau đó chọn Columns. Bạn sẽ nhận thấy con trỏ chuột nhảy sang cột tiếp theo. Bây giờ, bạn có thể tiếp tục nhập liệu phần còn lại của cột văn bản.

Trả văn bản về chế độ cột đơn

Chúng ta đã hoàn thành việc tạo cột văn bản thứ hai, bước tiếp theo chúng ta cần làm là trả văn bản trên tài liệu về chế độ cột đơn. Để làm thế, bạn đặt con trỏ chuột trên một dòng mới, tắt chức năng bullet nếu có, di chuyển đến thẻ Layout, nhấn nút Columns và sau đó chọn More Columns. Chọn tuỳ chọn One, nhấn lên trình đơn xổ xuống Apply to và chọn tuỳ chọn This point forward sau đó nhấn nút OK. Bây giờ, bạn đã có thể tiếp tục nhập liệu phần còn lại của trang tài liệu của bạn.

Nếu bạn muốn có nhiều không gian hơn cho văn bản trên các cột của mình, bạn có thể thay đổi độ rộng của mỗi cột bằng cách sử dụng thước kẻ (ruler).

Ngoài ra, bạn có thể kết hợp chức năng chia cột văn bản với chức năng ngắt trang (Page Break). Sự kết hợp này sẽ rất hữu ích khi bạn cần tạo ra các file tài liệu phức tạp với các trang văn bản có kích thước và nội dung khác nhau.
Bích Ngân
Theo Diễn Đàn Đầu Tư/VnReview