Bạn là nhân viên văn phòng? Một 'dân' công sở chính hiệu? Vậy bạn có biết những phần mềm nào được liệt kê và mặc định có mặt trong danh sách phần mềm văn phòng tốt nhất hiện nay không? Chắc chắn đây cũng là điều mà không nhiều người để ý, bởi họ thường sử dụng máy tính và những phần mềm trên đó theo thói quen, gợi ý của bạn bè chứ không hẳn là tự mình tìm kiếm và trải nghiệm.

Nói tới các phần mềm văn phòng không thể thiếu cho dân công sở thì chắc chắn số một người ta nhắc tới, sẽ là công cụ soạn thảo văn bản, sau đó là bộ gõ tiếng Việt, trình duyệt web. Còn sau đó? Nếu bạn không biết hoặc chưa biết thì hãy để TCN liệt kê giúp bạn.

Có thể ý kiến mỗi người sẽ khác nhau về danh sách này, do tính chất và công việc của mỗi người, mỗi môi trường là khác nhau. Nhưng không tính tới các công việc chuyên biệt, một máy tính của dân văn phòng sẽ không thể thiếu một trong các ứng dụng, phần mềm công sở dưới đây:

1. Công cụ soạn thảo văn bản tốt nhất 

Văn phòng là nơi tập hợp của các giấy tờ, sổ sách, chứng từ... tất cả đều được thực hiện thông qua các văn bản dạng chữ hoặc số. Và khi nói tới soạn thảo văn bản, chắc chắn chúng ta sẽ nghĩ ngay tới Microsoft Office, tuy nhiên, điều đó chỉ đúng trong quá khứ.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ soạn thảo có khả năng thay thế Microsoft Office, tiêu biểu và nổi bật nhất phải kể tới WPS - được gọi là 'kẻ lật đổ' ngoạn mục. Không chỉ miễn phí, việc cài đặt WPS Office cũng nhanh, đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều so với Microsoft Office. Nếu từng dùng thử một lần WPS và tự mình so sánh thử những tính năng đơn giản, cơ bản nhất của chương trình này so với MS Office thì chắc chắn các bạn sẽ có chung một cảm nhận, đó là 'WPS quá ổn, không có gì để chê'.

Tuy nhiên, do xu hướng hiện nay người dùng thường thiên về định dạng PDF hơn Word, Excel, nên chúng ta cần đi kèm phần mềm soạn thảo văn bản này với các ứng dụng hỗ trợ đọc file PDF như: Foxit Reader, Adobe Reader, Word Reader hay eXPert PDF Reader...

2. Trình duyệt web phổ biến nhất 

Cũng giống như soạn thảo văn bản, một công cụ khác không thể thiếu với dân văn phòng nói riêng, với bất kỳ ai sử dụng máy tính nói chung, đó là các trình duyệt web. Không chỉ giúp người dùng tìm kiếm các tài liệu có liên quan tới công việc, gửi email, quản lý công việc, mà đây còn là phương tiện chủ yếu cho mỗi phút giải lao và xả 'xì-trét' sau thời gian làm việc hoặc giờ nghỉ trưa.

Nói về thị trường của trình duyệt, có lẽ số một vẫn luôn là Chrome. Dù bị coi là tốn Ram, ngốn dung lượng, nhưng đại đa số người dùng máy tính đều đã và đang lựa chọn cài đặt, sử dụng Chrome. Có lẽ không chỉ vì tốc độ nhanh, mà còn vì trình duyệt này có cả một kho tiện ích khổng lồ cùng khả năng kết nối, đồng bộ mạnh mẽ. IE (Interent Explorer) - một 'lão làng' trước đây, giờ cũng đành ngậm ngùi nhường lại vị trí cho Firefox, Cốc Cốc. Còn với Opera và Safari tuy chúng cũng có những ưu điểm riêng, nhưng trên Windows thì thực sự chúng không được nổi bật cho lắm.

3. Bộ gõ tiếng Việt tốt nhất hiện nay 

Có công cụ soạn văn bản, có trình duyệt web, đương nhiên lúc này chúng ta sẽ cần tới một bộ gõ tiếng Việt. Do tính đặc biệt trong ngôn ngữ của mình mà người Việt Nam buộc phải sử dụng thêm bộ gõ hỗ trợ để có thể gõ tiếng Việt có dấu trong trò chuyện hàng ngày, thực hiện công việc và đặc biệt là giúp quá trình tìm kiếm dữ liệu được thu gọn, chính xác và tiện dụng hơn.

Không có quá nhiều đối thủ, UniKey luôn là sự lựa chọn số một, duy nhất và hầu như không bao giờ bị thay thế. Cài đặt UniKey còn trở thành 'luật bất thành văn' mỗi khi cài lại máy tính. Tuy nhiên, nếu bạn quan tâm thì ngoài bộ gõ UniKey, vẫn còn có Vietkey, GoTiengViet hay FVIK... cũng là những bộ gõ tiếng Việt miễn phí khá tốt.

4. Phần mềm nén và giải nén trên máy tính 

Như vừa nói, công việc của những người làm việc trong văn phòng thường liên quan khá nhiều tới giấy tờ, các dữ liệu khác nhau. Đôi khi trong quá trình trao đổi, báo cáo công việc, những gói dữ liệu được gửi đi hay sử dụng sẽ lên tới vài GB, nếu không xử lý mà gửi đi luôn thì sẽ rất mất thời gian, chưa kể lỗi hoặc các vấn đề phát sinh khác.

Lúc này, giải pháp tốt nhất là làm sao nén những dữ liệu đó lại thành một gói tin đầy đủ nhưng có dung lượng nhỏ, gọn hơn nhiều. Và đó cũng chính là lý do chúng ta có WinZip, WinRAR, 7-Zip hay BitZipper... những công cụ hỗ trợ nén và giải nén file cực kỳ hiệu quả trên máy tính.

Cài đặt đơn giản, dễ sử dụng, không những thế, các công cụ này còn có thể nén cùng lúc nhiều file, bảo vệ file nén bằng mật khẩu... Nếu bạn từng phải chờ hàng tiếng đồng hồ để gửi đi các tệp tin lớn, rồi lo lắng chúng sẽ bị lỗi hoặc gián đoạn khi gửi gần xong thì tại sao không thử dùng những phần mềm nén dữ liệu này?

5. Các phần mềm chat, nhắn tin miễn phí 

Dù làm việc cùng một công ty hay thậm chí chung một căn phòng, nhưng không phải lúc nào mọi người, mọi câu chuyện cũng đều có thể nói ra, thông báo bằng lời. Đó là lý do các công ty, những nơi có môi trường làm việc tập thể thường sử dụng một vài phần mềm chat để tiện hơn trong công việc.

Với mục đích là giao tiếp, nhắc nhở hoặc phân công, trao đổi công việc mà không làm ảnh hưởng tới những người khác, nhưng xét theo thực tế, những phần mềm này lại có ý nghĩa và mang lại hiệu quả lớn hơn với những 'bà tám', chuyên gia 'chém gió' của 'hội chim lợn'. Tuy nhiên, dù sao thì đây cũng là một trong những công cụ không thể thiếu trong môi trường công sở. Tùy thuộc vào từng sở thích, thói quen hay công việc mà một số cái tên tiêu biểu có thể nhắc tới là Yahoo Messenger, Viber, Zalo, Skype hay Telegram... 

6. Các chương trình diệt virus và quét dọn máy tính 

Đặc thù của những người làm việc trong văn phòng là thường xuyên phải làm việc với mạng Internet, kết nối với các thiết bị ngoại vi, nhận email lạ... Những nguồn không thể 'tốt' hơn để máy tính bị lây nhiễm virus hoặc các mã độc nguy hiểm khác.

Thực ra không chỉ với những người làm việc trong văn phòng, máy tính phục vụ cho công việc mà với bất kỳ cá nhân, máy tính nào cũng đều cần và buộc phải có ít nhất là một phần mềm như vậy. Không chỉ bảo vệ dữ liệu máy tính mà còn giữ an toàn cho tài liệu, các thông tin cá nhân của người dùng trong quá trình lướt web, hoặc kết nối với các thiết bị ngoại vi khác.

Cũng có thể nói trên thị trường hiện nay, phần mềm diệt virus là 'mặt hàng' đa dạng, phong phú và khó lường nhất. Nếu không có những thông tin chính xác, đôi khi, thay vì bảo vệ máy tính, chúng ta lại vô tình tự hại mình với sự thiếu hiểu biết đó. Lời khuyên ở đây, hãy tin tưởng những Avira, AVG, CMC, hay BitDefender, Avast... Mặc dù một vài trong số chúng sẽ có những phần mềm đi kèm, nhưng về chất lượng và hiệu quả thì miễn bàn.

Ngoài diệt virus thì một chương trình khác mà cá nhân người viết nghĩ là cũng khá cần thiết, đó là các công cụ quét dọn máy tính. Với khối lượng công việc khổng lồ trong ngày, việc máy tính của bạn sinh ra những file tạm, file rác là điều hết sức bình thường. Những tập tin này có thể không gây nguy hiểm gì nhưng nó sẽ khiến máy tính hoạt động chậm chạp, ì ạch và kém hiệu quả hơn rất nhiều. Vì vậy việc cài đặt và sử dụng thêm một trong những phần mềm dọn dẹp máy tính như CCleaner, AtomicCleaner, TuneUp Utilities 2014, CleanUp!... là điều không bao giờ thừa.

7. Phần mềm khôi phục dữ liệu

Nằm cuối cùng trong bản danh sách các phần mềm văn phòng hữu ích nhất, nhưng giá trị của những công cụ phục hồi dữ liệu này lại không hề nhỏ. Mặc dù không ai muốn sẽ phải sử dụng tới nhưng những nếu không có những phần mềm này, chắc chắn chúng ta sẽ gặp không ít rắc rối khi xảy ra vấn đề.

Đúng như cái tên, tác dụng của những phần mềm này là giúp người dùng lấy lại dữ liệu bị mất do vô tình xóa, bị người khác xóa hoặc mất, bị ẩn đi do virus... Nếu không may bị mất một vài tệp tin quan trọng, những dữ liệu không thể thay thế mà bạn chưa kịp tạo bản sao hoặc lưu lên Google Drive hay Dropbox thì quả thật đó là một rắc rối lớn.

Recuva, Undelete Plus, Recover My Files, DiskGetor Data Recovery, DataRecovery... là những phần mềm tốt nhất để trợ giúp bạn trong những lúc thế này.