Những phần mềm văn phòng buộc phải có

Bạn là nhân viên văn phòng? Một 'dân' công sở chính hiệu? Vậy bạn có biết những phần mềm nào được liệt kê và mặc định có mặt trong danh sách phần mềm văn phòng tốt nhất hiện nay không? Chắc chắn đây cũng là điều mà không nhiều người để ý, bởi họ thường sử dụng máy tính và những phần mềm trên đó theo thói quen, gợi ý của bạn bè chứ không hẳn là tự mình tìm kiếm và trải nghiệm.

Nói tới các phần mềm văn phòng không thể thiếu cho dân công sở thì chắc chắn số một người ta nhắc tới, sẽ là công cụ soạn thảo văn bản, sau đó là bộ gõ tiếng Việt, trình duyệt web. Còn sau đó? Nếu bạn không biết hoặc chưa biết thì hãy để TCN liệt kê giúp bạn.

Có thể ý kiến mỗi người sẽ khác nhau về danh sách này, do tính chất và công việc của mỗi người, mỗi môi trường là khác nhau. Nhưng không tính tới các công việc chuyên biệt, một máy tính của dân văn phòng sẽ không thể thiếu một trong các ứng dụng, phần mềm công sở dưới đây:

1. Công cụ soạn thảo văn bản tốt nhất 

Những phần mềm văn phòng buộc phải có

Văn phòng là nơi tập hợp của các giấy tờ, sổ sách, chứng từ... tất cả đều được thực hiện thông qua các văn bản dạng chữ hoặc số. Và khi nói tới soạn thảo văn bản, chắc chắn chúng ta sẽ nghĩ ngay tới Microsoft Office, tuy nhiên, điều đó chỉ đúng trong quá khứ.

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công cụ soạn thảo có khả năng thay thế Microsoft Office, tiêu biểu và nổi bật nhất phải kể tới WPS - được gọi là 'kẻ lật đổ' ngoạn mục. Không chỉ miễn phí, việc cài đặt WPS Office cũng nhanh, đơn giản và dễ dàng hơn rất nhiều so với Microsoft Office. Nếu từng dùng thử một lần WPS và tự mình so sánh thử những tính năng đơn giản, cơ bản nhất của chương trình này so với MS Office thì chắc chắn các bạn sẽ có chung một cảm nhận, đó là 'WPS quá ổn, không có gì để chê'.

Tuy nhiên, do xu hướng hiện nay người dùng thường thiên về định dạng PDF hơn Word, Excel, nên chúng ta cần đi kèm phần mềm soạn thảo văn bản này với các ứng dụng hỗ trợ đọc file PDF như: Foxit Reader, Adobe Reader, Word Reader hay eXPert PDF Reader...

2. Trình duyệt web phổ biến nhất 

Cũng giống như soạn thảo văn bản, một công cụ khác không thể thiếu với dân văn phòng nói riêng, với bất kỳ ai sử dụng máy tính nói chung, đó là các trình duyệt web. Không chỉ giúp người dùng tìm kiếm các tài liệu có liên quan tới công việc, gửi email, quản lý công việc, mà đây còn là phương tiện chủ yếu cho mỗi phút giải lao và xả 'xì-trét' sau thời gian làm việc hoặc giờ nghỉ trưa.

Nói về thị trường của trình duyệt, có lẽ số một vẫn luôn là Chrome. Dù bị coi là tốn Ram, ngốn dung lượng, nhưng đại đa số người dùng máy tính đều đã và đang lựa chọn cài đặt, sử dụng Chrome. Có lẽ không chỉ vì tốc độ nhanh, mà còn vì trình duyệt này có cả một kho tiện ích khổng lồ cùng khả năng kết nối, đồng bộ mạnh mẽ. IE (Interent Explorer) - một 'lão làng' trước đây, giờ cũng đành ngậm ngùi nhường lại vị trí cho Firefox, Cốc Cốc. Còn với OperaSafari tuy chúng cũng có những ưu điểm riêng, nhưng trên Windows thì thực sự chúng không được nổi bật cho lắm.

3. Bộ gõ tiếng Việt tốt nhất hiện nay 

Có công cụ soạn văn bản, có trình duyệt web, đương nhiên lúc này chúng ta sẽ cần tới một bộ gõ tiếng Việt. Do tính đặc biệt trong ngôn ngữ của mình mà người Việt Nam buộc phải sử dụng thêm bộ gõ hỗ trợ để có thể gõ tiếng Việt có dấu trong trò chuyện hàng ngày, thực hiện công việc và đặc biệt là giúp quá trình tìm kiếm dữ liệu được thu gọn, chính xác và tiện dụng hơn.

Không có quá nhiều đối thủ, UniKey luôn là sự lựa chọn số một, duy nhất và hầu như không bao giờ bị thay thế. Cài đặt UniKey còn trở thành 'luật bất thành văn' mỗi khi cài lại máy tính. Tuy nhiên, nếu bạn quan tâm thì ngoài bộ gõ UniKey, vẫn còn có Vietkey, GoTiengViet hay FVIK... cũng là những bộ gõ tiếng Việt miễn phí khá tốt.

4. Phần mềm nén và giải nén trên máy tính 

Như vừa nói, công việc của những người làm việc trong văn phòng thường liên quan khá nhiều tới giấy tờ, các dữ liệu khác nhau. Đôi khi trong quá trình trao đổi, báo cáo công việc, những gói dữ liệu được gửi đi hay sử dụng sẽ lên tới vài GB, nếu không xử lý mà gửi đi luôn thì sẽ rất mất thời gian, chưa kể lỗi hoặc các vấn đề phát sinh khác.

Lúc này, giải pháp tốt nhất là làm sao nén những dữ liệu đó lại thành một gói tin đầy đủ nhưng có dung lượng nhỏ, gọn hơn nhiều. Và đó cũng chính là lý do chúng ta có WinZip, WinRAR, 7-Zip hay BitZipper... những công cụ hỗ trợ nén và giải nén file cực kỳ hiệu quả trên máy tính.

Cài đặt đơn giản, dễ sử dụng, không những thế, các công cụ này còn có thể nén cùng lúc nhiều file, bảo vệ file nén bằng mật khẩu... Nếu bạn từng phải chờ hàng tiếng đồng hồ để gửi đi các tệp tin lớn, rồi lo lắng chúng sẽ bị lỗi hoặc gián đoạn khi gửi gần xong thì tại sao không thử dùng những phần mềm nén dữ liệu này?

5. Các phần mềm chat, nhắn tin miễn phí 

Dù làm việc cùng một công ty hay thậm chí chung một căn phòng, nhưng không phải lúc nào mọi người, mọi câu chuyện cũng đều có thể nói ra, thông báo bằng lời. Đó là lý do các công ty, những nơi có môi trường làm việc tập thể thường sử dụng một vài phần mềm chat để tiện hơn trong công việc.

Với mục đích là giao tiếp, nhắc nhở hoặc phân công, trao đổi công việc mà không làm ảnh hưởng tới những người khác, nhưng xét theo thực tế, những phần mềm này lại có ý nghĩa và mang lại hiệu quả lớn hơn với những 'bà tám', chuyên gia 'chém gió' của 'hội chim lợn'. Tuy nhiên, dù sao thì đây cũng là một trong những công cụ không thể thiếu trong môi trường công sở. Tùy thuộc vào từng sở thích, thói quen hay công việc mà một số cái tên tiêu biểu có thể nhắc tới là Yahoo Messenger, Viber, Zalo, Skype hay Telegram... 

6. Các chương trình diệt virus và quét dọn máy tính 

Đặc thù của những người làm việc trong văn phòng là thường xuyên phải làm việc với mạng Internet, kết nối với các thiết bị ngoại vi, nhận email lạ... Những nguồn không thể 'tốt' hơn để máy tính bị lây nhiễm virus hoặc các mã độc nguy hiểm khác.

Thực ra không chỉ với những người làm việc trong văn phòng, máy tính phục vụ cho công việc mà với bất kỳ cá nhân, máy tính nào cũng đều cần và buộc phải có ít nhất là một phần mềm như vậy. Không chỉ bảo vệ dữ liệu máy tính mà còn giữ an toàn cho tài liệu, các thông tin cá nhân của người dùng trong quá trình lướt web, hoặc kết nối với các thiết bị ngoại vi khác.

Cũng có thể nói trên thị trường hiện nay, phần mềm diệt virus là 'mặt hàng' đa dạng, phong phú và khó lường nhất. Nếu không có những thông tin chính xác, đôi khi, thay vì bảo vệ máy tính, chúng ta lại vô tình tự hại mình với sự thiếu hiểu biết đó. Lời khuyên ở đây, hãy tin tưởng những Avira, AVG, CMC, hay BitDefender, Avast... Mặc dù một vài trong số chúng sẽ có những phần mềm đi kèm, nhưng về chất lượng và hiệu quả thì miễn bàn.

Ngoài diệt virus thì một chương trình khác mà cá nhân người viết nghĩ là cũng khá cần thiết, đó là các công cụ quét dọn máy tính. Với khối lượng công việc khổng lồ trong ngày, việc máy tính của bạn sinh ra những file tạm, file rác là điều hết sức bình thường. Những tập tin này có thể không gây nguy hiểm gì nhưng nó sẽ khiến máy tính hoạt động chậm chạp, ì ạch và kém hiệu quả hơn rất nhiều. Vì vậy việc cài đặt và sử dụng thêm một trong những phần mềm dọn dẹp máy tính như CCleaner, AtomicCleaner, TuneUp Utilities 2014, CleanUp!... là điều không bao giờ thừa.

7. Phần mềm khôi phục dữ liệu

Nằm cuối cùng trong bản danh sách các phần mềm văn phòng hữu ích nhất, nhưng giá trị của những công cụ phục hồi dữ liệu này lại không hề nhỏ. Mặc dù không ai muốn sẽ phải sử dụng tới nhưng những nếu không có những phần mềm này, chắc chắn chúng ta sẽ gặp không ít rắc rối khi xảy ra vấn đề.

Đúng như cái tên, tác dụng của những phần mềm này là giúp người dùng lấy lại dữ liệu bị mất do vô tình xóa, bị người khác xóa hoặc mất, bị ẩn đi do virus... Nếu không may bị mất một vài tệp tin quan trọng, những dữ liệu không thể thay thế mà bạn chưa kịp tạo bản sao hoặc lưu lên Google Drive hay Dropbox thì quả thật đó là một rắc rối lớn.

Recuva, Undelete Plus, Recover My Files, DiskGetor Data Recovery, DataRecovery... là những phần mềm tốt nhất để trợ giúp bạn trong những lúc thế này. 

TIN LIÊN QUAN

Cách soạn thảo bằng giọng nói với ứng dụng Speechnotes

Với ứng dụng Speechnotes – Speech To Text, bạn có thể soạn thảo như một phần mềm soạn thảo văn bản thông thường hoặc đặc biệt hơn là nhập văn bản bằng giọng nói với hơn 100 ngôn ngữ, trong đó có tiếng Việt.

Phong cách 'Phanh Bluetooth' bị dân chúng nước bạn lên án kịch liệt

Phong cách 'phanh Bluetooth' là một phong cách tháo dỡ hệ thống phanh ở bánh trước hoặc bánh sau nhằm giảm tải trọng lượng của chiếc xe xuống mức thấp...

eType Hỗ trợ soạn thảo đa ngôn ngữ

eType là từ điển đa ngôn ngữ trực tuyến với các bản dịch và thay thế từ hầu như bất kỳ ngôn ngữ trên thế giới. Hướng dẫn bằng văn bản cho phép bạn gõ nhanh hơn và tăng mức độ của sự tự tin trong văn bản. Ngoài ra giúp bạn biết được đoạn văn bản của

Trải nghiệm TocKyVNKey VNI - Bộ gõ tiếng việt giúp soạn thảo văn bản nhanh chóng

TocKyVNKey VNI là một công cụ giúp người dùng gõ và xử lý các văn bản nhanh chóng hơn, tiết kiệm thời gian thông qua bộ thư viện gõ tắt lên đến 200 nghìn từ. Ngoài ra, bộ gõ này còn được tích hợp nhiều tính năng hữu ích khác như tính toán hình học,

Dùng phím tắt tăng giảm cỡ chữ trong Word 2016, 2013, 2010, 2007, 2003

Thông thường khi muốn tăng giảm cỡ chữ trong Word 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 người dùng thường phải nhập kích cỡ chữ. Tuy nhiên có một thủ thuật sử dụng phím tắt tăng giảm cỡ chữ trong Word 2016, 2013, 2010, 2007, 2003 rất hữu ích. Sử dụng phím

Phím tắt UC Browser, thao tác trình duyệt nhanh hơn

Với các phím tắt UC Browser, việc sử dụng trình duyệt UC Browser cho PC sẽ trở nên dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn và thuận tiện hơn. Bên dưới đây là hơn 30 phím tắt của UC Browser phiên bản dành cho PC/Laptop.

Cách lấy bút vẽ trong Word để soạn thảo nhanh hơn với màn hình cảm ứng

Bài viết này mình sẽ hướng dẫn các bạn cách lấy bút vẽ trong Word, giúp bạn có thể soạn thảo trên màn hình Laptop 2 in 1 bằng bút cảm ứng rất tiện lợi...

THỦ THUẬT HAY

Có nên nâng cấp ios 11 cho iPhone, iPad không?

iOS 11 sắp được ra mắt chính thức cho các thiết bị iPhone, iPad chạy chip 64bit. Có rất nhiều tính năng mới được cập nhật nhưng điều này cũng làm cho người sử dụng lại cảm thấy băn khoăn về tính ổ định của iOS 11, vậy có nên nâng cấp iOS 11 cho

Mở nhiều tab trình duyệt ảnh hưởng như thế nào đến tuổi thọ pin laptop?

Chúng ta đều biết rằng không nên chạy hàng đống tab trình duyệt cùng một lúc, rất tiện lợi, nhưng cũng mang lại thương tổn cho tài nguyên hệ thống trong laptop của bạn và đặc biệt ảnh hưởng đến tuổi thọ pin.

Hướng dẫn giải phóng dung lượng ổ đĩa một cách toàn diện nhất

Ổ cứng hoặc ổ SSD của bạn bị đầy một cách nhanh chóng? Bạn muốn giải phóng dung lượng trống ổ cứng trên máy tính Windows 10 để có thể cài đặt nhiều ứng dụng, phần mềm, hay lưu trữ nhiều hơn. Hãy làm theo hướng dẫn dưới đây, để giải phóng dung lượng

Hướng dẫn mang tính năng Always-on trên Galaxy S7, LG G5 lên thiết bị Android

Always-on là một trong những tính năng độc quyền được LG và Samsung trang bị trên hai chiếc smartphone đầu bảng của hãng là Galaxy S7/S7 edge và G5, cho phép người dùng xem nhanh một số thông tin như ngày, giờ, % dung lượng pin mà không cần phải mở

Windows 10 ARM sẽ không được hỗ trợ trên những chiếc smartphone hiện hành

Windows 10 chạy trên ARM được thiết lập để khởi động trong các thiết bị mới được hỗ trợ bởi bộ vi xử lý Snapdragon của Qualcomm vào cuối năm nay. Tuy nhiên, bản Windows này sẽ không hỗ trợ các smartphone hiện hành. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu lí do

ĐÁNH GIÁ NHANH

Trên tay Samsung Galaxy Tab A7: Màn hình lớn, 4 loa kết hợp âm thanh vòm sống động

Galaxy Tab A rất được lòng người tiêu dùng bởi sở hữu nhiều tính năng hấp dẫn và có mức giá phù hợp. Sự ra mắt mới đây của Galaxy Tab A7 là minh chứng rõ ràng nhất cho điều này. Bài viết trên tay Samsung Galaxy Tab A7 mình sẽ chỉ ra cho bạn

Những đánh giá chân thực nhất về dòng sản phẩm laptop LG Gram 16

Một vài máy tính xách tay Gram đầu tiên của LG đã gây ấn tượng với thiết kế gọn nhẹ của chúng, nhưng chúng lại bị lép vế ở các lĩnh vực khác, cho dù đó là thời lượng pin, hiệu năng hay chất lượng xây dựng. Gram 16 là một bước tiến lớn của thương

Anker ra mắt sản phẩm robot hút bụi Eufy RoboVac L35 Hybrid

Anker đã cho ra mắt robot hút bụi RoboVac L35 Hybrid thương hiệu Eufy. Thiết bị có công suất hút lên đến 3.200 Pa, với nhiều chế độ hút bụi và lau nhà có sẵn. Công nghệ LiDAR thiết lập sơ đồ ngôi nhà của bạn trong thời gian thực và bạn có thể đặt

}