Với mỗi một ngày qua đi, cuộc sống của bạn chính là sự phản chiếu việc bạn tổ chức và sắp xếp công việc cho 24 giờ trong ngày. Từ sự khác biệt về lối sống của mỗi người có thể thấy rằng có vô số cách để phân bổ quỹ thời gian cho những đầu việc cụ thể.

Có thể bạn nói rằng cách quản lý thời gian hiện tại của mình khá ổn. Tuy nhiên, liệu đó đã phải là sự lựa chọn tối ưu nhất? Hãy cùng xem các ví dụ sau đây.

Trường hợp 1: Stacy

Stacy khoảng 40 tuổi. Cô có hai cậu con trai 10 tuổi và 12 tuổi không đến trường. Stacy dạy học cho con mình ở nhà theo phương pháp Home School. Cô làm việc khoảng 2 ngày/tuần nhưng đa phần toàn bộ thời gian cô dành để giáo dục con cái.

Một vài năm trước, mỗi ngày của Stacy gần như theo sát kế hoạch sau:

Thức dậy buổi sáng: Trong khoảng 7.00 – 8.00 AM.

Chuẩn bị bữa sáng và ăn sáng: Trong khoảng 8.30 AM.

Dạy học cho con: Từ 9.00 AM – 2.00 PM.

Nghỉ ngơi, thư giãn (ngủ trưa, lướt web...): Từ 2.00 – 5.00 P.M.

Chuẩn bị bữa tối: Trong khoảng 5.00 – 6.00 PM.

Ăn tối cùng gia đình: Trong khoảng 6.00 – 6.30 PM.

Đi ra ngoài cùng gia đình: 6.30 PM – 11.00 P.M (mặc dù thời gian đi ngủ không cố định).

Với lịch trình này, gần như cô không thể thực hiện được ước mơ luyện tập để có một vóc dáng cân đối và hoàn thành cuốn tiểu thuyết đầu tay. Cô đã quyết định tổ chức lại quỹ 24 giờ của mình để dành thời gian cho chúng.

Đây là thời gian biểu của Stacy sau khi cô quyết định cấu trúc lại:

Thức dậy: 6.00 AM.

Tập thể dục tại nhà: Từ 6.00 AM – 6.45 AM (Các bài tập Cardio giúp cô tăng nhịp tim ở một mức độ nào đó và giải phóng dopamine).

Hồi phục cơ thể, thư giãn: 6.45 AM – 7.00 A.M.

Ăn sáng (bữa sáng lành mạnh trong thời gian ngắn hơn): Từ 7.00 AM – 7.15 AM.

Thiền: Từ 7.15 AM – 7.30 AM.

Ghi chép (ví dụ: lập to-do list, mục tiêu và tầm nhìn, lời khẳng định hàng ngày để tăng quyết tâm): Từ 7.30 AM – 7.45 AM.

Viết tiểu thuyết: Từ 7.45 AM – 1.00 PM.

Ăn trưa với con cái: 1.00 PM.

Dạy học cho con: Từ 1.30 PM – 4:30 PM.

Chuẩn bị bữa tối: Từ 5.00 PM – 6.00 PM.

Đi ra ngoài cùng gia đình: 6.30 PM – 10.00 PM.

Rõ ràng, một vài thủ thuật nhỏ trong việc tổ chức lại công việc trong một ngày đã thay đổi cuộc đời của Stacy.

Đầu tiên, cô đi ngủ và thức dậy sớm hơn 1 giờ. Cô xây dựng các thói quen lành mạnh vào buổi sáng để lấy lại vóc dáng và định hướng cuộc sống của cô theo cách cô mong muốn.

Trước đó, Stacy dành một vài giờ vào buổi chiều để thư giãn và phục hồi cơ thể. Sau 5 giờ dạy học cho con – và biết là cô sẽ sớm phải chuẩn bị bữa tối – cô cần nghỉ ngơi.

Theo một nghiên cứu tâm lý học thì ý chí của bạn mạnh nhất vào buổi sáng và sau một đêm, nó sẽ được tái tạo lại.

Không có gì ngạc nhiên khi vào giữa buổi chiều, ý chí của Stacy sẽ bị giảm xuống (với thời gian biểu cũ của cô) nên cô đã dành khoảng thời gian này (từ 2 đến 3 giờ chiều) để dạy học cho hai cậu con trai. Tiếp theo, cô tối ưu hóa 2 đến 3 giờ vào buổi sáng để làm việc cô muốn – khoảng thời gian mà ý chí của cô mạnh hơn. Hiện tại, Stacy dành cả buổi sáng cho bản thân để làm công việc cô yêu thích mà không bị quấy rầy bởi những thứ khác.

Không chỉ hoàn thành được nhiều tác phẩm và cải thiện sức khỏe, giờ đây, Stacy còn rõ ràng và tự tin hơn về tương lai của mình – một cuộc sống tươi đẹp cô mong muốn.

Vậy làm thế nào mà Stacy có thể phân bổ lại lịch trình của mình?

Stacy đã trò chuyện với con của cô ấy. Chúng sẽ tự ăn sáng và tự do làm những gì chúng thích vào buổi sáng (trong những giới hạn mà Stacy đã đặt ra) như đọc sách, xem chương trình TV về phim tài liệu hay truy cập các trang web giáo dục – thứ mà chúng yêu thích.

Thay vì dành hẳn 5 giờ mỗi ngày để dạy con, Stacy tập trung vào chất lượng hơn số lượng với thời gian rút ngắn còn 3 giờ. Giống như tập thể dục, một bài tập ngắn cường độ cao luôn tốt hơn so với một bài tập kéo dài lê thê, không tốn sức.

Trường hợp 2: Matt

Matt gần 40 tuổi. Anh làm việc khoảng 40 – 50 giờ/tuần tại một công ty. Anh đã có vợ và 4 đứa con. Anh cũng là một vận động viên điền kinh từng tham gia nhiều cuộc thi chạy marathon và mơ ước của anh là một ngày sẽ chinh phục được đường chạy 100 dặm qua các địa hình hiểm trở hơn như rừng núi.

Matt chạy 365 ngày/năm. Thường, anh chạy sau khi đi làm về, sau đó, đi ra ngoài với gia đình vài giờ trước khi đi ngủ.

Anh đã quyết định chuyển các hoạt động vào lúc 9.00 PM sang buổi sáng vì từ 9.00 PM – 10.00 P.M là khoảng thời gian kém năng suất nhất của anh (ý chí giảm xuống).

Anh bắt đầu thay đổi bằng việc thức dậy vào buổi sáng trong khoảng 4:30 AM – 5.00AM và chạy hai giờ trước khi đi làm.

Tất cả những gì mà Matt đã làm đó là nghỉ ngơi trong khoảng 9.00 PM – 10.00 PM (thay vì tiếp tục vận động như trước) và dậy sớm hơn 1 giờ vào buổi sáng.

Matt cũng có thêm nhiều thời gian cho gia đình. Thay vì đi bộ 15 phút và chạy 1 đến 2 giờ sau khi làm việc, giờ đây, tan làm là Matt đi thẳng về nhà.

Bằng cách phân bổ lại 1 giờ đồng hồ trong ngày, Matt thực sự đã có thêm 3 tiếng chất lượng mỗi ngày để làm những gì anh thích.

24 giờ là đủ để tạo ra một cuộc sống mà bạn muốn. Phân chia và làm những gì trong quỹ thời gian này đó là nhiệm vụ của bạn.

Giống như trường hợp của Stacy và Matt ở trên, bạn chỉ cần biết khoảng thời gian nào ý chí mạnh nhất và có tinh thần cao nhất, sau đó, chuyển các công việc quan trọng hoặc điều bạn thích sang làm vào thời điểm đó.

Cập nhật: 26/07/2016 Vân Anh - Theo The Hustle