Tìm kiếm email với file đính kèm nhanh chóng trong Gmail

Gmail như là một phần thói quen mỗi ngày của chúng ta. Có rất nhiều lý do để mọi người yêu thích Gmail. Nó hoàn toàn miễn phí; cung cấp nhiều dung lượng lưu trữ; cho bạn quyền truy cập POP3 tới email cũng như truy cập offline vào tin nhắn email thông qua con đường IMAP; các lựa chọn Gmail Inbox hoặc ứng dụng Gmail cho di động tiện lợi và một loạt các add-on mà làm cho Gmail thêm thú vị và hữu ích. Tải Gmail cho iOS Tải Gmail cho Android Ngoài ra, Gmail cho phép đính kèm nhiều loại file mà chúng là những tảng băng nổi trong biển lớn email. Nhờ sự hào phóng của Gmail, bạn có thể gửi nhiều file đính kèm với kích thước tối đa là 25 MB. Một file lớn hơn sẽ chuyển thành liên kết Google Drive thay vì một file đính kèm. Nhưng làm thế nào để quản lý mọi file đính kèm trong hàng tấn email của bạn? Trong bài viết này, bạn sẽ có được lời giải đáp cho câu hỏi đó.

1. Sử dụng sức mạnh của Gmail Search

Tính năng tìm kiếm Gmail nâng cao cho bạn khả năng sử dụng tính năng tìm kiếm linh hoạt để lọc qua hàng nghìn email được lưu trữ nhiều năm trong cùng một nơi. Bạn không cần phải lo về tổ chức email của mình cho đến khi bạn đạt đến giới hạn 15 GB. Hộp thư đến của bạn có thể là ngăn xếp ảo, nhưng hãy nhớ rằng 15 GB này cũng được chia sẻ với Google Drive và Google Photos. Các file đính kèm là những chú voi lớn trong hộp thư đến của bạn. Chẳng hạn như, ai đó gửi cho bạn ảnh, video chất lượng cao hoặc file cơ sở dữ liệu lớn. Có lẽ bạn sẽ muốn tìm kiếm, tổ chức, hoặc xóa chúng để tiết kiệm không gian.
Tìm kiếm file đính kèm nhanh chóng và hiệu quả (thậm chí nếu bạn khó có thể nhớ tên file, tên người gửi, ngày bạn nhận được email…).
Giải phóng một số không gian lưu trữ (không gian lưu trữ dù lớn nhưng không phải là vô tận).
Xem thêm: 6 mẹo giải phóng không gian lưu trữ cho Gmail

2. Tìm kiếm email với file đính kèm

Có nhiều cách để tìm kiếm file đính kèm trong Gmail sử dụng trình tìm kiếm nâng cao của Gmail.
Has:attactment - Lọc email để chỉ hiển thị những email có bất cứ thứ gì đính kèm.
Has:attachment doc - Lọc email để chỉ hiển thị những email có file .doc đính kèm.
Filename:.doc - Điều này hoạt động gần giống chính xác như has:attachment doc (nhưng nó khai thác tài liệu cho tìm kiếm các loại tập tin đính kèm).
Lưu ý rằng filename: đã ngụ ý rằng nên có một tập tin đính kèm bao gồm, do đó, bạn không cần phải sử dụng has:attactment với nó. Ngoài ra, không cần dấu chấm trước phần mở rộng tệp, tức là filename:.doc = filename:doc.
Filename:google*.doc - Lọc email để chỉ hiển thị những email có file doc đính kèm và những file này có từ google ở phía đầu của tên file (trong khi filename:*google*.docsearches cho các thư có tài liệu đính kèm với 'google' đã đề cập ở đâu đó ở giữa tên file).
Filename:.doc OR filename:.html - Lọc email để chỉ hiển thị những email có file .doc hoặc .html đính kèm hoặc cả hai.
Filename:.doc AND filename:.html - Lọc email để chỉ hiển thị những email có cả file đính kèm là .doc.html.
Bạn có thể tìm kiếm email dựa trên kích thước file. Email nặng sẽ thường có gì đó được đính kèm. Nó có thể là ảnh hoặc tài liệu. Trước đây, bạn phải tìm kiếm theo byte mà có thể gây bối rối cho nhiều người dùng cơ bản. Bây giờ, bạn có thể sử dụng bất cứ kích thước nào và Gmail sẽ tìm kiếm nó cho bạn. Sử dụng cả đơn vị m hoặc mb để đề xuất kích thước.
Tìm kiếm email với file đính kèm nhanh chóng trong Gmail
Bạn cũng có thể tập trung tìm kiếm những email cũ. Hãy sử dụng trình sửa đổi tìm kiếm older_than. Chẳng hạn như, older_than:1y sẽ hiển thị những thư đã tồn tại hơn 1 năm. Gmail cũng hỗ trợ thông số larger và smaller để giúp bạn tìm kiếm email trong một giới hạn kích thước. Chẳng hạn như:
Larger:10mb
Smaller:5mb
Tìm kiếm bất cứ email nào ở khoảng giữa: larger:5mb smaller:10mb. Bạn có thể thay số 5 và 10 với bất cứ số nào khác theo ý muốn.

3. Xem loại file được đính kèm từ kết quả tìm kiếm

Bây giờ bạn đã biết cách xác định vị trí của các file đính kèm, bây giờ hãy tìm hiểu một mẹo tiện lợi khác mà giải quyết vấn đề: bạn không biết thứ gì được đính kèm cho đến khi bạn click vào email và xem tên file đính kèm. Để biết được loại file nào được đính kèm với email, người dùng Chrome có thể cài đặt tiện ích mở rộng Attacment Icons for Gmail. Tiện ích cho Gmail của Chrome này có thể nâng cao hiệu suất công việc nếu bạn nhận được nhiều file đính kèm mỗi ngày. Tiện ích phổ biến này thay thế cho biểu tượng ghim giấy tiêu chuẩn với một biểu tượng cụ thể để cho biết loại tài liệu nào được đính kèm. Chỉ cần liếc qua bạn có thể nhìn thấy loại file đính kèm nào trong email ngay từ hộp thư đến.
Các loại file được hỗ trợ bao gồm: xls, doc, docx, zip, rar, tgz, tar, pdf, tiff, jpg, bmp, gif, png, odt, ods, odp, ppt, pptx, ppsx, txt, rtf, php, xml, exe, mp3, wma, wav, ogg, html, java, vcf, css, js, wmv, mpeg, avi, ics, mov, svg, và các định dạng bổ sung là AutoCAD và Revit. Bạn có thể gặp phải một hai lỗi nếu email quá nhiều loại file đính kèm, như chỉ có một biểu tượng file hiển thị. Người dùng Firefox có thể sử dụng add-on Better Gmail 2 có chức năng tương tự. Cùng với các biểu tượng tùy chỉnh, bạn có các lợi ích quản lý email khác như nhãn theo cấp, biểu tượng thư chưa đọc trên tab của trình duyệt web, và khả năng ẩn một số tính năng hộp thư đến như hộp chat hoặc đếm spam.

4. Tìm file đính kèm Gmail có kích thước lớn với Find Big Mail

Find Big Mail là một dịch vụ miễn phí cho phép bạn sắp xếp email theo kích cỡ. Nó yêu cầu truy cập vào tài khoản Gmail của bạn (sử dụng Gmail OAuth, nó không lưu trữ mật khẩu Gmail của bạn và bạn có thể chắc chắn rằng quyền truy cập sẽ bị xóa ngay sau khi sử dụng nó trong tài khoản Gmail của mình). Xem thêm: Cách đăng ký Gmail, tạo tài khoản Gmail cực dễ cho người dùng mới Sau khi cấp quyền truy cập vào tài khoản Gmail của bạn, công cụ này sẽ ngay lập tức bắt đầu quét email, có thể mất một thời gian. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ nhận được thông báo qua email đưa bạn đến trang thống kê:
Những gì bạn có thể làm bây giờ là đăng nhập vào giao diện Gmail của bạn, nhấp qua danh sách nhãn đầy đủ của bạn và tìm thấy một số nhãn mới được tạo bởi ứng dụng FindBigMail. Các nhãn sẽ sắp xếp những email lớn nhất của bạn theo kích thước:
Đầu trang (email lớn nhất).
Email 2MB có dung lượng lớn hơn 2,000,000 byte.
Email 500kb từ 500.000 đến 2.000.000 byte.
Email 100kb từ 100.000 đến 500.000 byte.
Tệp đính kèm trong Gmail
FindBigMail hoàn thành công việc khó khăn cho bạn chỉ trong một vài giây. Bây giờ, bạn chỉ cần theo hai bước đơn giản sau đây để sắp xếp lại hộp thư đến của mình.
Click vào mỗi nhãn để xem những thư lớn.
Sau đó thực hiện theo hướng dẫn của Gmail để loại bỏ những email bạn không cần nữa.
Nhưng hãy nhớ để trống Trash sử dụng Delete Forever nếu bạn cần giải phóng bộ nhớ ngay lập tức. Nếu không, nó sẽ tự động được loại bỏ trong vòng 30 ngày. Tải Find Big Mail
 Nguồn : http://tip.download.com.vn/tim-kiem-email-voi-file-dinh-kem-nhanh-chong-trong-gmail-12445 

TIN LIÊN QUAN

Lưu file đính kèm Gmail vào Google Drive

Với tiện ích miễn phí mở rộng 'Gmail Attachments to Drive', người dùng Chrome có thể tải trực tiếp những tập tin đính kèm trong hộp thư Gmail của mình đến kho lưu trữ trực tuyến Google Drive để lưu trữ, truy xuất cũng như chia sẻ.

Kích hoạt tính năng Gmail offline để sử dụng khi mất kết nối internet

Để sử dụng tính năng này trước tiên bạn phải đảm bảo đang sử dụng bản Gmail mới nhất, nếu vẫn sử dụng giao diện cũ bạn chỉ cần chọn biểu tượng bánh răng góc bên phải trong Gmail và chọn Thử Gmail mới.

Xem nhanh thông tin người gửi email trên Gmail với Gmail Sender Icons

Với tiện ích Gmail Sender Icons, bạn có thể xem icon người gửi và xác định những email quan trọng trong hàng trăm email khác trong hộp thư Gmail.

Cách sao lưu email trên Gmail thành PDF

Để có thể lưu nội dung email quan trọng trên Gmail, chúng ta có thể chuyển thư sang file PDF hoặc CSV để mở khi cần thiết.

2 phương pháp khả thi để lấy lại thư Gmail đã bị xóa của mình

Hệ thống xóa của Gmail hoạt động theo 2 lớp. Bạn có thể xóa thư khi bạn nhìn thấy chúng trong hộp như đến hay thư mục, hoặc xóa chúng vĩnh viễn ở cấp máy chủ.

Hướng dẫn chặn thư rác, chặn email lạ gửi thư trên Gmail

Vậy nên Gmail đã cho phép người dùng chặn thư rác bằng cách tạo bộ lọc thư để bạn không phải nhận những email quảng cáo, giúp hòm thư của bạn được sắp xếp một cách gọn gàng hơn và không bị khó chịu bởi những hòm thư rác nữa. Cách thực hiện chặn thư

Cách lưu dữ liệu Gmail vào máy tính

Việc sao lưu lại những tin nhắn trên Gmail vào máy tính sẽ giúp người dùng tránh được nhiều rắc rối không đáng có trong quá trình sử dụng dịch vụ mail điện tử này của Google.

Đăng nhập Gmail trên điện thoại Samsung S8, J7, J5 một cách dễ dàng

Chỉ cần có kết nối WiFi hoặc 3G, 4G là người dùng đã có thể đăng nhập Gmail trên điện thoại Samsung để check mail mọi lúc, mọi nơi.

THỦ THUẬT HAY

iPhone SE lock về VN rẻ hơn cả iPhone 5s, có nên mua?

iPhone SE lock hay khóa mạng đang tràn về Việt Nam với giá bán rẻ hơn cả iPhone 5s. Vậy thực hư thế nào? Có nên mua loại hàng này hay không?

Đối phó với kết nối mạng chậm

Đôi khi, kết nối mạng chậm tạo cho chúng ta cái cớ để tránh xa chiếc máy tính của mình, nhưng đa phần làm giảm hiệu suất làm việc của chúng ta. Sau đây là những cách để khắc phục, sửa chữa hay đơn giản là thích ứng với

Smarty Uninstaller: Công cụ hỗ trợ gỡ bỏ phần mềm đang miễn phí bản quyền chính chủ

Chắc hẳn bạn đã không còn xa lạ gì với công cụ hỗ trợ gỡ bỏ phần mềm Your Uninstaller! Tuy nhiên thay vì sử dụng một phiên bản 'bẻ khóa' và tiềm ẩn nhiều mối nguy hại cho thiết bị của mình, TCN xin chia sẻ cùng bạn đọc

10 điều học trong 10 phút giúp tăng năng suất làm việc của bạn

Nâng cao năng suất làm việc chỉ với 10 kỹ thuật cực kì đơn giản và dễ học chỉ trong 10 phút. Những lời khuyên hữu ích đến từ các doanh nhân trẻ thành công sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn.

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đánh giá chi tiết BlackBerry KEY2: Liệu có đạt được thành công như người tiền nhiệm?

BlackBerry KEY2 là phiên bản kế nhiệm của chiếc BlackBerry KeyOne và được kế thừa bàn phím QWERTY của năm ngoái. Giống như người tiền nhiệm, thiết bị này vẫn giữ lại các yếu tố hình thức truyền thống nhưng đi kèm với

Đánh giá KTM Duke 390 2017: Liệu có phải mọi thứ vẫn như cũ?

Nhìn bằng mắt khối động cơ của 2 phiên bản 2015 và 2017 có sự tương đồng rất lớn: vẫn là DOHC và vẫn là 390 nên mọi người sẽ tặc lưỡi cho rằng chẳng có gì khác biệt cả và điều đó sai hoàn toàn. Đầu tiên là tỉ số nén

So sánh Apple Watch Series 7 với Series 6: Màn hình nhỉnh hơn, tốc độ sạc nhanh hơn

Apple Watch Series 7 đã chính thức được ra mắt cùng với iPhone 13 Series. Sản phẩm mới này có gì khác với “người tiền nhiệm”? Có xứng đáng để nâng cấp không? Hãy cùng chúng tôi so sánh Apple Watch Series 7 với Series 6