Bắt đầu quá trình CĐS từ năm 2018

Ông Đặng Thái Sơn, Giám đốc Marketing Công ty Appota cho biết, là một công ty công nghệ, Appota thực sự quan tâm đến việc CĐS các hoạt động của công ty. Cụ thể, Appota đã bắt đầu quá trình chinh phục CĐS từ năm 2018, với việc tự phát triển giải pháp Acheckin. Để rồi, đến thời điểm hiện nay, Appota đã có những bước đi rất vững chắc hướng tới 3 mục tiêu chính: CĐS trong vận hành công việc hành chính; CĐS trong việc quản lý tài nguyên hệ thống; CĐS trong hoạt động đào tạo, truyền thông nội bộ và xây dựng văn hóa công ty.

Theo đó, đối với hành chính, các tác vụ như chấm công, tính lương, ứng lương, đặt văn phòng phẩm, quản lý tài liệu đã dần dần được số hoá. Appota cũng kết hợp giữa công nghệ phần cứng và phần mềm để quản lý hệ thống tài nguyên công ty như: phòng họp, WiFi, cửa tự động, khóa thông minh, tài liệu nội bộ.

Cuối cùng, không thể không thể không nhắc đến CĐS các hoạt động kết nối nội bộ, Appota đã có rất nhiều hoạt động như tổ chức các lớp đào tạo, từ offline sang online thông qua hệ thống e-learning của công ty, các trò chơi 4.0 gắn kết sự tương tác của các thành viên, công cụ chấm công thông minh chính xác và nhanh gọn. Ngoài ra, không thể không nhắc đến các công cụ khác như: radio trực tuyến, truyền thông thông điệp lãnh đạo đến toàn thể nhân viên.

Cũng theo ông Sơn, so với thời điểm trước đó, CĐS đã mang lại nhiều lợi ích cho công ty như giúp đem lại độ tăng trưởng ổn định, lãnh đạo ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn nhờ hệ thống báo cáo thông suốt kịp thời, đặc biệt trong thời kì dịch bệnh nhân viên được an toàn làm việc từ xa. CĐS còn giúp cắt giảm chi phí vận hành, văn hoá nội bộ phát triển với nhiều hoạt động trò chơi được sử dụng yếu tố công nghệ như Gameteam do chính công ty nghiên cứu và phát triển.

Ngoài ra, việc số hoá các sự kiện giúp công ty tiếp cận được nhiều khách hàng hơn trong thời gian dài hơn. 'Bằng chứng là trước đây chúng tôi chỉ tổ chức 1-2 sự kiện offline trong 1 năm thì nay bằng việc tổ chức các hội thảo online chúng tôi cũng có thể tổ chức được hàng tháng định kì cùng lúc, tiếp cận được nhiều khách hàng hơn. Qua đó, hiệu quả hoạt động và tính cạnh tranh của tổ chức, doanh nghiệp được nâng cao', ông Sơn nói.

CĐS tại Appota giúp văn hoá nội bộ phát triển với nhiều hoạt động trò chơi được sử dụng yếu tố công nghệ như Gameteam- nền tảng do chính công ty nghiên cứu và phát triển.

Ông Sơn cho rằng, với kế  hoạch năm 2021 thì hiện tại các kế hoạch CĐS tại Appota đã được áp dụng và triển khai gần 100% mục tiêu đề ra. Trong thời gian tới, Appota đặt ra kế hoạch dài hạn sẽ tiếp tục hoàn thiện và nâng cao các sản phẩm CĐS nội bộ như: Giải pháp quản trị nhân sự ACheckin, dự án AppotaHome, giải pháp quản lý wifi doanh nghiệp (DN) Wifibiz hay Giải pháp teambuilding công nghệ Gameteam... đưa các sản phẩm do chính công ty phát triển ra ngoài thị trường và nhân rộng giải pháp cho các DN khác có thể sử dụng và tiếp cận nhanh hơn trong tiến trình CĐS.

'Chúng tôi không chỉ cung cấp phần mềm, giải pháp CĐS mà còn muốn giải quyết nỗi đau của DN. Appota sẽ ngồi lại trực tiếp với doanh nghiệp để lắng nghe, tìm hiếu vấn đề, từ đó tìm cách cung cấp giải pháp mang lại hiệu quả thực tế', ông Sơn khẳng định.

Lợi thế từ việc sử dụng sản phẩm tự nghiên cứu, phát triển

Cũng theo ông Sơn, quá trình CĐS tại Appota đã giúp rút ngắn những quy trình trước đó không còn phù hợp. Đồng thời, khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên, hay giữa DN với khách hàng cũng được rút ngắn hơn. Mọi số liệu nhờ CĐS đều trở nên rõ ràng hơn. Đặc biệt sau thời kì dịch bệnh, nhân viên được ý thức về công việc nhiều hơn nhờ thói quen làm từ xa.

Mặt khác, Appota luôn chú trọng đào tạo, nâng cao phát triển chất lượng nguồn nhân lực, xem đào tạo là kim chỉ nam để công ty hoàn thành mọi mục tiêu, kế hoạch đề ra. Việc số hoá các chương trình học trong thời kỳ dịch bệnh đã giúp cho nhân viên tiếp cận được nhiều khoá học hơn, việc học cũng trở nên linh động hơn so với các khoá học offline. 

'Bằng chứng là chỉ sau một khoảng thời gian ngắn từ lúc triển khai các khoá học e-leaning, chúng tôi đã có gần 2.500 lượt tham gia học tập của nhân viên, tăng hiệu suất đào tạo nhân lực gấp 100% lần', ông Sơn dẫn chứng.

Bên cạnh đó, CĐS đã giúp DN tích kiệm được rất nhiều chi phí cũng như giảm thiểu khối lượng công việc chân tay cho các hoạt động truyền thông, hành chính, nhân sự…Để rồi khi bước vào giai đoạn bình thường, khi mọi thứ đã được công nghệ hoá và tạo thành thói quen thì bộ máy nhân sự cũng như các quy trình công việc, vận hành đã thuần thục và linh hoạt hơn.

Nói về những thuận lợi khi tiến hành CĐS tại Appota, ông Sơn cho biết, điểm tích cực đầu tiên là việc toàn bộ công nghệ CĐS nội bộ đều do Appota tự nghiên cứu và phát triển. Do đó đã tự giải quyết được những vấn đề mang tính đặc thù của công ty. Đặc biệt, sự ủng hộ mạnh mẽ từ ban lãnh đạo cũng chính là lí do để việc CĐS nội bộ được diễn ra đồng bộ. Bên cạnh đó cũng không thể thiếu được sự đồng hành của nhân viên thông qua các chương trình công ty đưa ra. 

'Cùng với phong trào CĐS đang phát triển mạnh mẽ trong nước, các DN cũng học tập được nhiều bài học và chia sẻ qua lại kinh nghiệm để đóng góp thêm cho cộng đồng', ông Sơn chia sẻ.

Điểm tích cực đầu tiên trong quá trình CĐS nội bộ tại Appota là việc toàn bộ công nghệ đều do Appota tự nghiên cứu và phát triển.

Còn về những khó khăn, theo ông Sơn, do CĐS là một quá trình dài hơi nên việc thay đổi thói quen, quy trình làm việc cũng mất rất nhiều thời gian, song song đó công ty cũng phải chia nhiều phòng ban tiếp cận, đào tạo và hướng dẫn sử dụng. Trong quá trình sử dụng cũng phải điều chỉnh liên tục các sản nội bộ để phù hợp với tình hình thực tế, liên tục cập nhật các công nghệ tiên tiến hơn.

Covid-19 đã 'ép' các DN phải CĐS mạnh mẽ hơn

Theo ông Sơn, có rất nhiều yếu tố tác động đến sự thành công trong việc CĐS của các DN. Đầu tiên là tư duy của lãnh đạo, đây là yếu tố vô cùng quan trọng tác động đến thành công của của CĐS. Bởi vì, lãnh đạo là người dẫn dắt DN, là người quyết định mục tiêu và cách thức chuyển đổi và là người yêu cầu được sự đồng lòng của các cấp nhân sự.

Yếu tố thứ 2 là năng lực của đội ngũ, đối với Appota, yếu tố này khá quan trọng quyết định đến sự thành công của kế hoạch CĐS. DN cần thay đổi  khung kỹ năng và khung năng lực của nhân viên để phù hợp cách thức vận hành kinh doanh mới. Nếu nhân lực không đáp ứng được các kỹ năng cần thiết, mô hình CĐS sẽ thất bại.

Tiếp theo là đến từ hạ tầng CNTT. Một cơ sở hạ tầng CNTT bao gồm tất cả các thành phần sau: phần cứng, phần mềm, dịch vụ và tài nguyên mạng cần thiết cho các hoạt động của DN.

'Cuối cùng, nguồn ngân sách dành cho số hóa là một yếu tố quan trọng không kém. Để tránh gặp thất bại trong quá trình CĐS DN cần xác định được ngân sách cho từng mục tiêu, nguồn vốn của mình trước khi bắt đầu CĐS', ông Sơn chia sẻ thêm.

Đánh giá về những thuận lợi cho quá trình CĐS cho DN hiện nay, ông Sơn khẳng định, tại Việt Nam, CĐS đang nhận được sự ủng hộ mạnh mẽ của của chính phủ như các chương trình CĐS quốc gia, đồng hành cùng DN. Bên cạnh những khó khăn và thách thức, Covid-19 cũng thúc đẩy mạnh mẽ sự tái phát triển cơ sở hạ tầng, công nghệ và quy trình làm việc - mọi thứ chuyển sang mô hình online và công nghệ hóa, 'ép' các DN phải CĐS mạnh mẽ hơn giai đoạn trước.

Covid-19 cũng thúc đẩy mạnh mẽ quy trình làm việc - mọi thứ chuyển sang mô hình online và công nghệ hóa, 'ép' các DN phải CĐS mạnh mẽ hơn giai đoạn trước.

Còn về khó khăn trong việc áp dụng CĐS tại các DN. Giai đoạn đầu trong quá trình áp dụng CĐS sẽ rất nhiều thử thách khi DN phải thay đổi toàn bộ thói quen cũ sang một cách thức làm việc mới. Điều này cần sự đồng hành mang tính cam kết rất cao từ lãnh đạo, bộ phận quản lý và nhân viên. Tuy nhiên, rất nhiều DN chưa nhìn nhận CĐS là một quá trình mà họ chỉ coi đây là một phần mềm, có thể cài và chạy ngay lập tức. Điều này dẫn đến các hạn chế trong việc phát huy hết tác dụng các công cụ CĐS.

Một rào cản khác là về mặt chi phí, giá thành một số sản phẩm CĐS hiện nay cũng chưa thực sự phù hợp với các DN siêu nhỏ. Điều này đòi hỏi những người tư vấn viên CĐS phải nghiên cứu tình hình doanh nghiệp để tư vấn một cách phù hợp nhất các công cụ phù hợp đặc thù với DN đó.

Bên cạnh đó, một thách thức hiện nay là sự thiếu đồng bộ giữa các sản phẩm CĐS. DN sử dụng sản phẩm của công ty này không thể kết nối với các giải pháp của công ty khác. Điều này khiến cho lãng phí nguồn lực và chi phí của doanh nghiệp trong việc theo đuổi quá trình CĐS.

Về kiến nghị đối với cơ quan nhà nước, ông Sơn cho rằng, cơ quan quản lý cần tạo thêm nhiều cơ hội, các chương trình thiết thực cho DN có thể kết nối được với tập khách hàng, từ đó hướng dẫn họ về các hình thức CĐS và tạo ra các bộ tiêu chuẩn về khả năng kết nối CĐS…/.