Quản lý kho, vấn đề chung của các shop, cửa hàng kinh doanh hiện nay. Có một câu nói quen thuộc mỗi khi chúng ta bước đến kho hàng: “Nếu trong kho còn chỗ trống, không sớm thì muộn nó sẽ bị lấp đầy”. Vì vậy, tình trạng luôn đầy ắp hàng trong kho không phải không phổ biến, ngay cả trong thời điểm hàng bán được hàng hoặc ế ẩm.

Quy trình quản lý kho hàng thường gặp vất vả khi có sự gia tăng hàng hóa nhanh chóng, hàng hóa đỉnh điểm khi vào mùa hay khi mua hàng giảm giá lớn. Hoặc cửa hàng đang trong giai đoạn dữ trự hàng tồn kho khi tạm dừng hoạt động, hợp nhất cơ sở, hoặc thâm chí là giai đoạn hàng bán ra chậm.

Nhìn chung, có 3 nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu hụt không gian trong kho. Đầu tiên chỉ đơn giản là có quá nhiều hàng tồn kho. Thứ hai là kết quả của việc quá nhiều hàng hóa bị lỗi, và thứ ba là sử dụng không gian trong kho hàng kém khoa học. Sau đây, chúng ta sẽ phân tích từng nguyên nhận cụ thể:

1. Quá nhiều hàng tồn kho 

Sự phong phú của sản phẩm sẽ mang lại những phản ứng tích cực về dịch vụ khách hàng và mục tiêu hoàn thành đơn đặt hàng, hơn nữa sản phẩm có sẵn nên đáp ứng các đơn đặt hàng của khách nhanh chóng. Tuy nhiên để nhân viên bán hàng làm hài lòng khách hàng bằng cách hoàn thành 100% đơn đặt hàng thì người quản lý kho hàng phải hoạt động hết năng suất dưới các tiêu chuẩn an toàn.

Chỉ cần thoáng nhìn kiểu nhà kho này sẽ thấy các sản phẩm được lưu trữ ở lối đi, được xếp chồng lên nhau, đặt ở các thùng hàng trên cùng, hoặc nhiều sản phẩm xếp lẫn trong một thùng. Tầm nhìn bị hạn chế gây ra mối nguy hiểm tiềm ẩn, khó khăn trong việc quản lý kho, kiểm kê hàng tồn kho, giảm năng suất lao động và xử lý sản phẩm. (Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý kho hàng giúp giải quyết các vấn đề một cách đơn giản hơn)

Tuy nhiên, các sản phẩm này thường sẽ di chuyển nhanh chóng ra khỏi kho hàng và vấn đề về không gian chỉ tồn tại trong vài tuần.

2. Quá nhiều sản phẩm lỗi

Việc có nhiều sản phẩm bị lỗi không chỉ là dấu hiệu cho biết rằng kế hoạch bán hàng hoặc sản xuất  không chính xác mà còn chỉ ra rằng kho hàng không quản lý mức tồn kho hoặc sản phẩm lỗi thời đúng cách.

Không giống như nhà kho có nhiều hàng tồn kho, việc có quá nhiều sản phẩm lỗi thường dẫn đến hàng tồn kho vẫn còn nguyên vẹn trong kho hàng tháng, thậm chí hàng năm.

Một ví dụ điển hình về việc quản lý kho hàng tồn kho thiếu chính xác đã xảy ra ở một nhà cung cấp hàng tiêu dùng cỡ vừa. Sau khi kiểm tra kho hàng của họ, cùng với trung tâm sản xuất và phân phối (DC) đầy đủ điều kiện, công ty đã tìm ra rằng 600 trong số 3000 sản phẩm tại trung tâm sản xuất đã không được sử dụng để sản xuất 12 tháng qua. Trong ba năm gần đây ở DC, hơn 400 trong số 4500 pallet không có doanh thu và hơn 500 pallet khác không có hoạt động bán hàng trong suốt 12 tháng vừa qua.

Quá nhiều sản phẩm lỗi đã được giải quyết bằng cách nhấn xuống hàng dưới cùng trong kho. Mặc dù hàng tồn kho lỗi thời có ít hoặc không có giá trị trên thị trường, nhưng nếu nó được nhận ra sớm thì công ty sẽ nhanh chóng có thể bù đắp được tổn thất và quản lý tài sản của mình một cách tốt hơn. 

3. Lãng phí không gian, sử dụng kém khoa học

Tình trạng này thường xảy ra khi cửa hàng, công ty tăng trưởng ổn định, có yêu cầu thay đổi lưu trữ quản lý kho hàng (thay đổi trong hỗn hợp sản phẩm) và mong muốn ngày càng nâng cao dịch vụ. Đôi khi vấn đề của quy trình quản lý kho hàng là việc sử dụng không gian kém khoa học, không hiệu quả chứ không phải là do tồn kho hay điều kiện lưu hàng trong kho.

Thông thường, các nhà kho được xây dựng và trang bị để xử lý khối lượng hàng tồn kho nhất định. Sau đó, chúng được dự kiến sẽ điều chỉnh theo nhu cầu của khách hàng cũng như sẽ phải hiệu quả hơn theo thời gian. Để thực hiện các mục tiêu quản lý kho hàng không đơn giản này, các kho hàng thường chấp nhận tiến chậm trong mục tiêu dài hạn để đạt được mục tiêu ngắn hạn cũng như tạo ra hàng hóa sẵn sàng cho bước cuối cùng, hoặc tạo ra các mã sản phẩm để đơn giản hóa quá trình xuất kho.

Tất cả các bước điều chỉnh này đều mang lại không gian mặt sàn nhà kho và lao động có giá trị cho các chức năng kho hàng chính. Các trường hợp phổ biến khác của việc lãng phí không gian bao gồm việc sử dụng không gian theo chiều dọc thấp, lối đi rộng (trên 3m), và nhiều sản phẩm nhiều thùng hoặc các đơn vị sản phẩm được lưu trữ ở các vị trí đã đầy.

Trên đây là những thông tin về quản lý kho liên quan đến nguyên nhân dẫn đến tình trạng thiếu hụt không gian, mà bạn cần nắm được. Từ đó, bạn sẽ có những giải pháp giúp nâng cao hiệu suất quản lý kho.