9 cách quản lý và sử dụng Google Drive chuyên nghiệp hơn


(VnMedia) - Với dung lượng lưu trữ miễn phí lớn nên Google Drive đang là một công cụ sao lưu dữ liệu phổ biến. Nhưng việc quản lý dữ liệu trên Google Drive lại không hề đơn giản. Vì vậy dưới đây sẽ là những giải pháp giúp bạn quản lý và sử dụng dữ liệu tốt hơn.

1. Cài đặt cơ bản và thêm các tập tin trong Google Drive

Giống như File Explorer trên Windows, Google Drive cho phép tổ chức các tập tin trong các thư mục để thuận tiện quản lý. Tuy nhiên, các tập tin lưu trữ trên Google Drive lại đến từ ba nguồn khác nhau và chúng được liệt kê ngày bên dưới thanh công cụ bên trái gồm: My Drive, Shared with me và Google Photos.


9 cách quản lý và sử dụng Google Drive chuyên nghiệp hơn

Nếu bạn đang tìm kiếm một tập tin thì có thể tập tin đó sẽ nằm ở bất kỳ nơi đâu trong ba nguồn trên, điều đó làm cho việc tìm kiếm trở nên khó khăn hơn. Giải pháp là bạn có thể thêm bất kỳ tập tin hoặc thư mục nào vào ổ đĩa của riêng mình bằng cách kích chuột phải lên tập tin hoặc thư mục muốn chuyển về ổ đĩa của bạn, rồi chọn tùy chọn Add to My Drive từ menu chuột phải.

Thao tác này sẽ thêm một shortcut đến file hoặc thư mục đó đến ổ đĩa của bạn. Bằng cách đó, bạn có thể tìm thấy chúng nhanh hơn ngay trong My Drive của bạn mà không cần phải tìm kiếm khắp nơi.

2. Sắp xếp theo các yếu tố khác nhau

Khi bấm nút Sort options (nút có biểu tượng mũi tên với chữ A và Z) bạn sẽ được cung cấp các tùy chọn để sắp xếp dữ liệu theo tên, ngày sửa đổi cuối cùng từ bạn và cuối cùng là ngày bạn đã mở.


Có vẻ như đơn giản, nhưng nó có thể rất hữu ích để bạn tìm kiếm các tài liệu gần đây nhất đã mở hoặc chỉnh sửa.

3. Chọn tập tin nhanh hơn

Băng cách bấm giữ phím Shift + click hoặc nhấp và kéo để chọn nhiều tập tin trong Google Drive.


Một số dịch vụ trực tuyến không hỗ trợ chức năng này, nhưng Google Drive cho phép bạn chọn và thao tác với hàng loạt các tập tin cùng một lúc dễ dàng hơn.

4. Sử dụng công tụ tìm kiếm nâng cao

Tìm kiếm một tập tin bằng cách sử dụng thanh tìm kiếm ở trên cùng của màn hình chắc chắn là cách tốt nhất để thực hiện, nhưng nếu sử dụng chức năng tìm kiếm nâng cao thì hiệu quả tìm kiếm đạt được thậm chí còn tốt hơn.


Khi nhấn chuột vào thanh tìm kiếm, trong menu xổ xuống bạn sẽ thấy có nhiều loại tập tin khác nhau, giúp thu hẹp phạm vi tìm kiếm. Khi click vào một loại tập tin bất kỳ, ví dụ như text thì bạn chọn Text documents, ngay lập tức sẽ có một danh sách tất cả các loại tập tin Text documents có trong Google Drive của bạn. Thực hiện tương tự khi bạn muốn tìm kiếm các file PDF, bảng tính excel, video, trình chiếu …


Ngoài việc tìm kiếm bằng các loại tập tin, bạn có thể bấm tùy chọn More search tools ở dưới cùng của menu tìm kiếm để có được quyền truy cập vào nhiều tùy chọn tìm kiếm nâng cao, như ngày sửa đổi, từ khóa chứa trong các tập tin, chủ sở hữu, chia sẻ với …


Các tùy chọn này sẽ giúp tìm kiếm nhanh và chính xác tài liệu mình cần đang được lưu trữ trong kho Google Drive khổng lồ.

5. Sử dụng màu sắc và sao để tạo danh mục

Bạn có thể tạo ra hệ thống thứ bậc của các thư mục và làm cho nó trực quan hơn để dễ dàng quản lý. Bằng cách kích chuột phải vào một thư mục, chọn Change color rồi chọn một màu sắc mới cho thư mục đó.


Thay vì màu xám tiêu chuẩn, bạn sẽ có một thư mục với màu sắc rực rỡ để nhanh chóng nhận diện ra dữ liệu quan trọng bên trong đó, nó sẽ khác hoàn toàn với các thư mục thông thường khác trong Drive của bạn.


Ngoài ra, bạn còn có thẻ gắn sao cho thư mục đó bằng cách chọn Add star từ menu chuột phải, và mọi tập tin và thư mục mà bạn đã gắn sao sẽ hiển thị khi bạn nhấp vào menu Starred bên trái. Đây là cách sử dụng tương tự như gắn sao cho email trong Gmail.

6. Xem nhanh tài liệu

Để chắc chắn chọn đúng tài liệu mình cần, bạn có thể sử dụng nút xem trước (biểu tượng con mắt) ở góc trên bên phải.


Khi nhấp chuột vào một tập tin và nhấn nút Preview, một cửa sổ nhỏ hiển thị các nội dung bên trong tập tin để bạn xem trước xem có đúng tập tin mình cần hay không. Cách này sẽ nhanh hơn đáng kể so với việc bạn mở tập tin để xem đầy đủ trong một tab mới chỉ để xem vài nội dung quan trọng bên trong đó.


Ngược lại nếu chỉ cần xem bên trong tài liệu, bạn có thể sử dụng khung nhìn để xem ảnh thu nhỏ của mỗi tài liệu trong Google (bấm nút Grid view bên cạnh các nút Sort options trên thanh công cụ).


7. Kiểm tra lịch sử sửa đổi và chỉnh sửa

Chỉ với một cú nhấp chuột, bạn có thể biết ai đã mở hoặc sửa đổi tài liệu của mình, kể cả tài liệu đó không phải là tài liệu của Google.


Để xem thông tin này, chỉ cần nhấp chuột phải và chọn Manage revisions… Để xem lịch sử chỉnh sửa một tài liệu Google, nhấp chuột phải và chọn View details, thao tác này sẽ mở ra bảng thông tin chi tiết ở phía bên phải của màn hình.


Thậm chí có thể chọn Details để xem các thông tin chi tiết khác như: Ngày tập tin tạo ra, ngày sửa đổi, kích thước, vị trí, chủ sở hữu và những người có quyền truy cập vào các tập tin.

8. Thêm một tập tin vào nhiều thư mục khác nhau

Google Drive trước đây có tính năng gắn thẻ, cho phép bạn tìm các tập tin có liên quan kể cả chúng không được lưu trữ cùng thư mục với nhau. Tuy nhiên nó đã bị gỡ bỏ, và thay thế bằng một ứng dụng Google Drive khác cho phép bạn thêm một tập tin duy nhất vào nhiều thư mục.


Để kết nối với ứng dụng này, kích chuột phải vào tập tin bất kỳ và chọn Open with sau đó chọn tiếp + Connect more apps. Sử dụng thanh tìm kiếm để tìm Multifolder và thêm nó vào Google Drive của bạn. Bây giờ, chỉ cần kích chuột phải vào một tập tin hoặc thư mục, nhấn Open with> Multifolder và bạn sẽ có thể thêm nó vào nhiều thư mục khác nhau.

9. Sử dụng các ứng dụng để tăng cường khả năng cho Google Drive

Ngoài Multifolder, Google còn có một số add-ons và các ứng dụng có thể giúp bạn quản lý dữ liệu. Ví dụ như Hidden Folder, cho phép bạn ngăn chặn các ứng dụng khác xem tập tin cụ thể trong Drive.


Hoàng Thanh (theo makeuseof)

Từ khoá : Google, Drive, chuy, nghi

TIN LIÊN QUAN

Chuyển dữ liệu từ iPhone sang Android chưa bao giờ dễ dàng đến thế

Việc chuyển dữ liệu từ iPhone sang Android trước kia khó khăn bao nhiêu thì bây giờ dễ dàng hơn bấy nhiêu bởi khả năng đồng bộ từ ứng dụng Google Drive mới cập nhật.

Thủ thuật giúp 'tăng lực' cho Google Drive

Dịch vụ Google Drive có thể giúp người dùng truy cập dữ liệu bất cứ nơi đâu và nếu biết tận dụng, người dùng có thể khiến cho dịch vụ này thay thế gần như hoàn toàn bộ ứng dụng văn...

Giới trẻ Việt Nam sử dụng Google như thế nào?

Khảo sát từ trang khaosat.me và được hình tượng hóa sang Infographic bởi trang Tinh Tế, cho thấy giới trẻ Việt Nam sử dụng các dịch vụ như Google Maps, Google Translate hay Google Drive như thế nào.

SanDisk ra mắt lưu trữ USB Drive 128GB, giá 1,2 triệu đồng

Western Digital lãi trong quý tài chính I/2016, giảm so với năm trước CES 2016: SanDisk giới thiệu ổ SSD bảo mật siêu bền Đánh giá ổ SSD di động SanDisk Extreme 500 Apacer giới...

SanDisk Ultra Dual USB Drive 3.0 – tăng khả năng lưu trữ cho thiết bị di động

(ĐTTD) SanDisk Ultra Dual USB Drive 3.0 128GB sẽ mang đến khả năng lưu trữ nhiều dữ liệu hơn nữa cho smartphone và tablet. Sản phẩm vừa chính thức được thương hiệu hàng đầu thế...

SanDisk ra mắt flash drive dung lượng cao với tốc độ giao tiếp lên đến 150MB/s

Hôm nay (30/09/2016), Western Digital đã chính thức bổ sung thêm vào danh mục giải pháp lưu trữ di động trong dãy thương hiệu SanDisk bằng ổ lưu trữ flash SanDisk Ultra Dual Drive m3.0 với tốc độ đọc không tưởng lên đến 150MB/s.

Top 15 ứng dụng Android miễn phí hay nhất năm 2016 (Phần 1)

Những ứngd dụng Android hoàn toàn miễn phí hay nhất hiện nay mà bạn không nên bỏ qua.

THỦ THUẬT HAY

Cách thêm terminal code được mã hóa màu vào Microsoft Word

Nếu bạn muốn đặt mã màu chính xác cho Terminal code trong Word, chỉ sao chép và dán sẽ không có tác dụng. Bạn sẽ cần sử dụng công cụ để tạo HTML được mã hóa màu, sau đó nhập HTML vào Word.

Cách thêm nút tải về trong trình phát video khi xem bằng Chrome, Firefox và Opera

Tuy nhiên, ở bài viết này TCN sẽ chia sẻ với các bạn một extension khá hữu ích, giúp thêm nút tải về trên trong trình phát video khi xem bằng Chrome, Firefox và Opera mà không cần chuyển đổi sang trình duyệt khác hay

Nhắn tin trên iPhone '‘sướng’' hơn trong vòng 3 nốt nhạc

Nếu bạn đã cập nhật iPhone của mình lên phien bản mới nhất, còn chần chờ gì nữa mà không cập nhật 'bí kíp' này để nâng trải nghiệm với dễ yêu lên một tầm cao mới.

Biến cả thế giới thành bảng vẽ 3D với ứng dụng cực cool của Google

Just a Line là ứng dụng được phát triển dựa trên công nghệ ARCore của Google. Ý tưởng của ứng dụng này khá đơn giản khi bạn chỉ chạm tay lên màn hình và vẽ nguệch ngoạc các đường nét lên môi trường xung quanh. Bạn vẽ

Hướng dẫn xóa thông tin vị trí trong các tweet

Nơi bạn ở là một địa điểm khá riêng tư. Thật đáng tiếc, tất cả mọi thứ như thế này đều dễ dàng có thể bị “rò rỉ” trên các phương tiện truyền thông xã hội. Nó có thể chia sẻ chính xác vị trí của bạn trong các Tweet bạn

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đánh giá Oukitel U7 Plus: Smartphone giá rẻ dưới 2 triệu

Oukitel U7 Plus có thiết kế khá giống với iPhone 6, phần mặt lưng của sản phẩm được bo tròn ở các cạnh và được vát cong để máy khi cầm sẽ ôm tay hơn.

So sánh iPhone 13 Pro và iPhone 12 Pro: Có nên nâng cấp hay không?

iPhone 13 Pro và iPhone 12 Pro đều là hai thiết bị đầu bảng với thiết kế và cấu hình đỉnh cao. Mời bạn cùng chúng tôi so sánh iPhone 13 Pro và iPhone 12 Pro để xem chúng có gì khác biệt nhé. So sánh về thiết kế Thiết

[Video] Đánh giá hiệu năng Asus ZenFone Max - đa nhiệm tốt pin trâu

Ngay sau dịp nghỉ Tết Bính Thân, thương hiệu điện thoại Asus đã giới thiệu mẫu điện thoại thông minh mới với tên gọi Asus Zenfone Max tại thị trường Việt Nam. Asus ZenFone Max được nhiều người dùng biết đến như một...