Cách nén, giảm dung lượng file PDF nhanh, miễn phí mà cực rõ nét

Bảng tính Excel có quá nhiều hàng hoặc cột sẽ khiến việc in ấn trên trang A4 trở nên khó khăn và thiếu thông tin. Do đó, bạn cần nắm được các cách in Excel vừa trang giấy A4 trong bài viết dưới đây để đơn giản hóa quá trình này!

1. Lợi ích khi in File Excel vừa trang giấy A4

In Excel là quá trình chọn vùng dữ liệu, định dạng trang, kích thước và hướng giấy cùng các thiết lập khác như số trang, tiêu đề,... để tạo ra bản in từ bảng tính trên phần mềm Microsoft Excel. Trước khi in, bạn có thể xem trước bản hiển thị trên trang A4 để đảm bảo bản in cuối cùng sẽ chứa đủ thông tin cần thiết. 

Việc in Excel vừa khổ giấy A4 là kỹ thuật hầu hết ai cũng cần biết bởi các lợi ích sau:

  • Sử dụng tối đa phần trống của trang giấy, hạn chế tràn sang trang khác, từ đó tiết kiệm giấy in và chi phí đi kèm.

  • Mọi thông tin nằm gọn trong trang A4 giúp việc theo dõi trở nên dễ dàng hơn so với nhiều trang.

  • Thông tin được trình bày khoa học và gọn gàng trên trang giấy, thể hiện sự chuyên nghiệp khi làm việc.

  • Thông tin nằm trong một trang giúp hạn chế tình trạng thất lạc hoặc nhầm lẫn trong quá trình lưu truyền/ chia sẻ so với trường hợp bảng tính nằm trên nhiều trang giấy.

  • Dễ dàng lưu trữ và chia sẻ với mọi người bởi bảng tính Excel được in vừa đủ trang A4.

2. Hướng dẫn các cách in File Excel vừa trang giấy A4

Dưới đây là các cách in bảng tính Excel vừa trang A4 giúp quá trình in ấn của bạn trở nên dễ dàng hơn:

2.1. Sử dụng hộp thoại Page Layout

Page Layout là công cụ quen thuộc trên bảng tính Excel, giúp bạn in dữ liệu vừa khổ giấy A4 thông qua các bước sau:

Bước 1: Đầu tiên, bạn nhấn vào thẻ “Page Layout” trên thanh công cụ của bảng tính Excel cần in.


Cách nén, giảm dung lượng file PDF nhanh, miễn phí mà cực rõ nét
Bạn mở bảng tính Excel cần in rồi nhấn vào thẻ Page Layout.

Bước 2: Tại đây, bạn nhấn vào nút mũi tên bên cạnh mục Page Setup.


Bạn nhấn vào nút mũi tên ở góc để mở phần cài đặt Page Setup.

Bước 3: Nhấn vào định dạng Portrait (khổ A4 dọc) hoặc Landscape (khổ A4 ngang) tùy vào bảng tính Excel cần in.


Bạn chọn khổ giấy A4 Portrait (dọc) hoặc Landscape (ngang).

Bước 4: Tại mục Fit to, bạn điều chỉnh thông số thành 1 page(s) wide by 1 tall.


Bạn điều chỉnh thông số mục Fit to thành 1 page(s) wide by 1 tall..

Bước 5: Tại mục Page size, bạn chọn A4 để tiếp tục.


Bạn chọn khổ giấy A4 tại mục Page size.

Bước 6: Sau khi hoàn tất cài đặt, bạn nhấn nút Print để tiến hành lệnh in.


Bạn nhấn nút Print sau khi cài đặt xong các thông số cần thiết.

Lúc này, giao diện in Excel sẽ hiển thị bản xem trước. Bạn kiểm tra định dạng rồi nhấn Print để in.


Bạn kiểm tra bản xem trước rồi nhấn “Print” để in bảng tính Excel vừa trang A4.Xem thêm: Chia sẻ các hàm trong Excel phổ biến, thường được sử dụng

2.2. In Excel vừa trang A4 bằng Page Break Preview

Cách in Excel vừa trang giấy A4 đơn giản và dễ thực hiện chính là sử dụng công cụ Page Break Preview theo các bước sau đây:

Bước 1: Đầu tiên, bạn mở bảng tính Excel cần in rồi nhấn vào thẻ “View”.


Bạn nhấn vào thẻ “View” tại file bảng tính Excel cần in.

Bước 2: Tiếp theo, bạn chọn “Page Break Preview” để căn chỉnh khổ giấy.


Bạn nhấn vào “Page Break Preview” để tiếp tục.

Bước 3: Lúc này, file Excel sẽ được giới hạn vào vừa khổ giấy A4. 


Bảng tính Excel sẽ được căn chỉnh vừa vào khổ giấy in A4.

Bước 4: Sau đó, bạn nhấn vào thẻ “File” rồi chọn “Print” hoặc bấm tổ hợp phím “Ctrl + P” để xem trước giao diện in. Cuối cùng, bạn nhấn “Print” để in bảng tính Excel vào khổ giấy A4.


Bạn chọn thẻ “File” rồi nhấn “Print” để xem trước sau đó click “Print” nếu muốn in.

2.3. In trang A4 trong Excel bằng tính năng Breaks

Tính năng Breaks cũng được nhiều người sử dụng để in bảng tính Excel vừa khổ giấy A4 với quy trình đơn giản sau đây:

Bước 1: Nhấn vào thẻ Page Layout trên thanh công cụ của Excel. Tiếp theo, bạn nhấn vào “Breaks” rồi chọn “Insert Page Break”.


Bạn mở file Excel sau đó nhấn Page Layout, chọn “Breaks” rồi click vào “Insert Page Break”.

Bước 2: Lúc này, công cụ Breaks sẽ chia dữ liệu bảng tính Excel thành các trang vừa với khổ giấy A4. Bạn nhấn tổ hợp phím “Ctrl + P” để xem trước bản in rồi nhấn “Print” để hoàn tất cách in Excel vừa trang giấy A4.


Bạn nhấn tổ hợp phím “Ctrl + P” để xem trước bản in rồi click “Print” để in vừa trang A4.

Nếu muốn in từng vùng dữ liệu tùy ý, bạn tiến hành theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Bạn bôi đen vùng dữ liệu cần in sau đó nhấn vào thẻ “File” trên thanh công cụ.


Bạn bôi đen vùng dữ liệu muốn in rồi nhấn vào thẻ “File”.

Bước 2: Bạn nhấn “Print” sau đó chọn “Print Selection” (In những vùng được chọn) trong mục Settings.


Bạn bấm vào “Print” rồi chọn “Print Selection” để in vùng dữ liệu đã chọn.

2.4. Dùng tính năng Print Areas

Bạn có thể áp dụng cách in file Excel vừa khổ A4 với các thao tác đơn giản thông qua tính năng Print Areas, cụ thể:

Bước 1: Nhấn vào thẻ Page Layout rồi chọn “Print Area” sau đó click “Clear Print Area” để xóa vùng in mặc định.


Bạn chọn “Print Area” trong thẻ Page Layout rồi nhấn vào “Clear Print Area” để xóa vùng in mặc định.

Bước 2: Bạn bôi đen vùng dữ liệu muốn in trên bảng tính Excel.


Bạn chọn vùng dữ liệu trên bảng tính Excel mà mình muốn in.

Bước 3: Bạn nhấn vào “Page Layout” sau đó chọn “Print Areas” sau đó click “Set Print Area”.


Bạn nhấn vào “Print Area” trong thẻ Page Layout rồi chọn “Set Print Area”.

Bước 4: Cuối cùng, bạn nhấn vào “File” rồi chọn “Print” hoặc dùng tổ hợp phím “Ctrl + P” để in tài liệu.


Bạn dùng tổ hợp phím “Ctrl + P” để hoàn tất cách in Excel vừa trang giấy A4.Xem thêm: Hướng dẫn cách in 2 mặt trong Word, Excel, PDF nhanh chóng

3. Cách in file Google Sheets vừa trên trang A4

Bạn hoàn toàn có thể in toàn bộ hoặc một phần dữ liệu trên Google Sheets vừa trang A4 theo các bước sau đây:

Bước 1: Đầu tiên, bạn chọn vùng dữ liệu trên Google Sheets mà mình muốn in.


Bạn chọn vùng dữ liệu trên Google Sheets mà mình muốn in.

Bước 2: Tiếp theo, bạn nhấn vào thẻ File rồi chọn “Print” để mở cửa sổ in.


Bạn nhấn vào thẻ File rồi chọn “Print” để tiếp tục.

Bước 3: Tại mục “Print” phía bên phải giao diện, bạn chọn chế độ “Current sheet” (in toàn bộ file) hoặc “Selected cells” (in vùng dữ liệu).


Bạn chọn “Current sheet” để in toàn bộ file hoặc “Selected cells” nếu chỉ in một vùng dữ liệu.

Bước 4: Tại mục Paper size, bạn nhấn chọn khổ giấy A4.


Bạn chọn khổ giấy A4 trong mục Paper size để tiếp tục cách in file Excel.

Bước 5: Sau khi hoàn tất các thiết lập, bạn nhấn nút “Next” ở góc bên phải phía trên giao diện Google Sheets để hiển thị bản xem trước.


Bạn nhấn nút “Next” để xem trước giao diện in trang tính Google Sheets như thiết lập.

Bước 6: Nhấn “Print” để in tài liệu Google Sheets.


Bạn nhấn “Print” để in tài liệu Google Sheets trên khổ giấy A4.

4. Hướng dẫn căn chỉnh Excel vừa trang A4

Nếu muốn căn chỉnh dữ liệu trên bảng tính Excel trước khi in để vừa khổ giấy A4, bạn sử dụng tính năng tính năng Wide Margins theo các bước sau:

Bước 1: Bạn mở file Excel cần in rồi nhấn tổ hợp phím “Ctrl + P” để mở cửa sổ Print. Tại mục Settings, bạn nhấn vào tùy chọn “Wide Margins”.


Bạn nhấn chọn “Wide Margins” trong mục Settings của cửa sổ Print.

Bước 2: Tại đây, bạn có thể chọn thông số căn lề có sẵn hoặc nhấn vào “Custom Margins” để tùy chỉnh theo ý muốn.


Bạn chọn căn lề có sẵn hoặc nhấn vào “Custom Margins” để tùy chỉnh các thông số.

Bước 3: Nếu chọn Custom Margins, bạn điều chỉnh các thông số căn lề sau đó nhấn “OK”.


Bạn điều chỉnh các thông số trong cửa sổ Page Setup rồi nhấn “OK” để lưu.Xem thêm: Cách định dạng số trong Excel nhanh chóng chỉ mất vài giây

5. Hướng dẫn tùy chỉnh một số thông số khác khi in file Excel

Cửa sổ Print trên phần mềm Microsoft Excel cho phép người dùng điều chỉnh nhiều thông số để phục vụ cho việc in ấn. Để căn chỉnh trang in đẹp mắt và vừa khổ A4, bạn có thể sử dụng tính năng Wide Margins theo các bước sau:

Bước 1: Tại cửa sổ Print, bạn có thể chọn các thông số có sẵn như Normal, Wide, Narrow hoặc tùy ý điều chỉnh bằng cách nhấn vào Custom Margins.


Bạn chọn thiết lập có sẵn hoặc nhấn vào Custom Margins để tùy chỉnh các thông số căn lề.

Bước 2: Nếu chọn Custom Margins, màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại Page Setup. Lúc này, bạn chọn thẻ “Margins” để điều chỉnh các thông số căn lề theo ý muốn, bao gồm: Top (lề trên), Bottom (lề dưới), Left (lề trái), Right (lề trái), Header (tiêu đề trên) và Footer (tiêu đề dưới). Sau đó, bạn nhấn “OK” để lưu các thông số đã cài đặt.


Bạn tùy chỉnh các thông số căn lề bao gồm Top, Bottom, Left, Right, Header và Footer rồi nhấn “OK” để lưu.

Bước 3: Cuối cùng, bạn nhấn nút “Print” để in tài liệu Excel.

Cách in Excel vừa trang giấy A4 đã trở nên dễ dàng và nhanh chóng thông qua hướng dẫn chi tiết trong bài viết trên. Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể tùy ý điều chỉnh các thông số căn lề Excel hoặc Google Sheets để dữ liệu hiển thị trọn vẹn trên khổ giấy A4 đã chọn.


CỰC HOT! Trang Công Nghệ giảm giá đến 50%++ khi mua các sản phẩm máy giặt, máy lạnh, tivi, tủ lạnh, điện thoại, máy tính bảng,... cùng nhiều quà tặng hấp dẫn không thể bỏ qua. Sản phẩm đảm bảo 100% chính hãng, bảo hành đến 2 năm, giao hàng tận nơi miễn phí, đổi trả trong 35 ngày và có trả góp lãi suất 0%. Hãy đến chi nhánh gần nhất lựa chọn sản phẩm hoặc mua hàng online TẠI ĐÂY bạn nhé. 

TIN LIÊN QUAN

Cách sử dụng hàm trừ trong Excel đơn giản và chính xác

Cách sử dụng hàm trừ trong Excel đơn giản và chính xác như hàm trừ theo tỷ lệ %, hàm trừ ngày tháng, hàm trừ ký tự, hàm trừ nhiều ô,... Tìm hiểu chi tiết ngay!

Cách tính phần trăm trong Excel đơn giản và chính xác theo tổng số

Cách tính phần trăm trong Excel đơn giản và chính xác theo tổng số, theo từng phần trong nhiều hàng cùng lúc hay khi có sự thay đổi ở cột và hàng. Xem ngay!

Hướng dẫn dùng hàm Rank trong Excel để sắp xếp thứ hạng

Hướng dẫn dùng hàm Rank trong Excel để sắp xếp thứ hạng của các giá trị trong một dãy dữ liệu hay đồ thị từ thấp đến cao hoặc từ cao xuống thấp chính xác.

Cách sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel đơn giản, chính xác

Cách sử dụng hàm HLOOKUP trong Excel đơn giản, chính xác để dò tìm dữ liệu trong một bảng trên phạm vi hàng ngang và kết quả trả về tương ứng theo hàng dọc.

Nhật Bản giới thiệu giấy vệ sinh thông minh

VietTimes -- Loại giấy vệ sinh đặc biệt này có in dòng chữ 'Chào mừng đến Nhật Bản' và kèm theo thông tin về các điểm wifi cũng như những hướng dẫn du lịch khác.

Nike giới thiệu giày tự buộc dây HyperAdapt 1.0, bán ra vào cuối năm nay

Nike vừa chính thức giới thiệu mẫu giày với khả năng tự buộc dây: HyperAdapt 1.0. Vậy là gần 30 năm kể từ khi ý tưởng về một đôi giày như vậy ra đời, trong tập phim Back to the...

Sony sẽ tung ra sách điện tử Digital Paper vào tháng 5

Nỗ lực mới nhất của Sony là sản xuất dòng sản phẩm sách điện tử. Trong thời gian tới, hãng sẽ cho ra mắt Digital Paper tập trung vào mảng doanh nghiệp, phục vụ việc trao đổi ebook kinh doanh.

THỦ THUẬT HAY

Cách tắt hoàn toàn thông báo "Your Windows license will expire soon" trên Windows 10

Khi ra mắt Windows 10, Microsoft đã giới thiệu hệ thống thông báo của máy đã được cải thiện rất nhiều so với Windows 8, và giờ thì nó đã thật sự trở nên hữu dụng và quen thuộc hơn, nhưng bên cạnh đó cũng có những thông

Kích hoạt chế độ quay video [email protected] cho Galaxy Note 8/S8/S8+ với vi xử lý Exynos

Cụ thể hơn, ngay từ thế hệ vi xử lý Exynos 8895 ra mắt năm 2017, khả năng quay video [email protected] đã được hỗ trợ trong khi phiên bản cùng đẳng cấp là Snapdragon 835 vẫn chưa thể đáp ứng khả năng này. Vấn đề đặt ra

Đây chính là 6 lý do khiến công ty bạn mãi vẫn không tuyển được người tài

Vấn đề không phải do “nhân tài như lá mùa thu” mà là do sự chuẩn bị sơ sài trong khâu tuyển dụng.

Cách hạ cấp iOS 11 xuống iOS 10.3.3 cho iPhone 6S

Sau khi nâng cấp lên iOS 11, nếu thiết bị không thể chạy hệ điều hành ổn định và thường xảy ra lỗi bạn nên hạ cấp xuống bản iOS 10.3.3.

Cách tắt hoàn toàn việc thu thập các thông tin của Apple trên iPhone

Thật may là ngay trên iOS, Apple đã bổ sung sẵn các lựa chọn giúp người dùng tìm hiểu những thông tin mà Apple mong muốn thu thập cũng như cách kiểm soát và thậm chí là lựa chọn tắt hoàn toàn việc thu thập các thông

ĐÁNH GIÁ NHANH

Đập hộp và một số đánh giá nhanh về Xiaomi Mi Note 3

Xiaomi Mi Note vốn là một dòng smartphone cao cấp của Xiaomi. Tuy nhiên với sự xuất hiện của dòng Xiaomi Mi Mix thì những chiếc Mi Note đã ít gây sự chú ý hơn.

Trên tay Leica CL: máy ảnh APS-C 24MP, có EVF, giá 66,9 triệu đồng

Nhân tiện khai trương Leica Boutique đầu tiên tại Hà Nội, Leica cũng đồng thời mang chiếc máy compact mới được giới thiệu là CL về Việt Nam. Đây là máy ảnh compact mới nhất của hãng, sử dụng cảm biến APS-C với độ phân

Đánh giá BMW R nineT Urban G/S chính hãng đầu tiên về Việt Nam

Mới đây, đơn vị đang giữ quyền phân phối chính hãng thương hiệu BMW Motorrad tại Việt Nam đã gây chú ý trong giới biker Việt khi đưa về nước chiếc BMW R nineT Urban G/S. Đây là 1 trong 4 biến thể của dòng mô tô có