Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower: Dồn sức vào việc quan trọng và không khẩn cấp

Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ,phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng năm sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp và Đức; có đóng góp to lớn cho sự phát triển của hệ thống Xa lộ liên tiểu bang Hoa Kỳ, sự ra đời của Internet (DARPA), chương trình thăm dò không gian (NASA)và việc sử dụng hòa bình các nguồn năng lượng thay thế (Luật Năng lượng nguyên tử - Atomic Energy Act).

Ngoài ra trong sự nghiệp của mình, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO và bằng cách nào đó, ông vẫn phân bổ được thời gian dành cho hai sở thích của mình: chơi golf và vẽ tranh sơn dầu.

Câu hỏi đặt ra là Eisenhower đã phân bổ thời gian như thế nào để có thể làm được tất cả những công việc đó?

Câu trả lời chính là phương pháp mang tên ông: Ma trận Eisenhower hay còn gọi là Eisenhower Box.


Tại sao phương pháp Ma trận Eisenhower lại hữu ích?

Hãy tưởng tượng một tình huống đơn giản: Sếp yêu cầu bạn chuẩn bị một bài thuyết trình quan trọng cho buổi họp ban giám đốc vào đầu tuần tới.

Bạn chỉ có vài ngày để hoàn thành, khối lượng công việc rất nhiều và bạn còn có không ít các đầu việc khẩn cấp khác trong Todo List cần phải giải quyết.

Trước tình thế như vậy, bạn lo lắng, mất tập trung và mọi thứ bắt đầu đảo lộn.

Những tác nhân gây căng thẳng liên quan đến thời gian là vài trong số rất nhiều nguyên nhân tạo ra áp lực trong công việc và đây được xem là hệ quả của việc: có quá nhiều thứ phải làm trong khi thời gian rất hạn hẹp.

Lúc này, việc áp dụng phương pháp ma trận Eisenhower sẽ giúp bạn xác định được điều gì quan trọng nhất cần phải làm đầu tiên và tối ưu hóa thời gian rất hiệu quả.

Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần tiến tới 'loại bỏ' nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức nữa.

Nội dung phương pháp Ma trận Eisenhower


Quản lý thời gian hiệu quả với phương pháp Ma trận Eisenhower: Dồn sức vào việc quan trọng và không khẩn cấp

Việc quan trọng và việc khẩn cấp

Theo Eisenhower, để có thể sử dụng thời gian một cách hiệu quả với hiệu suất làm việc cao nhất thì chúng ta buộc phải dành thời gian vào những thứ quan trọng (Important) chứ không phải vào những thứ khẩn cấp (Urgent). Việc quan trọng thường ít khẩn cấp và việc khẩn cấp ít khi quan trọng. Để làm được điều này cũng như để giảm tải áp lực của việc có quá nhiều deadline với thời gian gần kề thì trước hết, chúng ta phải phân biệt rõ:

  • Việc quan trọng là những việc mà sau khi được hoàn thành sẽ tạo ra kết quả giúp chúng ta tiến gần hơn với mục tiêu đã đặt ra, bất kể đó là mục tiêu cá nhân hay trong công việc. Cụ thể hơn, chúng đóng góp trực tiếp vào các nhiệm vụ, giá trị và mục tiêu mang tính chất dài hạn.
  • Các hoạt động khẩn cấp yêu cầu sự chú ý ngay tức thì và thường gắn với có liên quan tới người khác (mục tiêu của người khác), chẳng hạn như gửi email, gọi điện, tin nhắn mới....

Khi biết rõ việc gì quan trọng và việc gì khẩn cấp thì chúng ta sẽ vượt qua được thói quen mang tính chất bản năng là tập trung vào những công việc không quan trọng, đồng thời có đủ thời gian để làm những điều cần thiết cho thành công trong tương lai.

  • 4 quy tắc để làm ít mà vẫn thu được nhiều, thậm chí còn nhiều hơn

Nếu chỉ tách biệt mức độ khẩn cấp và quan trọng giữa các công việc một lần thì khá đơn giản, nhưng để tiến hành một cách liên tục có hiệu quả thì không phải dễ dàng. Điều tuyệt với của phương pháp Eisenhower đó là nó cung cấp một bộ khung rõ ràng cho các quyết định mang tính chất lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, lưu ý tối quan trọng là chúng ta cần phải kiên nhẫn áp dụng.

Cách sử dụng Ma trận Eisenhower để quản lý thời gian hiệu quả

Để sử dụng nguyên tắc này, đầu tiên bạn cần liệt kê danh sách tất cả các công việc cần phải làm, chú ý không bỏ sót các đầu việc tốn nhiều thời gian nhưng không quan trọng.

Bước thứ hai là cân nhắc và sắp xếp các công việc vào một trong 4 mục như sau (Xem hình vẽ).

Khẩn cấp và quan trọng - Important and Urgent (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức). Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp – Important and Not Urgent (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau). Khẩn cấp nhưng không quan trọng – Urgent and Not Important (nhiệm vụ sẽ được giao phó cho người khác). Không khẩn cấp cũng không quan trọng – Not Important and Not Urgent (nhiệm vụ sẽ được loại bỏ).


P1: Quan trọng, khẩn cấp
P2: Quan trọng, không khẩn cấp
P3: Không quan trọng, khẩn cấp
P4: Không quan trọng, không khẩn cấp, trong đó: *P = Priority: Sự ưu tiên

P1 - Quan trọng và khẩn cấp

Những công việc thuộc vào mục này phải làm ngay vì chúng vừa quan trọng, vừa khẩn cấp, thường bao gồm các loại sau:

Không đoán trước được thời điểm xảy ra: Chăm sóc người thân bị ốm, cuộc họp khẩn, email công việc có liên quan đến dự án quan trọng, xung đột với khách hàng... Đoán trước được thời điểm xảy ra: Ngày cưới, sinh nhật bố mẹ, lễ kỷ niệm của công ty... Các công việc tồn đọng do lười và thói quen chây ì: Lịch ôn thi, gửi báo cáo công việc, soạn nội dung thuyết trình....

Loại 1 và 2 yêu cầu làm ngay lập tức, riêng loại 3 có thể giảm thiểu áp lực bằng cách chuyển chúng vào mục P 2.

P2 – Quan trọng nhưng không khẩn cấp

P2 không yêu cầu làm ngay (không khẩn cấp) nhưng bạn phải làm hết tất cả chúng vì chúng quan trọng. Hãy dành nhiều thời gian hơn cho mục này và cố gắng làm nó lớn dần lên, chẳng hạn rèn luyện thói quen đọc sách, học ngoại ngữ, tập thiền, học kỹ năng mới liên quan đến công việc...

Nếu đang làm việc P2 có phát sinh việc P1 => ưu tiên hoàn thành P1 trước, sau đó sẽ giải quyết nốt P2 chứ không để sang ngày hôm sau.

P3 – Không quan trọng nhưng khẩn cấp

Đặc trưng của các đầu việc được xếp vào mục này là chúng không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, chỉ có điều, chúng khẩn cấp, chẳng hạn ai đó nhờ bạn đi mua đồ khi đang học, cuộc gọi từ người thân lâu ngày không gặp, tin nhắn từ bạn bè....


Cách tốt nhất là giải quyết các công việc này càng nhanh càng tốt, có thể ủy quyền cho người khác làm, đồng thời học cách nói 'không', kết thúc cuộc gọi/tin nhắn lịch sự và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các việc quan trọng.

  • 8 lý do bạn nên học cách nói 'KHÔNG' ngay từ bây giờ

P4 – Không quan trọng và cũng không khẩn cấp

Dành thời gian cho mục này ở mức tối thiểu nhất vì chúng thực sự không mang đến lợi ích gì đáng kể cả, chẳng hạn lướt Facebook, xem video hài, phim ảnh, đọc tin tức giật gân, buôn chuyện...

Khi có ý định làm việc gì thuộc nhóm 4, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.

4 mẹo quản lý thời gian khi sử dụng ma trận Eisenhower

  • Ghi ra những việc cần làm xuất hiện trong đầu. Tuy nhiên, luôn đặt câu hỏi điều gì cần làm đầu tiên.
  • Cố gắng mỗi mục chỉ nên đặt tối đa 8 đầu việc. Nếu muốn thêm một nhiệm vụ mới, hãy hoàn thành công việc quan trọng nhất trước. Lưu ý là Ma trận Eisenhower không yêu cầu bạn liệt kê, thay vào đó là xác định công việc nào đã hoàn thành.
  • Chỉ lập một ma trận duy nhất cho cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, tuy nhiên, bạn có thể lập ma trận riêng cho từng ngày/tuần/tháng.
  • Đừng để những người khác khiến bạn bị phân tán. Bạn là người quyết định mức độ ưu tiên cho công việc. Hãy lập kế hoạch vào buổi sáng, sau đó bắt đầu làm và cuối tùng là tận hưởng cảm giác hài lòng vào cuối ngày.

Cập nhật: 30/06/2016 Vân Anh - Theo Mind Tools
Từ khoá : gian, Eisenhower, quan

TIN LIÊN QUAN

Lệnh bitsadmin getaclflags và bitsadmin getbytestotal trong Windows

Lệnh bitsadmin getaclflags truy xuất các propagations flag của danh sách điều khiển truy cập. Lệnh bitsadmin getbytestotal truy xuất kích thước của nhiệm vụ đã chỉ định.

Lệnh bitsadmin addfile trong Windows

Lệnh bitsadmin addfile trong Windows được dùng để thêm file vào nhiệm vụ đã chỉ định.

Đáng giá hơn cả dầu mỏ, nhưng 80% tài nguyên dữ liệu của Việt Nam đang... ở nước ngoài

'Hiện nay 80% tài sản dữ liệu đang ở nước ngoài. Đây là tài nguyên quý để tạo ra cơ hội khai thác nhưng chúng ta chưa nhận thức được'...

Trước, trong và sau khi bị tấn công từ chối dịch vụ, bạn nên làm gì?

Nên làm gì khi trang web bị tấn công từ chối dịch vụ, làm thế nào để ngăn chặn DoS, DDoS, cứu trang web khỏi cuộc tấn công từ chối dịch vụ? Đây là vài lời khuyên có ích dành cho bạn.

Cách kiểm tra tốc độ mạng Internet bằng lệnh cmd

Kiểm tra tốc độ mạng Internet sẽ giúp bạn biết tốc độ download, upload của mạng mình đang dùng có đúng với những gì nhà cung cấp mạng thông báo với bạn hay không. Sử dụng lệnh cmd này sẽ giúp bạn đo tốc độ mạng mà không cần dùng phần mềm.

Microsoft phát hiện botnet Nitol xuất phát tại Trung Quốc

Microsoft đã tìm thấy phần mềm độc hại trên các máy tính mới mà nhân viên của mình mua tại các thành phố khác nhau ở Trung Quốc như là một phần của một cuộc điều tra vấn đề an ninh của chuỗi cung ứng.

Tổng hợp những bài khấn đi chùa hay nhất năm 2023

Đi lễ chùa đầu năm là một trong những nét đẹp truyền thống của người Việt Nam. Đi chùa đầu năm mang theo mong cầu bình an, sức khỏe, tiền tài, tình duyên để có một năm như ý. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết sắm lễ, hành lễ khấn bái khi đi chùa.

Cách khắc phục lỗi không vào được mạng internet bằng lệnh CMD

Có khá nhiều nguyên nhân dẫn tới lỗi máy tính không vào được mạng internet, trang web không hiển thị được. Thông thường website lúc này sẽ hiển thị ở dạng “The page cannot be displayed' . Tất nhiên dù bạn có cố gắng truy cập các website khác thì

THỦ THUẬT HAY

Tìm lại và xóa tài khoản trực tuyến đã đăng ký nhưng không còn sử dụng

Về cơ bản đây là một thủ thuật nhỏ do Mihir Patkar, thành viên trang thành viên Lifehacker chia sẻ nhằm giúp cho những ai muốn tìm lại và xóa các tài khoản trực tuyến đã tạo trước đó nhưng không còn sử dụng nữa.

Resolution Scaling – bí kíp để chơi game 2K 4K với card yếu

Dù muốn hay không, sự khởi đầu của thế hệ console mới mang lại cả thách thức và cơ hội cho các game thủ PC. Những console thế hệ mới, sáng bóng được trang bị phần cứng tương đối cao cấp, khiến các trò chơi đa hệ cũng

Làm thế nào để kết hợp nhiều ổ đĩa cứng thành một Volume trên Windows 10

Khi bạn có nhiều ổ cứng trên máy tính thì việc quản lý các file dữ liệu, cũng như việc xác định vị trí các file cực kỳ khó khăn. Tuy nhiên, cũng giống như các phiên bản trước, trên Windows 10 cũng được tích hợp thêm

Làm thế nào để biết Windows bạn đang sử dụng là bản quyền hay bản "lậu"?

Máy tính của bạn đang sử dụng Windows có bản quyền? Nhưng liệu đó có phải là bản quyền Windows 10 thật sự hay không? Sau bao nhiêu ngày sẽ hết hạn?

Hướng dẫn cách lưu file PDF dưới dạng hình ảnh

TCN hôm nay sẽ hướng dẫn bạn cách lưu file PDF dưới dạng hình ảnh thông qua Microsoft Word, ứng dụng Preview trên Mac hay chương trình Adobe Acrobat Pro.

ĐÁNH GIÁ NHANH

Netflix hiện cho phép bạn tùy chỉnh phụ đề trên TV của mình

Bạn không cần phải mở tài khoản của mình trên trình duyệt để thay đổi giao diện của phụ đề nữa.

Đánh giá LG G7 ThinQ: Một chiếc điện thoại tuyệt vời của LG

Ra mắt ngày cách đây một thời gian, LG G7 ThinQ đến muộn hơn hai tháng so với những gì chúng ta thường thấy LG làm những năm trước với flagship của họ. Nhưng đó là hai tháng phụ để OEM Hàn Quốc có thể đủ thời gian làm

Đánh giá HTC U11+: Lâu lắm mới có một chiếc HTC xuất sắc đến vậy!

Đã từ lâu rồi HTC mới mang đến một sản phẩm toàn diện như HTC U11 Plus, khi chiếc điện thoại này có khả năng cạnh tranh với bất cứ smartphone nào hiện tại.